сертифицированный партнер СБИС

Электронный кадровый документооборот

Попробовать бесплатно

Содержание

Что такое кадровый ЭДО Преимущества КЭДО КЭДО в организации Удобная интеграция Соответствие 377-ФЗ Личный кабинет КЭДО Стоимость КЭДО Отраслевые решения Переход на КЭДО Показать все

Что такое кадровый ЭДО

Электронный документооборот в области трудовых отношений (КЭДО) позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить кадровую документацию в цифровом виде работодателям, сотрудникам и соискателям, а также настраивать маршруты согласования документов. Он гарантирует полную конфиденциальность данных, защиту от утери и порчи документов, соответствие требованиям законодательства.

Что такое кадровый ЭДО
Переход на ЭДО ЭДО с контрагентами Бухгалтерия Помощь по участию в торгах Показать все

Согласно 377-ФЗ, в электронной форме без распечатки можно оформлять:

  • трудовые и ученические договоры,
  • электронные трудовые книжки,
  • приказы об отпуске,
  • распоряжения об отправке в командировку,
  • договоры о матответственности и так далее.

Исключения составляют приказы об увольнении, акты н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Узнать подробнее обо всех возможностях онлайн-обмена документами с контрагентами, внутреннем документообороте и внедрении ЭДО в компании можно на странице электронного документооборота.

Обмен электронными документами позволяет

Экономить

Экономить

на распечатке, пересылке и архиве документов

Безопасно хранить

Безопасно хранить

электронные трудовые документы в “облаке” или на сервере компании

Вести полноценный ЭДО

Вести полноценный ЭДО

с работниками на удаленке

Мгновенно подписывать документы

Мгновенно подписывать документы

с любого устройства с помощью ЭП

Автоматизировать

Автоматизировать

стандартные кадровые процессы

Упрощать и ускорять

Упрощать и ускорять

поиск необходимых документов

Сохранять идеальный порядок

Сохранять идеальный порядок

в электронном архиве

Быть готовыми к проверкам

Быть готовыми к проверкам

контролирующих органов

Подписывайте электронные кадровые документы всего за два шага

Кадровый документооборот в организации, который полезен всем

СБИС КЭДО — надежное современное решение для организаций и предприятий любых масштабов и видов деятельности. Быстрое удаленное решение кадровых вопросов для всех подразделений, сотрудников разных уровней и форм занятости (на удаленке, в офисе, в командировке) при наличии ЭП.

Для отдела кадров

  • Заявления работников — в несколько кликов, автоматическая отправка на согласование
  • Оперативная и четкая выгрузка документов для контролирующих органов
  • Обмен юридически значимыми документами с работниками в электронном виде

Для бухгалтерии

  • Быстрая массовая рассылка
  • Оперативное получение сведений от сотрудников

Для сотрудников

  • Личный кабинет, в котором собрана вся важная информация
  • Полноценный обмен документами с работодателем, кадрами и бухгалтерией на удаленке, без поездок в офис

Для HR

  • Гарантированная конфиденциальность информации — доступ только у авторизованных пользователей
  • Интуитивно понятный интерфейс
  • Автоматическое обновление и техническая поддержка
  • Возможность реализации всех популярных кадровых процессов
  • Полноценный документооборот в электронном виде
  • Использование всех типов ЭП в полном соответствии с актуальным законодательством
  • Выдача электронной подписи (НЭП и КЭП) по данным, собранным при приеме на работу
  • Удобная система для сотрудников на удаленке — не нужно ездить в офис
  • Подпись и удобный поиск, защита от утери документов
  • Знакомство сотрудников под электронную подпись с локальными нормативными актами
  • Интеграция с порталом “Работа в России”

Для юристов

  • Юридическая значимость документов в течение срока хранения
  • Безопасное подписание в электронном виде

Для IT-департамента

  • Хранение документов на сервере СБИС — не нужно арендовать отдельный сервер
  • Надежная защита архива от несанкционированного доступа

Бесплатная консультация по работе с программой 24/7

Ваша заявка успешно принята!

Мы перезвоним вам
в ближайшее время

Хорошо!
Загружайте документы на подпись из любой системы

Загружайте документы на подпись из любой системы

Готовые решения для 1С и SAP

Загрузка и выгрузка документов. Синхронизация справочников работников и должностей

Интеграция с другими системами через API

Гибкая настройка под процессы вашей организации для работы в привычной системе

Логотипы систем

Переведите свои кадровые документы на КЭДО в соответствии с 377-ФЗ

22.11.2021 приняты изменения в Трудовой кодекс РФ (федеральный закон №377-ФЗ). Новые статьи 22.1-22.3 напрямую легализуют электронную коммуникацию и электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Поправки дополняют положения о КЭДО с работниками на удаленке (407-ФЗ) и об ЭП (63-ФЗ).

Более 160 видов документов теперь можно создавать и подписывать в электронной форме без распечатки

Основные виды документов
  • Расчетные листки
  • Обходные листы
  • Уведомления
  • Трудовые договоры и ГПХ
  • Локальные нормативные акты
  • Заявления и приказы
  • Соглашения
  • Графики отпусков
  • Журналы по охране труда
  • Больничные листки
  • Трудовые книжки
  • Штатное расписание
соответствии с 377-ФЗ

Личный кабинет КЭДО для сотрудника в СБИС онлайн обеспечивает

Самообслуживание по справкам и заявлениям

Самообслуживание по справкам и заявлениям

Легко заказать и получить любую справку: о доходах, для пособий, копию трудовой книжки. По шаблону или по индивидуальной форме.

Единое окно коммуникации с работодателем

Единое окно коммуникации с работодателем

Личный кабинет работает в обе стороны: можно как запросить и получить необходимый документ, так и ознакомиться с файлами, присланными кадрами или бухгалтерией, и сразу подписать их ЭП.

Легкий вход в систему

Легкий вход в систему

Дополнительный логин и пароль не нужны: можно зайти по учетке вашей системы СБИС.

Использование возможностей без дополнительного обучения

Использование возможностей без дополнительного обучения

Интерфейс личного кабинета интуитивно понятен и не требует специальной подготовки для эффективного управления.

Доступ к личной информации в любое время

Доступ к личной информации в любое время

Расчетные листки и графики отпусков видны с любого устройства, на котором авторизовался сотрудник.

Стоимость кадрового ЭДО

«СБИС-Отчет» — один из крупнейших партнеров фирмы «Тензор». Услуги, которые мы предоставляем как партнеры, с одной стороны, обеспечивают стабильную работу всех типов и размеров ИП и юрлиц, с другой — заточены под индивидуальные потребности каждого клиента. Поэтому мы предлагаем тарифы на выбор.

Кадровый ЭДО на 5 пользователей

15 000руб.год
  • Кадровый и воинский учет
  • Электронные трудовые книжки
  • Электронный архив «в облаке» или у вас
  • Настройка любых графиков работ
  • Учет отпусков
  • Электронное подписание
  • Личный кабинет сотрудника
  • Графический редактор маршрутов документов
  • Инструкции и локальные нормативные акты — ведение базы, ознакомление
Оставить заявку

Кадровый ЭДО на 15 пользователей

20 000руб.год
  • Кадровый и воинский учет
  • Электронные трудовые книжки
  • Электронный архив «в облаке» или у вас
  • Настройка любых графиков работ
  • Учет отпусков
  • Электронное подписание
  • Личный кабинет сотрудника
  • Графический редактор маршрутов документов
  • Инструкции и локальные нормативные акты — ведение базы, ознакомление
Оставить заявку

Итоговая цена зависит от стоимости внедрения и интеграции. За точным расчетом обращайтесь к менеджеру.

Поможем выбрать выгодный тариф

Ваша заявка успешно принята!

Мы перезвоним вам
в ближайшее время

Хорошо!

Отраслевые решения по внедрению кадрового электронного документооборота

Все 

СБИС КЭДО подойдет любому типу и масштабу организации, так как мы подготовили и отработали решения для настройки бизнес-процессов во всех отраслях.

ЖКХ Высокотехнологичное предприятие ДУК Производство
Электронный документооборот: быстро, надежно, эффективно

Электронный документооборот: быстро, надежно, эффективно

АО «Теплоэнерго» — крупнейший нижегородский поставщик тепла с большим количеством сотрудников и контрагентов — физических и юридических лиц.

Читать кейс 
Переход на ЭДО – за сутки

Переход на ЭДО – за сутки

ООО ТД «Технокабель-НН» — нижегородский производитель кабельно-проводниковой продукции для построения систем видеонаблюдения и охранно-пожарной сигнализации.

Читать кейс 
ЭДО для домоуправляющей компании

ЭДО для домоуправляющей компании

Домоуправляющая компания «Сормово» предоставляет услуги по управлению, содержанию и ремонту общего имущества многоквартирных домов в Сормовском районе города Нижнего Новгорода.

Читать кейс 
Внедрение ЭДО на производстве геосинтетических материалов

Внедрение ЭДО на производстве геосинтетических материалов

ООО «ТехноТекс» входит в ГК GeoSM, основным направлением которой является производство и оптовая продажа геосинтетических материалов под собственной ТМ «Геофлакс» на территории РФ и стран ближнего зарубежья.

Читать кейс 

Как перейти на систему кадрового электронного документооборота в 2023 году

1

Выполнить общие требования

Подключить ЭДО, получить электронную подпись, закрепить ЭДО в учетной политике. Мы подготовим для вас пакет документов, который позволит быстро и законно запустить электронный документооборот.

2

Настроить кадровый ЭДО

Готовые инструменты помогают легко внести и указать организационную структуру, пользователей, их полномочия и права подписи, шаблоны документов.

3

Подключить сотрудников

По ссылке в смс-приглашении работники переходят в личный кабинет, где в два клика получают электронную подпись и там же могут подписать согласие на цифровую коммуникацию.

Начать работать в СБИС КЭДО просто

  • Автоматизируйте транзакционные кадровые операции
  • Ускорьте прием и увольнение работников
  • Сэкономьте время и деньги на работе с документами

Ваша заявка успешно принята!

Мы перезвоним вам
в ближайшее время

Хорошо!

Часто задаваемые вопросы

Насколько законен кадровый ЭДО?

Абсолютно законен. В ноябре 2021 года принят федеральный закон №377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (дополнение статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»). Это легализовало подпись кадровых документов в электронной форме для всех организаций.

Какие документы нельзя подписывать в электронном виде?

Если персонал нанимается по трудовому договору и работает в офисе организации, почти все кадровые документы можно вести и подписывать в цифровом виде, не дублируя на бумаге (ст. 22.1-22.3 ТК РФ).

В исключения входят:

  • приказы об увольнении,
  • документы о прохождении инструктажей по охране труда;
  • акты о несчастных случаях на производстве;
  • бумажные трудовые книжки работников, которые не выбрали электронный способ;
  • сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если работник просит выдать их в бумажной форме.

Если работника оформили дистанционно, все кадровые документы для него можно вести и подписывать электронно, не дублируя на бумаге (ст. 312.1-312.9 ТК РФ). За исключением копии приказа об увольнении (ч.3 ст. 312.8 ТК РФ).

В некоторых случаях сотруднику нужно направить на бумаге еще два документа:

  • трудовой договор, доп. соглашение – по заявлению работника (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
  • бумажную трудовую книжку, если работник ее прислал при трудоустройстве (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
Что нужно для перехода на кадровый электронный документооборот в 2023 году?

Для перехода на КЭДО работодателю нужно:

  1. Выбрать информационную систему, например СБИС;
  2. Выпустить электронные подписи для работников;
  3. Подготовить локальные акты компании.

Пакеты документов отличаются для разных категорий сотрудников.

Для офисных работников

На бумаге:

  1. Соглашение о применении неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. В СБИС формируется автоматически при выпуске ЭП. Текст можно заменить на шаблон работодателя.
  2. Положение о кадровом ЭДО.
  3. Уведомление о переходе на КЭДО (или информационное письмо о применении КЭДО для нового сотрудника) и согласие работника. Нужно по ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ (для нового сотрудника — по ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ). Работников без трудового стажа на 31.12.21 только уведомляем, согласие не требуется.

Для дистанционных и принятых по договору ГПХ работников

На бумаге:

  1. Соглашение о применении НЭП. Нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. В СБИС формируется автоматически при выпуске ЭП. Текст можно заменить на шаблон работодателя.

Соглашение о применении НЭП не нужно, если у сотрудника есть КЭП.

Какую электронную подпись применять для КЭДО?

По закону, заверяя кадровые документы, работодатель должен применять исключительно квалифицированную ЭП, выданную аккредитованным удостоверяющим центром. Сотрудник может использовать и квалифицированную, и неквалифицированную подпись (НЭП).

Для кадрового ЭДО в СБИС подходит любой тип ЭП. Самый выгодным вариантом для сотрудников является НЭП — она бесплатная, защищенная, выпускается на рабочем месте и, в отличие от простой электронной подписи (ПЭП), пригодна практически для всех кадровых документов.

Как выпустить неквалифицированную электронную подпись для сотрудника?

Кадровик при оформлении на работу вместе с другими документами составляет заявку по особой форме на выпуск ЭП.

Сотрудник, для которого выпускается ЭП, проверяет информацию и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись. Если нужно, записывает ее на носитель-токен.

В СБИС это делается в два клика.

Как наладить КЭДО, если я работаю не в СБИС?

СБИС взаимодействует с любыми кадровыми учетными системами. Для 1С и SAP есть готовые интеграционные модули. Если система уникальная или есть технические особенности, можно использовать API (программный интерфейс приложения).

Мы провели более тысячи внедрений, имеем опыт работы в самых разных технических условиях и обладаем огромным арсеналом готовых решений для любых исходных данных.

Где хранятся кадровые электронные документы?

Не тратьте деньги на бумагу, печать и аренду помещений для кадровых документов (а их нужно хранить до 75 лет). Все данные размещены в защищенном «облаке» СБИС либо на собственных серверах клиента.

Как проходить проверки ГИТ, если кадровые документы электронные?

Электронные документы удобнее направлять по email. Распечатка возможна, но тогда потребуется заверение.

Оригинал электронного кадрового документа выглядит как текст без подписей, файл ЭП — неразборчиво. Поэтому компании отправляют визуализированные копии электронных документов, а оригиналы передают, только если это требование закона. Например, в оригинале подаются электронный СЗВ-ТД, декларация СОУТ, а в копиях — трудовые договоры, приказы, табели.

Визуализированные копии предоставляют всю необходимую проверяющим органам информацию. СБИС для кадрового ЭДО позволяет визуализировать документы, подписанные любой ЭП.

Если требуются заверенные копии, подпишите файл визуализированной копии КЭП работодателя и отправьте.

При электронной отправке называйте документы максимально подробно, например «Приказ о приеме Петровой А. И. от 04.05.2022». В случае спора это поможет доказать, что конкретно предприятие отправило ГИТ.

Если ГИТ потребовала бумажный вариант, распечатайте не оригинал электронного документа, а его визуализированную копию со штампом об электронном подписании.
Ее надо заверить по тем же правилам, что копии бумажных документов. На копии пишут: «Верно, должность, Ф. И. О., дата заверения, печать организации». Это требования п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В госорганы работодатель сдает копии лично или по почте.

Если документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, он предоставляется «на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью». См. письма Минфина 03-02—07/1—1 от 11.01.12, ФНС России ЕД-4-15/25048 от 11.12.17, ЕА-4-26/4872@ от 12.04.21.

В запросе ГИТ может быть написано: «предлагаем предоставить сканированные копии документов, заверенные электронной подписью». Такой запрос, вероятно, можно выполнить без распечатки и сканирования. Для этого нужно сформировать файл визуализированной копии, заверить КЭП работодателя и отправить на электронную почту ГИТ.

Оригиналы кадровых документов обычно просто показывают проверяющим и при бумажном, и при электронном документообороте. При выездной проверке в суде предоставляем проверяющим оригиналы «для обозрения», для сравнения с копией.

Отдаем оригиналы кадровых документов только в исключительных случаях, прямо предусмотренных законом.

Если все-таки передаете оригинал, тогда придется отдать сам электронный документ и подтверждение его подписания. Набор файлов зависит от вида электронной подписи, которой работник заверил кадровый документ.

Электронный трудовой договор, подписанный КЭП или НЭП сотрудника, представляет собой три файла:

  • трудовой договор в формате .doc или ином формате (Excel, .pdf и так далее);
  • файл с электронной подписью работника в формате .sig;
  • файл с электронной подписью работодателя в формате .sig.

Их и нужно передать проверяющему.

Выгодные предложения Все 

Переходи на СБИС со скидкой 80%

Бесплатно подключим и настроим онлайн
Узнать подробнее 

-50% на сервисы онлайн-отчетности

Сдавайте отчетность в гос. органы в два раза дешевле
Узнать подробнее 

Подарки за подключение вам и вашим друзьям

Новым клиентам — сертификат OZON до 2000 руб.
Узнать подробнее 

Подключим контрагентов к ЭДО бесплатно

Простой переход ваших контрагентов на ЭДО
Узнать подробнее 

30 дней поиска закупок в подарок!

Найдем новые закупки и заказчиков
Узнать подробнее 

Подключай ОФД сейчас, а плати потом

Промопериод СБИС ОФД на три месяца
Узнать подробнее 

Бесплатный поиск новых заказчиков

Найдем новые закупки и заказчиков
Узнать подробнее 

Аудит тендерной заявки со скидкой 50%

Проанализируем вашу тендерную заявку за полцены
Узнать подробнее 

Проверяй контрагентов и ищи торги со скидкой 15%

Комплект сервисов «Все о компаниях и владельцах + Торги и закупки» со скидкой 15%
Узнать подробнее 

Вам также может пригодиться

Налоговая отчетность

Подробнее 

Онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО

Подробнее 

Квалифици­рованная электронная подпись

Подробнее 

Видео по теме

Кадровый ЭДО: как перейти и на что обратить внимание

Кадровый ЭДО: как перейти и на что обратить внимание

Электронный кадровый документооборот для медиахолдинга

Электронный кадровый документооборот для медиахолдинга

Как отправить документы на подпись сотруднику

Как отправить документы на подпись сотруднику

Читайте также Все 

Роуминг в СБИС: как настроить обмен документами через Saby Docs

~ 3 мин. на чтение

Роуминг в СБИС: как настроить обмен документами через Saby Docs

Узнайте, как подключить роуминг и обмениваться электронными документами с клиентами любых операторов с помощью Saby Docs

24.08.2023 493

СБИС Архив: как сохранить данные СБИС на компьютер

~ 1 мин. на чтение

СБИС Архив: как сохранить данные СБИС на компьютер

С помощью СБИС Архив пользователи могут сохранить данные на ПК и работать с электронными документами офлайн. Читайте, какие полезные обновления появились в приложении в 2023 году

27.07.2023 640

Упрощенная ликвидация организации в 2023 году: кто и как может применять

~ 4 мин. на чтение

Упрощенная ликвидация организации в 2023 году: кто и как может применять

С июля 2023 года начала действовать упрощенная ликвидация малых и средних предприятий. Разбираем, в чем ее преимущества и кому она подойдет

20.07.2023 908

Получить скидку до 50% на СБИС!
Свяжитесь с нами
Написать в Jivo Chat
Связаться в WhatsApp
Отсканируйте QR-код камерой смартфона