Электронный кадровый документооборот

Абсолютно законен. В ноябре 2021 года принят федеральный закон №377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (дополнение статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»). Это легализовало подпись кадровых документов в электронной форме для всех организаций.

Если персонал нанимается по трудовому договору и работает в офисе организации, почти все кадровые документы можно вести и подписывать в цифровом виде, не дублируя на бумаге (ст. 22.1-22.3 ТК РФ).

В исключения входят:

• приказы об увольнении,
• документы о прохождении инструктажей по охране труда;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• бумажные трудовые книжки работников, которые не выбрали электронный способ;
• сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если работник просит выдать их в бумажной форме.

Если работника оформили дистанционно, все кадровые документы для него можно вести и подписывать электронно, не дублируя на бумаге (ст. 312.1-312.9 ТК РФ). За исключением копии приказа об увольнении (ч.3 ст. 312.8 ТК РФ).

В некоторых случаях сотруднику нужно направить на бумаге еще два документа:

• трудовой договор, доп. соглашение – по заявлению работника (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
• бумажную трудовую книжку, если работник ее прислал при трудоустройстве (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Для перехода на КЭДО работодателю нужно:

1. Выбрать информационную систему, например СБИС;
2. Выпустить электронные подписи для работников;
3. Подготовить локальные акты компании.

Пакеты документов отличаются для разных категорий сотрудников.

Для офисных работников

На бумаге:

1. Соглашение о применении неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. В СБИС формируется автоматически при выпуске ЭП. Текст можно заменить на шаблон работодателя.
2. Положение о кадровом ЭДО.
3. Уведомление о переходе на КЭДО (или информационное письмо о применении КЭДО для нового сотрудника) и согласие работника. Нужно по ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ (для нового сотрудника — по ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ). Работников без трудового стажа на 31.12.21 только уведомляем, согласие не требуется.

Для дистанционных и принятых по договору ГПХ работников

На бумаге:

1. Соглашение о применении НЭП. Нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. В СБИС формируется автоматически при выпуске ЭП. Текст можно заменить на шаблон работодателя.

Соглашение о применении НЭП не нужно, если у сотрудника есть КЭП.

По закону, заверяя кадровые документы, работодатель должен применять исключительно квалифицированную ЭП, выданную аккредитованным удостоверяющим центром. Сотрудник может использовать и квалифицированную, и неквалифицированную подпись (НЭП).

Для кадрового ЭДО в СБИС подходит любой тип ЭП. Самый выгодным вариантом для сотрудников является НЭП — она бесплатная, защищенная, выпускается на рабочем месте и, в отличие от простой электронной подписи (ПЭП), пригодна практически для всех кадровых документов.

Кадровик при оформлении на работу вместе с другими документами составляет заявку по особой форме на выпуск ЭП.

Сотрудник, для которого выпускается ЭП, проверяет информацию и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись. Если нужно, записывает ее на носитель-токен.

В СБИС это делается в два клика.

СБИС взаимодействует с любыми кадровыми учетными системами. Для 1С и SAP есть готовые интеграционные модули. Если система уникальная или есть технические особенности, можно использовать API (программный интерфейс приложения).

Мы провели более тысячи внедрений, имеем опыт работы в самых разных технических условиях и обладаем огромным арсеналом готовых решений для любых исходных данных.

Не тратьте деньги на бумагу, печать и аренду помещений для кадровых документов (а их нужно хранить до 75 лет). Все данные размещены в защищенном «облаке» СБИС либо на собственных серверах клиента.

Электронные документы удобнее направлять по email. Распечатка возможна, но тогда потребуется заверение.

Оригинал электронного кадрового документа выглядит как текст без подписей, файл ЭП — неразборчиво. Поэтому компании отправляют визуализированные копии электронных документов, а оригиналы передают, только если это требование закона. Например, в оригинале подаются электронный СЗВ-ТД, декларация СОУТ, а в копиях — трудовые договоры, приказы, табели.

Визуализированные копии предоставляют всю необходимую проверяющим органам информацию. СБИС для кадрового ЭДО позволяет визуализировать документы, подписанные любой ЭП.

Если требуются заверенные копии, подпишите файл визуализированной копии КЭП работодателя и отправьте.

При электронной отправке называйте документы максимально подробно, например «Приказ о приеме Петровой А. И. от 04.05.2022». В случае спора это поможет доказать, что конкретно предприятие отправило ГИТ.

Если ГИТ потребовала бумажный вариант, распечатайте не оригинал электронного документа, а его визуализированную копию со штампом об электронном подписании.
Ее надо заверить по тем же правилам, что копии бумажных документов. На копии пишут: «Верно, должность, Ф. И. О., дата заверения, печать организации». Это требования п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В госорганы работодатель сдает копии лично или по почте.

Если документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, он предоставляется «на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью». См. письма Минфина 03-02—07/1—1 от 11.01.12, ФНС России ЕД-4-15/25048 от 11.12.17, ЕА-4-26/4872@ от 12.04.21.

В запросе ГИТ может быть написано: «предлагаем предоставить сканированные копии документов, заверенные электронной подписью». Такой запрос, вероятно, можно выполнить без распечатки и сканирования. Для этого нужно сформировать файл визуализированной копии, заверить КЭП работодателя и отправить на электронную почту ГИТ.

Оригиналы кадровых документов обычно просто показывают проверяющим и при бумажном, и при электронном документообороте. При выездной проверке в суде предоставляем проверяющим оригиналы «для обозрения», для сравнения с копией.

Отдаем оригиналы кадровых документов только в исключительных случаях, прямо предусмотренных законом.

Если все-таки передаете оригинал, тогда придется отдать сам электронный документ и подтверждение его подписания. Набор файлов зависит от вида электронной подписи, которой работник заверил кадровый документ.

Электронный трудовой договор, подписанный КЭП или НЭП сотрудника, представляет собой три файла:

• трудовой договор в формате .doc или ином формате (Excel, .pdf и так далее);
• файл с электронной подписью работника в формате .sig;
• файл с электронной подписью работодателя в формате .sig.

Их и нужно передать проверяющему.