Кадровый ЭДО

Согласно статьям 22.1–22.3 Трудового кодекса, кадровый электронный документооборот — это оформление, подписание, использование и хранение документов работодателем, сотрудником или кандидатом в электронном виде без обязательного бумажного дублирования. С ноября 2021 года ТК РФ официально разрешает подписывать кадровые документы в цифровом формате.

Для работодателя наиболее удобно использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), для работников — неквалифицированную (НЭП).

Работодатель может подписывать документы как КЭП, так и НЭП, однако КЭП предпочтительнее, так как подходит для всех видов кадровых документов и для отчетности в госорганы.

Сотрудник может применять КЭП, НЭП, НЭП «Госключ», простую подпись (ПЭП), включая ПЭП «Госуслуги». На практике выгоднее использовать НЭП: она дешевле и подходит для большинства документов.

Переход обычно занимает от 2 до 6 месяцев. Срок зависит от числа сотрудников и объема документов. Чем больше работников, тем больше времени требуется для уведомлений и согласия. Если кадровые процессы сложные, внедрение и тестирование также занимают больше времени. Часто компании начинают с отдельных подразделений или процессов (например, оформление отпусков), а после успешного тестирования подключают весь штат.

Для перехода требуется разработать «Положение о КЭДО» и заключить с сотрудниками соглашение об электронном взаимодействии. В него включаются уведомление и согласие на использование электронной подписи для кадровых документов.

Минимальный пакет документов включает:

• соглашение с работниками по использованию ЭП;
• информационное письмо и согласие для новых работников без стажа;
• информационное письмо и согласие для новых сотрудников;
• положение о КЭДО;
• уведомление о переходе и согласие действующих сотрудников.

Большинство кадровых документов разрешено вести в цифровой форме (статьям 22.1–22.3 ТК РФ). Исключения составляют:

• приказ об увольнении;
• документы по инструктажам по охране труда (листы ознакомления);
• акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1);
• бумажные трудовые книжки у сотрудников, не выбравших электронный вариант;
• сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), если работник запросил бумажный вариант.

Для дистанционных сотрудников приказ об увольнении допускается в электронном формате.

• Экономия времени. Ускоряется процесс оформления документов. Сотрудникам не нужно приходить в офис или пользоваться курьерской доставкой. В кадровой службе сокращаются рутинные операции: печать, согласование, пересылка.
• Снижение затрат. Не требуется бумага, расходные материалы, услуги курьеров и аренда помещений для архива.
• Качество процессов. Прозрачность работы: сотрудники видят этапы прохождения документов и подписантов. Подделка цифрового документа практически невозможна.
• Имидж компании. Использование современных цифровых решений усиливает HR-бренд и делает компанию более привлекательной для сотрудников.