Инструкции для работы с электронным документооборотом

1. В СБИС Плагин и в центр уведомлений придет оповещение о входящем документе от контрагента.
2. Зайдите в раздел «Документы/Входящие».
3. Подключите носитель с электронной подписью к ПК.
4. Откройте документ.
   
5. Просмотрите реквизиты, суммы, даты. Значок показывает, что документ подписан ЭЦП. Кликните его, если нужно узнать, кто именно поставил подпись.
   
6. По кнопке «Утверждение» отметьте решение:
   - «Утвердить», если во вложении все верно и замечаний нет;
   
   - «Отклонить», если ни один документ не подлежит утверждению;
   
   - если нужно утвердить часть вложений, выберите их и нажмите «Утвердить»;
   
   - если отклоняется часть вложений, выберите их, в поле «Комментарий» напишите причину или добавьте один из прежних комментариев и кликните «Отклонить».
   
   Документы будут на этапе «Утверждение», пока отметку не получат все файлы пакета.

1. Зайдите в раздел «Документы/Исходящие», кликните «+», выберите действие.
   
2. Проверьте поле отправителя, впишите покупателя.
3. Если заключен договор и по условиям контракта его необходимо указать, добавьте.
4. Укажите время исполнения и поставки, при необходимости добавьте комментарий.
5. Если нужно, впишите дополнительные товары и услуги.
   
6. На вкладке «Документы» добавьте файл или скан документа по кнопке. Можно прикрепить любое количество документов, но не больше 100 Мб в совокупности.
7. Кликните , просмотрите созданный документ. Если есть ошибки, исправьте и нажмите снова.

Кликните «Отправить».

Входящие и исходящие документы можно аннулировать, если они потеряли актуальность. Например, если партнер отправил вам реализацию, но не смог поставить товар.

Инициировать отмену может любая сторона, но подписать запрос должны все участники. Если документ аннулируется, это относится ко всем его версиям. Если же аннулирование одобрено только одной стороной, оригинал испорчен или потерян, это сделку не отменяет.

Внимание.
Если документ признан недействительным всеми участниками, дальнейшая редактура или проводка невозможна.

Признать документ недействительным можно до того, как контрагент отклонил его.

1. Зайдите в раздел «Документы/Исходящие» или «Бизнес/Продажи/CRM/Реализации», откройте документ.
   Запрос на аннулирование можно послать из документа или его файлов:
   - кликните , разверните меню по кнопке , отметьте «Аннулировать»;
   
   - чтобы аннулировать вложение, на вкладке «Документы» отметьте файлы. Откройте меню и выберите «Аннулировать».
   
   
2. В поле «Комментарий» напишите причину и кликните «Аннулировать».
   
   СБИС создаст соглашение. Оно будет подписано вашей ЭЦП и уйдет контрагенту. Тот получит сообщение, подтвердит или отклонит. После вам также придет уведомление, статус соглашения изменится.

Признать недействительным можно комплект документов или его отдельные файлы.

1. Откройте документ в разделе «Документы/Входящие» или «Заказы/Поставки».
2. На вкладке «Документы» посмотрите, что контрагент предлагает аннулировать.
   
3. Подтвердите или отклоните: щелкните «Аннулирование», отметьте «Документ аннулирован» или «Аннулирование отклонено».

Если запрос отклоняется, добавьте комментарий. Контрагент получит документ с отказом.

Служебные документы создаются СБИС автоматически. Они отражают операции, совершенные с файлами пользователями или системой, например отправку, получение и подписание.
Чтобы посмотреть служебные документы, откройте документ, перейдите на вкладку или «Лента» и кликните . Выберите «Служебные документы».

Их можно скачать, распечатать, сохранить как вложение в карточке документа.
Они фиксируются в ЛК без участия пользователя, если к ПК подключен носитель ЭЦП или работает утилита СБИС Коннект.
Во внешней обработке — когда ставится подпись на документе или обновляется статус.

В СБИС можно согласовать файл разными способами:

• по документу — то есть из любого документа;
• с подтверждением электронной подписи — согласование самого документа, например счета на оплату с запросом ЭЦП;
• на этапе — то есть этап согласования настроен в бизнес-процессе.

Обязательно нужно два участника: тот, кто запрашивает, и тот, кто согласует.

• На этапе — в разделе «Задачи на мне» откройте этап, кликните «Согласовать» (или другую подобную кнопку) и выберите ответ.
  
• По документу — кликните «Согласование», добавьте комментарий и выберите операцию: согласовать, отклонить или назначить другому работнику.
  
• С электронной подписью — в документе нажмите , затем «Подписать» и подтвердите действие или в обсуждениях по документу кликните «Подписать».
  

• На этапе — отправьте документ на согласование, если оно зафиксировано в бизнес-процессе.
• По документу — если документ есть в СБИС.
  

С ЭЦП — самая высокая надежность. Документ виден только тем, у кого есть доступ к файлу или диалогу по нему.