Гибкий график без ошибок: как сделать удобно и законно

Гибкий график — удобный инструмент для компаний, которые хотят повысить лояльность сотрудников и сохранить ценные кадры. Сотрудники получают возможность планировать рабочее время без жесткой привязки к началу и окончанию рабочего дня. Однако этот режим необходимо документально закрепить, иначе он может привести к конфликтам с трудовой инспекцией.

Понятие гибкого рабочего времени ввели в трудовое законодательство еще в 1984 году. Изначально его применяли только для женщин с детьми. Сегодня такой режим доступен любому сотруднику согласно статье 102 ТК РФ. В последнее время популярность такого формата работы выросла многократно.

Работник, которому установлен гибкий график может самостоятельно определять время начала и завершения работы — исходя из личной загруженности. При этом продолжительность рабочего дня у него может варьироваться. К примеру, в понедельник он отработал 6 часов, а во вторник — 10. Главное, чтобы общая норма за учетный период была соблюдена.

Гибкий режим допускается комбинировать с другими форматами занятости: удаленной работой или гибридным графиком.

На практике работодатели могут путать гибкий график со скользящим. Но разница между ними существенная.

Особенности гибкого графика:

• Может варьироваться время начала и окончания рабочего дня.

• Дневная норма времени не регламентируется, применяется суммированный учет.

• Выходные дни фиксируются в трудовом договоре.

• Праздничные дни — это стандартные выходные.

Особенности скользящего графика:

• Строго установленное время начала и окончания рабочего дня.

• Устанавливается дневная норма рабочего времени.

• Выходные дни определяются графиком, с которым сотрудника знакомят за 30 дней.

• Если смена выпала на праздники, она оплачивается в двойном размере.

Если работнику устанавливается гибкий график, это условие необходимо зафиксировать в трудовом договоре. Для контроля за выполнением задач и соблюдением дисциплины в договоре предусматривают пункты:

• Диапазон времени начала и окончания работы. Это может быть прописано так: «гибкое начало рабочего дня — с 9:00 до 11:00, гибкое окончание — с 19:00 до 21:00». В пределах этого диапазона работник самостоятельно определяет, когда именно он приступает к работе и когда завершает ее. Можно установить разные диапазоны для разных дней недели.

• Фиксированное время присутствия. Это часть дня, когда сотрудник обязательно должен находиться на своем рабочем месте. К примеру: с 12:00 до 16:00.

• Обеденное время. Оптимально назначать его в пределах фиксированной части рабочего дня. Если важно, чтобы работник какую-то часть дня пересекался с остальной командой, время обеда лучше установить общее для всей компании. Если это не важно, можно указать диапазон.

Поскольку при гибком графике работник вправе работать в разные дни разное количество часов, для соблюдения нормы используется суммированный учет рабочего времени. Учетный период устанавливается до одного года (ст. 104 ТК РФ). Все отработанные часы фиксируются в табеле.

Гибкий график не может быть установлен в одностороннем порядке. Работодатель не вправе навязать этот режим, а сам сотрудник не может требовать его без согласия руководства.

Главное — правильно документально зафиксировать процедуру. Это критически важно: при возникновении спора трудовая инспекция (ГИТ) и суды, как правило, встают на сторону работника как более слабой стороны.

Показательный пример из судебной практики. Сотрудница работала по стандартной пятидневке в офисе, затем ей установили гибкий график с удаленкой и периодическим присутствием в офисе. Такой режим действовал продолжительное время, зарплата и премии выплачивались в полном объеме. Через некоторое время работодатель издал приказ о расторжении трудового договора в связи с систематическими прогулами.

Проблема оказалась в том, что при переводе на гибкий график не были оформлены документы. По бумагам сотрудница должна была находиться в офисе полный день. Работодатель воспользовался этой формальной нестыковкой.

Суд восстановил сотрудницу на прежней должности и обязал возместить средний заработок за период вынужденного прогула, а также выплатить задолженность по зарплате и компенсацию за неотгуленные дни отпуска (Решение Кузьминского районного суда г. Москвы от 17.09.2020 по делу № 2-2870/20).

Процедура изменения графика проводится по заявлению работника или по предложению работодателя. Такие документы оформляются письменно. Предложение составляется в двух экземплярах, далее на нем проставляют подпись работника о согласии. Пример формулировки: «Предлагаем установить гибкое начало рабочего дня — с 9:00 до 11:00, окончание — с 18:00 до 20:00».

Все договоренности фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Если схема гибкого графика сложная, то контролировать учет рабочего времени будет трудно. С этой задачей позволяет справиться пропускная система — она точно фиксирует время прихода и ухода и автоматически подсчитывает отработанные часы. Условие об использовании такой системы необходимо прописать в локальных нормативных актах.

При оформлении на работу:

• прописать условие о гибком графике в трудовом договоре;

• указать условие о гибком графике в приказе;

• направить отчет в Соцфонд в день приема либо на следующий рабочий день.

При переводе на гибкий график:

• получить от работника заявление или подписать предложение об установлении гибкого графика;

• оформить и подписать дополнительное соглашение;

• издать приказ о переводе;

• направить отчет в Соцфонд до 25 числа месяца, следующего за отчетным, если кроме гибкого графика устанавливается дистанционный формат и неполное рабочее время (неполная рабочая неделя/день).

Правильное оформление гибкого графика защищает интересы обеих сторон. Компания избегает претензий со стороны трудовой инспекции, а сотрудник получает прозрачные и понятные условия работы.

Остались вопросы по оформлению режимов работы или кадровому учету? Переходите на Saby (СБИС), чтобы автоматизировать кадровые процессы и всегда работать по актуальным правилам. Оставьте заявку на сайте или позвоните по номеру +7 (909) 282-50-95.