СБИС: электронные транспортные накладные

Начиная с сентября 2026 года компании, участвующие в коммерческих грузоперевозках по России, обязаны перевести транспортные накладные в цифровой формат. Бумажные документы останутся лишь в виде исключения.

Внедрение электронных транспортных накладных затронет всех, кто участвует в цепочке перевозок грузов автомобильным транспортом:

• логистические и экспедиторские компании;

• транспортные предприятия;

• грузоотправители и грузополучатели.

Бумажный вариант будет доступен только для узкого перечня ситуаций — например, при перевозках из государств — участников ЕАЭС и при перевозках воинских грузов. Для большинства участников рынка электронный формат станет обязательным.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — полный аналог обычного бумажного варианта транспортной накладной. Она также подтверждает собой заключение договора грузоперевозки и фиксирует все этапы движения груза.

Структура ЭТрН включает несколько титулов — электронных файлов, которые заполняются и подписываются последовательно по мере прохождения каждого этапа. Основные титулы содержат данные от:

• Грузоотправителя — сведения об участниках перевозки, условиях договора, водителе, грузе, автомобиле и сопроводительной документации.

• Перевозчика — подтверждение получения товара от отправителя.

• Грузополучателя — подтверждение приема груза, информация о его характеристиках и обстоятельствах получения.

• Перевозчика — подтверждение сдачи груза и завершения цепочки.

Если в процессе перевозки происходит замена пункта доставки, получателя груза, водителя или автомобиля, формируются дополнительные титулы.

Каждый из титулов участники заверяют усиленной квалифицированной (УКЭП) либо усиленной неквалифицированной подписью «Госключ».

В России уже функционирует ГИС ЭПД — это специальная государственная информационная система электронных перевозочных документов. Сюда передаются все перевозочные документы, сформированные через операторов ЭДО. Полный перечень операторов, имеющих доступ к системе, можно посмотреть на сайте Министерства транспорта.

Типовой сценарий работы с цифровой накладной выглядит так:

1. Отправитель груза формирует электронную транспортную накладную, заверяет ее своей ЭП и направляет перевозчику.

2. Водитель принимает отправление и заверяет документ в мобильном приложении на телефоне или планшете.

3. После доставки получатель подтверждает приемку через программу.

4. Водитель завершает процесс, подтверждая факт выдачи груза.

При этом на любом этапе перевозки участники могут прикрепить к накладной фотографии, например, повреждений груза, либо необходимые сопроводительные документы. По завершении процесса у всех сторон остается полный комплект подписанных документов в цифровом виде.

Чтобы полноценно работать с ЭТрН, необходимо оформить УКЭП для тех работников, которые непосредственно участвуют в процессе перевозок: водителей, кладовщиков, логистов, диспетчеров.

Участники могут подключиться к системе через любого оператора ИС ЭПД. Например, через Saby, где уже есть весь необходимый функционал. Чтобы настроить работу с оператором, можно использовать один из двух способов: через собственную учетную систему или через свой личный кабинет (приложение).

Переход на электронные транспортные накладные дает бизнесу ощутимые преимущества, которые выходят далеко за рамки простого соблюдения закона.

Отказ от бумаги. Одна бумажная накладная занимает от 1 до 3 листов, а печатать ее нужно в трех экземплярах. Расходы на бумагу, печать и доставку документов с водителем — постоянная статья затрат, которая исчезает при переходе на цифру.

Ускорение расчетов. Водителю больше не нужно везти подписанные бумаги в офис для передачи в бухгалтерию и заказчику. Все расчеты ускоряются за счет того, что документы появляются в системе мгновенно после подписания.

Контроль доставки в реальном времени. Все участники процесса всегда могут увидеть статус прохождения накладной. Отправитель узнает о доставке груза и подписании накладной сразу после того, как это произошло — не нужно ждать звонка или отчета.

Хранение без архивов. Кипы бумажных документов требуют физического места, а поиск нужной накладной среди сотен папок — отдельная проблема. Электронный архив решает оба вопроса: место не требуется, а поиск занимает секунды.

Переход на цифровой формат упрощает взаимодействие с контролирующими органами.

При проверках налоговая служба обращается напрямую к ГИС ЭПД и получает все необходимые сведения оттуда. Компании не нужно поднимать бумажные архивы и разыскивать документы за прошлые периоды. Если по перевозке возникают вопросы, ФНС направляет официальный запрос пояснений — представить ответ можно по ЭДО, заверив своей ЭП.

У ГИБДД также есть доступ к ГИС ЭПД. Если водителя остановит инспектор, можно предъявить электронные документы прямо со смартфона.

В Saby есть функция быстрой передачи данных инспекторам ГИБДД: возможность сгенерировать QR-код в накладной, по которому инспектор сможет быстро получить все необходимые данные о перевозке.

Поддерживается ли роуминг между разными операторами?

Да, у пользователей Saby есть возможность обмениваться электронными перевозочными документами со всеми популярными операторами.

Как быть экспедиторам, которые не являются отправителями или перевозчиками?

По закону экспедиторы обязаны присутствовать на погрузке и передавать груз перевозчику. Если такой возможности нет, то работу организовывают в рамках агентского договора.

Как подписывать документы без доступа к интернету?

В мобильном приложении Saby поддерживается функция офлайн-подписания. Для нее потребуется мобильная электронная подпись (МЭП). Как только интернет появляется, информация сразу синхронизируются с системой.

Остались вопросы по электронным транспортным накладным или настройке процессов грузоперевозок? Проконсультируем и поможем перевести документооборот в цифровой формат. Звоните: +7 (909) 282-50-95 или просто оставьте заявку на сайте — подберем решение под ваши задачи.