Что такое электронный документооборот и как он работает

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ юридически значимого обмена документами в цифровом формате. Он заменяет традиционную бумажную переписку, позволяя передавать, подписывать и хранить документы быстро, безопасно и без физического присутствия. Все документы подписываются электронной подписью (ЭП), которая обеспечивает их юридическую силу и защищает от подделки.

Бумажный документооборот отнимает время, требует затрат на печать, пересылку и хранение, а также сопряжен с рисками потери или повреждения документов. Электронный формат помогает устранить эти проблемы, повышает скорость обработки документов и упрощает взаимодействие как внутри компании, так и с контрагентами и государственными органами.

Для крупных компаний, которые ежемесячно обмениваются сотнями или тысячами документов, переход на ЭДО — это способ существенно сократить издержки, минимизировать ошибки, ускорить внутренние процессы и снизить риски при взаимодействии с ФНС.

Предприятия малого и среднего бизнеса благодаря ЭДО могут ускорить получение оплаты за отгруженные товары и услуги. Электронный формат обеспечивает быстрое подписание и доставку документов, что особенно важно при работе с новыми или крупными заказчиками. Даже если сейчас компания оформляет ограниченное количество документов, с ростом бизнеса может потребоваться работа с контрагентами, для которых ЭДО — обязательное условие.

Механизм электронного документооборота универсален и подходит для компаний любого масштаба:

1. Отправитель формирует документ в системе, подписывает его электронной подписью и направляет контрагенту через оператора ЭДО.
2. Если получатель не подключен к ЭДО, он получает приглашение на электронную почту и может зарегистрироваться.
3. Контрагент получает документ, подписывает его либо отклоняет с указанием причины.
4. Подписанный экземпляр возвращается отправителю.
5. В случае замечаний отправитель может внести корректировки и повторно направить документ.

Переход на ЭДО обеспечивает прозрачность процессов, сокращает затраты и ускоряет бизнес-процессы. Среди ключевых преимуществ:

• Контроль на каждом этапе. Вы всегда видите, на каком этапе согласования находится документ и кто отвечает за подписание.
• Минимум рутины. Сокращается количество ошибок, связанных с ручным вводом данных.
• Сохранность документов. Электронные версии невозможно случайно потерять или испортить.
• Безопасность. Передача данных осуществляется по защищенным каналам.

Снижение расходов. Уменьшаются затраты на бумагу, печать, курьерскую доставку, канцтовары и содержание архивов.

Полный отказ от бумажных носителей возможен не сразу: часть контрагентов может продолжать использовать бумажные документы. В таких случаях можно вести смешанный документооборот.

Системы, подобные СБИС, позволяют прикреплять скан-копии бумажных оригиналов к электронным документам. Сервис генерирует QR-код, связывающий скан и оригинал. Это упрощает поиск и подтверждение подлинности документа по запросу налоговой или других органов.

Ответьте на следующие вопросы. Если большинство ответов — «нет», пора рассмотреть внедрение системы ЭДО:

• Быстро ли вы находите нужный документ, включая сканы и подписанные оригиналы?
• Понимаете ли вы, на каком этапе «завис» процесс согласования?
• Видите ли вы статус подписания документов контрагентами в режиме реального времени?
• Готовы ли вы оперативно сформировать выборку документов по контрагенту по запросу ФНС?

Обратите внимание на следующие критерии:

• Удобный и безопасный архив с возможностью фильтрации документов;
• Гибкая система разграничения доступа для сотрудников;
• Возможность адаптации под внутренние бизнес-процессы;
• Интеграция с существующими системами: бухгалтерия, CRM, банковские сервисы, кадровый учёт;
• Поддержка работы с различных устройств, включая смартфоны и планшеты.

Для начала электронного документооборота потребуется:

1. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).
2. Выбрать и подключиться к оператору ЭДО.
3. Настроить систему и обучить сотрудников.

Поддержка со стороны оператора — важный фактор. Специалисты помогут с подключением, настройкой бизнес-процессов, приглашением контрагентов и обучением персонала. Современные решения, например, Saby (СБИС), включают типовые шаблоны документов и отраслевые модели ЭДО, адаптированные под конкретные сценарии: обмен с торговыми сетями, заключение многосторонних договоров, обмен с физлицами и интеграция с EDI.

Вид подписи зависит от задач:

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — обязательна для обмена юридически значимыми документами, взаимодействия с ФНС и другими госорганами, участия в тендерах, регистрации кассы, подачи заявлений в суд, заключения трудовых договоров.
• Неквалифицированная подпись — применяется внутри компании для подписания внутренних документов, а также при обмене с зарубежными партнерами.
• Простая электронная подпись — используется физлицами для получения госуслуг, оплаты штрафов и оформления покупок онлайн.

Сравнение типов электронных подписей

Если вы планируете цифровизацию документооборота — начните с выбора электронной подписи и системы, соответствующей задачам вашей компании. Мы поможем подобрать решение, настроить процесс и быстро выйти на эффективную работу в цифровом формате. Звоните по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку на обратный звонок ниже.