Что такое КЭДО: как работает, кому подходит

Каждый день в компаниях оформляют и подписывают большое количество кадровых документов: приказы о переводах, отпусках, командировках, а также поощрения, дисциплинарные взыскания и локально-нормативные акты. На их обработку, пересылку и хранение уходит много времени и ресурсов.

Сегодня нет необходимости в бумажной бюрократии — согласно Трудовому кодексу, все кадровые документы можно перевести в цифровой формат. 

Кадровый электронный документооборот (КЭДО, ЭКДО, кадровый ЭДО) — это процесс создания, подписания, хранения и обмена кадровыми документами исключительно в электронном виде. В рамках КЭДО бумажные копии документов не создаются.

Обмен документами осуществляется только через специализированную систему кадрового ЭДО. Пересылка по электронной почте или мессенджерам не относится к КЭДО.

Электронные документы заверяются электронной подписью — одним нажатием на компьютере или мобильном телефоне. Такая подпись имеет равную с бумажным документом юридическую силу.

• Отказ от бумажной рутины. Оформление справок, заявлений, утверждение графиков отпусков и отправка документов в налоговую — все это происходит в цифровом формате, без распечатывания.
• Контроль над процессом. Чтобы документ подписали несколько человек, не нужно обходить каждого — настраивается маршрут согласования, а система следит за исполнением и сроками. В любой момент можно увидеть текущий статус.
• Быстрое оформление отпусков и отгулов. Кадровым специалистам не нужно собирать и сравнивать даты вручную — система сама напоминает сотрудникам, они подают заявления с любого устройства, а руководитель согласовывает заявки, учитывая пересечения по отделу.
• Массовая рассылка и подписание инструкций. Система собирает необходимые документы для новых сотрудников, которые можно подписать одним кликом с телефона или ПК. При изменении инструкции система вернет документ на повторное подписание с видимым статусом.
• Надежное хранение в облаке. Архив кадровых документов хранится в защищенном облачном хранилище или локально, что исключает потерю и повреждение, а поиск нужного файла занимает секунды.

С ноября 2021 года (ФЗ № 377-ФЗ) разрешено работать с кадровыми документами полностью в электронном виде. Все документы оформляются в соответствии с требованиями Минтруда России.

Работодатели вправе выбирать: продолжать вести документы на бумаге или перейти на электронный формат (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).

В электронном виде можно создавать, хранить, подписывать и отправлять более 160 видов кадровых документов (ст. 22.1–22.3 ТК РФ), но есть ряд исключений.

Обязательно дублируются на бумаге:

• приказ об увольнении;
• акт н-1 о несчастном случае на производстве;
• журналы инструктажей по охране труда;
• бумажные трудовые книжки (для сотрудников, не перешедших на электронные);
• сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

• Документы об отсутствиях сотрудников: отпуска, отгулы и больничные.
• Командировочные документы.
• Документы дистанционных сотрудников.
• Локально-нормативные акты, а также инструкции.
• Документы по переводам, расчетные листки и различные приказы.

Подтверждение документов осуществляется с помощью электронной подписи — аналога рукописной подписи, обладающего такой же юридической силой.

Виды электронных подписей различаются степенью защиты:

Также существуют специализированные подписи — НЭП госключ и ПЭП «Работа России», работающие только на соответствующих платформах.

Saby (СБИС) поддерживает все виды подписей. Получить подпись можно в нашей компании.

• Экономия средств. Отсутствие затрат на бумагу, печать, канцтовары и курьерские услуги. Большим компаниям не нужно арендовать площади под архивы. По оценкам, экономия на одного сотрудника составляет от нескольких тысяч рублей в год.
• Ускорение процессов. Подписание документов занимает несколько кликов, обмен происходит моментально даже между удаленными филиалами. Время обработки сокращается с нескольких дней до минут.
• Современный имидж. Компании, перешедшие на цифровые технологии, выглядят прогрессивными и привлекательными для сотрудников и клиентов. Бизнес становится прозрачнее и избавляется от лишней бюрократии.

• Экономия времени. Нет необходимости искать начальника для подписи или стоять в очередях. Заявки на отпуск или отгул подаются с телефона. Особенно удобно для удаленщиков — все процессы можно завершить дистанционно.
• Безопасность данных. Электронные документы не теряются, передаются через защищенные каналы, и посторонние не имеют к ним доступа.
• Доступ 24/7. Каждый сотрудник может в любой момент посмотреть расчетные листки, даты отпусков и другую личную информацию.

Средний срок перехода — около трех месяцев. Начать стоит с таких шагов:

1. Подготовить внутренние документы. Создать положение об электронном документообороте, разработать ЛНА и соглашения с сотрудниками. В них прописать сроки перехода, выбранный сервис, список должностей и документы, переводимые в электронный формат.
2. Выбрать сервис для кадрового ЭДО. Важно, чтобы система интегрировалась с уже используемыми в компании программами. Плюсом будет понятный интерфейс и качественная поддержка. Сервис должен поддерживать все типы электронных подписей и обеспечивать безопасность данных.
3. Определиться с электронной подписью. Выбор зависит от используемой информационной системы, категории сотрудников и видов документов. Возможно, часть документов будет подписываться простой подписью (ПЭП), а остальные — квалифицированной.

• Кому выгоден переход на КЭДО?

В первую очередь это крупные компании с филиалами в разных регионах, где ежедневно оформляется и подписывается множество документов. В бумажном формате такой процесс затруднен, возможны ошибки и потери. КЭДО помогает минимизировать эти риски, ускорить коммуникацию и сделать её прозрачной.

Также переход полезен для организаций с удаленными сотрудниками, которым не понадобиться приезжать в офис ради подписи.

• Как подготовить команду к переходу?

Важно информировать сотрудников заблаговременно. Рекомендуется организовать тренинги и презентации, чтобы сотрудники освоили новую систему.

• Что делать, если сотрудники не хотят переходить на электронный документооборот?

Необходимо получить от сотрудников письменное согласие на переход. Если они откажутся, их документы нужно по-прежнему вести в бумажном виде.

• Можно ли сохранить текущую учетную систему?

Да. Saby (СБИС) предоставляет возможность интеграции с популярными программами через готовые модули или открытый API.

Если вам нужна консультация по теме материала, обращайтесь к нам по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставив заявку внизу страницы. Подберем оптимальное решение для вашего бизнеса.