Для чего нужен кадровый электронный документооборот?

Кадровый электронный документооборот — это процесс создания, подписания и хранения кадровых документов в цифровом формате. Он позволяет отказаться от бумажных носителей, снижая затраты на печать, хранение и логистику документов, упрощает взаимодействие сотрудников и кадровиков, ускоряет согласование документов и повышает цифровой имидж компании.

Электронные кадровые документы, по законодательству, имеют такую же юридическую силу, как и их бумажные аналоги. Внесение изменений в Трудовой кодекс РФ с ноября 2021 года закрепило законность ведения КЭДО, обеспечив его применение на уровне законодательства.

Ключевые преимущества внедрения КЭДО:

1. Снижение трудозатрат — автоматизация процессов сокращает время на обработку кадровых документов.
2. Сокращение затрат — компании экономят на расходах на бумагу, печать, хранение и транспортировку документов.
3. Ускорение согласования — благодаря электронной подписи и централизованному хранилищу документы подписываются быстрее.
4. Цифровизация бизнеса — создание современного имиджа компании, соответствующего тенденциям цифровизации.

Многие крупные компании уже успешно внедрили КЭДО и значительно повысили свою операционную эффективность. 

КЭДО в системе Saby — это гибкое решение, которое подходит для разных типов компаний. В зависимости от вашего текущего процесса ведения кадрового учета вы можете выбрать один из двух вариантов:

1. КЭДО для сторонней системы. Если вы ведете кадровый учет в другой системе, достаточно подключить только электронный документооборот для подписания документов. Кадровики продолжают работать в своей системе и отправляют документы на подпись через Saby. После того как сотрудники их подпишут, кадровики могут загрузить подписанные документы в свою учетную систему.

2. КЭДО в Saby. В случае, если вы хотите централизовать все процессы кадрового учета в одной системе, Saby предлагает интегрированную экосистему для работы с персоналом и документами. Кадровики могут отправлять документы на подпись сотрудникам по отделам, а подписанные документы будут автоматически поступать в их личный кабинет для дальнейшей обработки и отправки отчетов в госорганы.

Для сотрудников система КЭДО удобна и проста в использовании. Все документы, такие как трудовые договоры, приказы, инструкции, заявления на отпуск и другие кадровые события, доступны для подписания в личном кабинете. Это можно сделать с любого устройства: телефона, планшета или компьютера. Процесс подписания и согласования становится значительно быстрее, даже если сотрудник работает удаленно.

Для перехода на кадровый электронный документооборот, следуйте простым шагам. Порядок действий зависит от того, где будет вестись кадровый учет:

1. Если вы ведете кадровый учет в сторонней системе:

   • Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) для юридического лица.

   • Настройте правила выдачи подписей, справочник Министерства труда и определите маршруты движения документов.

   • Проведите подготовку учетной системы к интеграции.

   • Оформите с персоналом соглашения о переходе на КЭДО.

   • Выдайте сотрудникам неквалифицированные электронные подписи (НЭП).
     
     

2. Если вы ведете кадровый учет в Saby:

   • Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) для юридического лица.

   • Настройте правила кадрового учета и справочник должностей, составьте структуру компании.

   • Оформите с сотрудниками соглашения о переходе на КЭДО.

   • Отправьте работникам приглашения в Saby My.

   • Выдайте сотрудникам неквалифицированные электронные подписи (НЭП).

Кадровый электронный документооборот помогает не только улучшить внутренние процессы компании, но и способствует экономии ресурсов, времени и снижению издержек. Для бизнеса переход на КЭДО — это выгодная инвестиция в эффективность и модернизацию работы. 

Перейдите на КЭДО и оптимизируйте ваши кадровые процессы с помощью Saby. Свяжитесь с нами для получения консультации по телефону +7 (909) 282-50-95 или по форме ниже.