ЭДО для ИП: зачем нужен и как подключить

Сегодня цифровизация помогает бизнесу работать быстрее и сокращать расходы. Все больше предпринимателей переходят на электронный документооборот (ЭДО). Это удобно, выгодно и во многих случаях обязательно.

ЭДО — это обмен документами в электронном виде через специальный сервис.

С помощью ЭДО можно отправлять:

• договоры, акты, другую документацию контрагентам,
• кадровые документы работникам,
• отчетность в госорганы.

Основное преимущество — скорость и отсутствие расходов на бумагу, печать, пересылку и архивирование.

Как выглядит процесс:

1. Отправитель формирует документ либо в интерфейсе, либо загрузив его из другой программы, заверяет его электронной подписью и посылает партнеру.
2. Контрагент, получив документ, либо подписывает его своей подписью, либо отклоняет с указанием в комментарии причины.

Отправитель получает готовый документ или исправляет ошибки.

Электронные документы приравнены к бумажным — они имеют полную юридическую силу благодаря электронной подписи. Правила работы ЭДО регулируются законом, цифровые документы признаются всеми госорганами.

Чтобы пользоваться ЭДО, ИП нужна электронная подпись.

Есть несколько видов ЭП:

• Простая (ПЭП) — может быть реализована как логин и пароль для авторизации на веб-сайте. Подходит только для внутренних документов бизнеса, например, служебных записок, для юридически значимого ЭДО ее использовать не получится.

• Усиленная неквалифицированная (УНЭП) — позволяет подписывать акты, договоры и первичку, при этом гарантирует защиту документа от внесения изменений. Но для применения в ЭДО с контрагентами нужна предварительная договоренность с ними, закрепленная в соглашении.

• Усиленная квалифицированная (УКЭП) — наиболее надежный и защищенный вариант. Подходит для работы с контрагентами, сдачи отчетности, участия в госзакупках, регистрации онлайн-касс. Она оформляется только в аккредитованном УЦ, например, в нашей компании.

Для ИП оптимальный выбор — УКЭП. Если у предпринимателя уже есть такая подпись для сдачи отчетности, ее можно использовать и для ЭДО.

Также предприниматель может делегировать подписание электронных документов своим сотрудникам или представителю — в этом случае также кроме подписи также потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).

ЭДО автоматизирует бизнес-процессы и помогает:

• обмениваться с партнерами документами за секунды;
• работать без расходов на распечатку и отправку почтой;
• хранить старую документацию в электронном архиве;
• минимизировать и полностью устранять ошибки при заполнении документации.

Кроме того, электронный документооборот дает доступ к новым возможностям: участие в тендерах, взаимодействие с госсистемами, работа с крупными контрагентами, которые отказались от бумаги и полностью перешли на ЭДО.

В ряде ситуаций предприниматели обязаны внедрить ЭДО. Он обязателен, если ИП:

• работает с товарам, которые подпадают под маркировку: одежда, обувь, молоко и многие другие товарные категории, этот список регулярно пополняется (нужно подача данных в систему «Честный ЗНАК»);
• продает продукцию животного происхождения (обязательная работа через систему «Меркурий»);
• торгует товарами, подпадающими под прослеживаемость (импортная техника, мебель, детские товары и другое);
• принимает участие в госзакупках.

Важно учитывать, что сфера применения ЭДО стремительно расширяется. Государство постепенно переводит все больше направлений бизнеса на электронный документооборот. 

ИП может обмениваться любыми документами в электронном виде. Это удобно для всех участников процесса и экономит время.

Примеры:

• Документы для контрагентов: различные договоры и дополнительные соглашения, счета-фактуры, накладные, УПД.
• Кадровая документация: приказы по персоналу, заявления работников, служебные записки, локально-нормативные акты.
• Отчетность во все инстанции: декларации (НДС, УСН, 3-НДФЛ), уведомления об уменьшении налога, заявление на патент, форма 1-предприниматель и другие формы.
• Отчеты по персоналу: РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1.
• Транспортные документы: путевые листы, транспортные накладные и заказы-заявки.

В Saby уже есть 50 готовых форматов документов. Кроме того, пользователи могут оцифровать бумажные файлы — система распознает и переведет их в электронный вид.

Достаточно нескольких несложных шагов:

1. Выделить круг задач, которые планируется выполнять в ЭДО.
2. Заказать и оформить электронную подпись (если пока ее нет).
3. Подобрать оптимального по условиям работы оператора ЭДО и оформить с ним соглашение.
4. Начать обмениваться документами в электронном виде.

Есть два формата работы в системе ЭДО:

• через онлайн-кабинет либо приложение — удобно и не требуется внедрение дополнительного ПО в работу;
• через интеграцию с уже внедренной учетной системой. Тогда документы формируются и отправляются прямо из интерфейса учетной программы, что не требуется дополнительного обучения.

В Saby предусмотрена возможность интеграции со всеми распространенными учетными системами, есть как уже готовые модули, так и подключение интеграции по API.

Контрагенты могут сотрудничать с разными операторами ЭДО. Чтобы в таких случаях работать без проблем, настраивают роуминг.

В Saby роуминг доступен бесплатно, есть поддержка всех крупных провайдеров.

При выборе решения по ЭДО предприниматели обычно смотрят на:

• цену и наполненность тарифов,
• набор функций,
• простоту интерфейса,
• доступность поддержки,
• наличие тестового периода, в течение которого можно оценить решение бесплатно.

Что предлагает Saby:

• свыше 50 форм документов + распознавание бумажных экземпляров;
• надежное облачное хранилище и гибкая настройка доступа;
• роуминг с крупными операторами;
• работа через браузер, мобильное приложение, email или мессенджеры (WhatsApp, Telegram);
• интеграции с популярными учетными системами;
• круглосуточная поддержка 24/7;
• тестовый доступ бесплатно, а тарифы — от 2 ₽ за документ.

Не тратьте время на бумажную рутину — переходите на ЭДО вместе с Saby.
Задайте вопрос и получите консультацию по телефону: +7 (909) 282-50-95 или по форме внизу страницы.