ЭДО с маркетплейсами: как наладить электронный документооборот

При ведении бизнеса на маркетплейсах за каждой операцией стоит целый пласт документации: акты, УПД, счета-фактуры, отчеты. Ключевым инструментом, который позволяет управлять процессом без потерь и ошибок, является электронный документооборот (ЭДО). Практически все крупные площадки, включая Ozon, Wildberries и Яндекс Маркет, уже практически полностью перешли на него.

Продавец на маркетплейсе работает с заказами, решает логистические задачи, занимается возвратами, отчитывается перед налоговой и взаимодействует с администрацией площадки. Каждое из этих направлений требует юридически значимого обмена документами. Рассмотрим, какие способы существуют.

1. Бумажный документооборот (по почте)

Традиционный, но неэффективный метод: документы необходимо распечатывать, подписывать вручную и отправлять по почте или курьером. Ответ также приходит в бумажном виде, что замедляет процессы и повышает риск потерь или ошибок. Большинство маркетплейсов этот способ не поддерживает либо не рекомендует.

2. Электронная почта и личный кабинет маркетплейса

Многие площадки предоставляют акты и отчеты в формате PDF или Excel через личный кабинет или по email. Но такие документы без электронной подписи не имеют юридической силы. Если селлеру необходимо использовать их в отчетности, потребуется распечатка и подпись, либо использование криптографического ПО для наложения ЭП и прикрепления протокола проверки. Такой формат удобен для ознакомления, но не подходит для полноценного документооборота.

Кроме того, ряд документов (например, УПД, счета-фактуры, корректировочные УПД) формируются строго в XML-формате и должны отправляться исключительно через ЭДО.

3. Электронный документооборот (ЭДО)

Наиболее надежный, быстрый и юридически корректный формат работы. Все документы передаются через оператора ЭДО, подписываются электронной подписью и мгновенно поступают адресату. Не нужно скачивать, распечатывать, дублировать или контролировать вручную — все происходит в защищенной цифровой среде. ЭДО активно используют и рекомендуют все ведущие маркетплейсы.

Сравнительная таблица поддержки способов документооборота

Электронный документооборот — это цифровая система для создания, подписания, отправки и хранения юридически значимых документов. Она упрощает взаимодействие между продавцом и маркетплейсом: документы формируются по шаблонам, автоматически проверяются на ошибки и попадают в электронный архив.

Ключевая роль в системе ЭДО принадлежит оператору ЭДО — он обеспечивает стабильную связь между участниками и юридическую значимость обмена.

Система позволяет:

• подписывать документы в один клик с помощью электронной подписи;
• получать уведомления об изменениях статуса;
• быстро вносить корректировки и направлять документы повторно.

Благодаря ЭДО продавец не рискует ошибиться в данных, не потеряет документы и может сэкономить значительное время на рутине.

Подключение ЭДО — не всегда вопрос выбора. Для ряда продавцов его использование обязательно как по требованиям маркетплейсов, так и по законодательству.

Обязательные категории:

1. Продавцы маркированных товаров

• Примеры: обувь, одежда, духи, велосипеды и др.

• Требуется передача кодов маркировки через систему «Честный знак».

• На FBS: коды передаются через ЛК и выводятся из оборота перед отгрузкой.

• На FBO: коды вносятся в УПД, маркетплейс на их основе выводит товар при продаже.

2. Продавцы прослеживаемых товаров

• Примеры: импортные холодильники, мониторы, детские коляски, стиральные машины и др.

• Требуется указание РНПТ в счете-фактуре или УПД.

• Маркетплейс отражает РНПТ в отчетах, которые селлер сдает в налоговую.

3. Отдельные категории селлеров по требованиям площадок

• Ozon: ЭДО обязателен для:

  • поставщиков ювелирных изделий (с 1 сентября 2025 года обязательной станет маркировка всех ювелирных изделий);

  • поставщиков для дарксторов и определенных складов Ozon;

  • плательщиков НДС — бумажный документооборот исключен.

• Wildberries:

  • ЭДО обязателен для всех плательщиков НДС.

Через электронный документооборот можно отправлять практически любые документы, которые раньше оформлялись на бумаге. Вот основные категории:

• Транспортные накладные — при возврате товара или перемещении между складами.
• Акты оказания услуг — отражают логистику, хранение, рекламу, прием платежей и прочее.
• Отчет комиссионера — маркетплейс сообщает, сколько товаров продано и на какую сумму.
• УПД и счета-фактуры — обязательны при торговле маркированными и прослеживаемыми товарами.
• Дополнительные документы — договоры, чеки, сопроводительная документация и др.

Гибкость системы позволяет быстро адаптироваться под требования конкретной площадки или бизнес-процесса.

Внедрение ЭДО — это простой и понятный процесс, который можно пройти за три шага:

Шаг 1. Выбор оператора ЭДО

Оператор подключает вас к системе, помогает с настройками, обучает работе и обеспечивает поддержку. Убедитесь, что ваш оператор интегрирован с нужными вам площадками.

Шаг 2. Получение электронной подписи

Для работы через ЭДО потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Получить ее можно через большинство операторов. Если УКЭП уже есть — использовать можно ее.

Шаг 3. Настройка обмена с маркетплейсами

Проверьте, есть ли маркетплейс в списке контрагентов у вашего оператора. Если нет — отправьте приглашение на подключение.

Saby — это удобное решение для электронного документооборота с маркетплейсами. Вы можете оформлять, подписывать и отправлять все необходимые документы без перехода в личные кабинеты Ozon, Wildberries, Яндекс Маркета и других площадок. В системе уже настроены готовые шаблоны под требования каждой из них: УПД, счета-фактуры, акты, договоры, накладные, отчеты комиссионера — все формы соответствуют стандартам и отправляются напрямую через Saby.

Если вы работаете с маркированными товарами, Saby обеспечит корректную обработку кодов: система проверит их на этапе отгрузки, не допустит повторного использования и автоматически передаст данные в систему «Честный ЗНАК» после утверждения УПД. Всё это делает работу с маркировкой быстрой, точной и безопасной.

Кроме того, у Saby есть мобильное приложение для iOS и Android, с помощью которого можно подписывать документы и получать уведомления в любом месте — вы не будете привязаны к рабочему компьютеру.

Подробнее о том, как рабтать с маркетплейсами в Saby, смотрите в видео: 

Нужна консультация? Позвоните нам по номеру +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку — подскажем, как настроить ЭДО и начать обмен документами с маркетплейсами уже сегодня.