Электронный документооборот в бюджетных организациях: новое в 2023 году

С 1 января 2023 года бюджетные учреждения в обязательном порядке используют внутренний ЭДО. При этом с указанной даты они также перешли на новые формы электронной первичной документации.

Законодатель распространил обязанность на:

• бюджетные учреждения субъектов РФ и муниципалитетов;
• федеральные исполнительные органы, их территориальные подразделения и подведомственные им казенные предприятия;
• иных получателей бюджетных средств.

До 1 января 2023 года бюджетным организациям необходимо было предпринять ряд шагов:

1. Определить перечень используемых первичных документов (согласно приказам Министерства финансов от 30.03.2015 № 52н, от 15.04.2021 № 61н).
2. Назначить сотрудников, которые будут отвечать за документооборот и хранение документации.
3. Разработать и утвердить соответствующие поправки в учетную политику.

За нарушение правил документооборота установлена ответственность. Штраф могут наложить, если у учреждения нет первичных учетных документов (до 10 000 руб.).

Следует уделить внимание бизнес-процессам подписания и хранения цифровых документов.

Для копирования, воспроизведения и других подобных действий можно применять только технические и программные средства.

При этом потребуются две разновидности электронных подписей. Простая для рядовых сотрудников и квалифицированная персонифицированная — для руководителей, бухгалтеров и кассиров.

Хранить необходимо два экземпляра каждого документа, используя разные материальные носители. К примеру, можно выбрать жесткий диск и флешку.

Электронный документооборот от СБИС обладает широким функционалом и подойдет любым типам компаний.

Чтобы упростить работу с ЭДО, рекомендуем также подключить приложение «СБИС Архив». Оно поможет получить доступ к личному кабинету на online.sbis.ru даже без интернет-соединения.

Со «СБИС Архив» вы сможете оптимизировать хранение документов, перенеся часть данных на компьютер. А также обеспечить защиту личной информации, например, в случае формирования кадровой документации.

Если вы хотите узнать больше о преимуществах ЭДО и порядке работы с разными типами электронных документов, ознакомьтесь с нашим бесплатным вебинаром.

Чтобы приобрести сервисы СБИС на выгодных условиях, позвоните по телефону (831) 2-333-666 или заполните форму обратной связи на сайте. Наши специалисты проконсультируют вас.