Как правильно отвечать на требования ИФНС о пояснениях

Требование о предоставлении пояснений — один из самых частых запросов, которые налогоплательщики получают от инспекции во время камеральных проверок. ИФНС может задать вопросы практически по любым аспектам расчета и уплаты налогов: от расхождений в декларациях до обоснования льгот. Форма такого требования утверждена приказом налоговой от 7 ноября 2018 года № ММВ-7-2/628@.

Пояснения чаще всего запрашивают при проведении камеральной проверки — то есть после того, как компании или ИП сдали декларацию или расчет.

Ситуации, когда инспекция может потребовать пояснения (ст. 88 НК РФ):

• в декларации или расчете найдены ошибки, неточности или противоречия;

• заявлены налоговые вычеты по НДС;

• сведения в отчетности не совпадают с информацией, которая уже есть у ФНС или получена при проведении проверки;

• 3-НДФЛ была подана позже срока (если речь идет о доходах от продажи или дарения недвижимости);

• в декларации по налогу на прибыль заявлен убыток;

• сдана уточненная декларация, и в ней уменьшили сумму налога к уплате по сравнению с изначальной версией;

• в декларации отражены операции или имущество, по которым применены налоговые льготы.

В 2026 году ФНС также активно запрашивает пояснения по зарплатным расхождениям (например, сумма по выписке банка больше базы в РСВ), по зарплате директора ниже МРОТ, по льготе по НДС в общепите (требуют подтвердить среднюю зарплату по региону) и по признакам дробления бизнеса.

ИФНС может запросить пояснения только до окончания камеральной проверки. Сама проверка может длиться до трех месяцев с даты подачи декларации. Как только проверка завершена, требование о пояснениях теряет силу — ответ на него отправлять уже не нужно.

Однако есть важный нюанс: если требование пришло в последний день проверки, ответить все равно придется. Такой позиции придерживаются суды (определение ВС РФ от 19.11.2021 № 304-ЭС21-21121).

Срок для ответа — 5 дней с момента получения требования. Если пропустить — грозит штраф.

Пояснения составляются в свободной форме. Каких-либо жестких требований к их оформлению в НК не прописано. Но есть несколько обязательных элементов, которые нужно отразить в документе:

• реквизиты плательщика (наименование компании или Ф. И. О. предпринимателя, ИНН, КПП, адрес регистрации);

• реквизиты налоговой инспекции, куда направляется ответ;

• суть ответа на запрос.

Если формулировка запроса вам непонятна, лучше заранее позвонить в инспекцию и уточнить, что именно их интересует. Это сэкономит время и поможет дать точный ответ.

Пояснения допускается направить как на бумаге, так и в электронном виде — за одним исключением.

Для декларации по НДС действует особое правило: если вы обязаны сдавать декларацию именно в электронном виде (практически все плательщики), то и пояснения по ней нужно отправлять только через ТКС (телекоммуникационные каналы связи) в формате, рекомендованном ФНС. Бумажный ответ или ответ в другом формате не засчитают — он будет считаться непредставленным.

Для всех остальных деклараций и расчетов можно выбрать любой из доступных способов:

• лично или через представителя в инспекции;

• по почте заказным письмом;

• в электронном виде через ТКС.

Отправлять пояснения на бумаге — долго и рискованно. Письмо может идти неделями, затеряться или опоздать. А срок на ответ — всего пять дней. Просрочка приведет к штрафу. Saby (СБИС) решает проблему: отправляйте пояснения онлайн за пару минут.

По общему правилу прикладывать подтверждающие документы к пояснениям не обязательно. Если налоговая захочет их увидеть, она запросит их отдельно.

Но вы можете добровольно приложить выписки из регистров налогового и бухгалтерского учета или другие документы, которые подтверждают вашу позицию. Это поможет ускорить проверку и избежать дополнительных вопросов.

За игнорирование требования о пояснениях предусмотрена ответственность по статье 129.1 НК РФ:

• первый раз — штраф 5000 руб.;

• при повторном нарушении в течение одного календарного года — штраф 20 000 руб.

Такие же штрафы грозят, если вы нарушили формат представления пояснений по НДС (например, отправили бумажный вариант вместо электронного).

Важное исключение: штрафа не будет, если вместо пояснений вы подадите уточненную декларацию. Именно такая позиция заложена в статье 129.1 НК РФ.

Кроме того, если вы не ответили на требование, налоговая может доначислить налоги и страховые взносы по тем операциям, которые вызвали вопросы. И оспорить такие доначисления будет гораздо сложнее.

Чтобы не пропускать сроки, не терять требования и оперативно готовить ответы, используйте современные сервисы. 

Saby (СБИС) помогает:

• получать все требования от ИФНС онлайн;

• формировать пояснения;

• отправлять ответы через ТКС с соблюдением форматов;

• отслеживать статус обработки и хранить историю переписки.

Оставьте заявку на сайте или позвоните по телефону +7 (909) 282-50-95 — мы поможем выбрать подходящий тариф.