Виды электронной подписи (ЭП): чем отличаются и где используют

Электронная подпись помогает бизнесу отказаться от бумажного документооборота и быстрее решать рабочие задачи. С ее помощью можно подписывать договоры и отчетность в государственные органы, заверять внутренние документы, участвовать в закупках.

При этом электронные подписи бывают разными. Одни подходят только для подтверждения личности пользователя в онлайн-сервисах, другие позволяют подписывать юридически значимые документы и взаимодействовать с государственными системами.

Порядок использования электронных подписей регулирует Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он выделяет три основных вида:

Простая электронная подпись — самый распространенный вариант подтверждения личности в интернете. Обычно в качестве нее используются логин и пароль, код из SMS или другой способ авторизации, который позволяет понять, кто именно выполняет действие в системе.

Чаще всего такую подпись используют:

• для входа в личные кабинеты банков и сервисов;

• для работы с государственными порталами;

• для подтверждения операций в информационных системах;

• для внутренних процессов компании.

Например, организация может использовать ПЭП для ознакомления сотрудников с внутренними документами или согласования заявлений через корпоративную систему.

Однако для большинства операций, где требуется юридически значимый обмен документами между компаниями, простой подписи недостаточно.

Простая электронная подпись может иметь такую же юридическую силу, как собственноручная подпись, только если стороны заранее договорились об этом.

Для этого необходимо заключить соглашение, в котором будут указаны:

• способ идентификации пользователя;

• правила использования подписи;

• меры безопасности при работе с ней.

Например, компания может установить, что документ считается подписанным сотрудником после входа в систему под его личной учетной записью.

Отдельного срока действия у простой подписи нет. Она работает, пока пользователь имеет доступ к учетной записи и соблюдает правила безопасности сервиса.

Получить ПЭП можно бесплатно. Обычно достаточно зарегистрироваться на сайте или в приложении, создать учетную запись и подтвердить свои данные.

Неквалифицированная электронная подпись обеспечивает более высокий уровень защиты по сравнению с простой. Также можно встретить сокращение УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Она создается с использованием криптографических технологий и позволяет определить:

• кто подписал документ;

• был ли изменен файл после подписания.

Ключ подписи может храниться на специальном USB-токене, в облачном сервисе или мобильном устройстве.

НЭП часто используют компании, которые переводят внутренние процессы в электронный формат.

С ее помощью можно подписывать:

• кадровые документы;

• заявления сотрудников;

• внутренние приказы и инструкции;

• договоры и дополнительные соглашения;

• акты выполненных работ;

• накладные;

• акты сверок;

• другие первичные документы.

Например, если компания хочет отказаться от бумажных заявлений на отпуск или внутренних приказов, сотрудникам можно оформить НЭП и организовать электронное подписание через корпоративный сервис.

Чтобы документы, подписанные НЭП, признавались равнозначными бумажным, участники электронного документооборота должны заключить соглашение. В нем закрепляют:

• порядок использования подписи;

• правила подтверждения личности;

• обязанности участников;

• ответственность за сохранность ключей.

После этого электронные документы можно использовать в работе компании и при необходимости подтверждать их юридическую значимость.

Получить НЭП можно через специальные системы электронного документооборота или приложение «Госключ». Срок действия зависит от сервиса или удостоверяющего центра, обычно 1 год.

Квалифицированная электронная подпись — самый защищенный вид электронной подписи. Она содержит сертификат, который выдает только аккредитованный удостоверяющий центр.

КЭП используется там, где требуется подтвердить полномочия владельца и обеспечить максимальную юридическую значимость документа.

Квалифицированная подпись необходима руководителю для:

• сдачи отчетности в ФНС;

• работы с государственными информационными системами;

• участия в электронных закупках;

• подписания документов с контрагентами через ЭДО;

• работы с отдельными отраслевыми системами, например ЕГАИС или «Меркурий».

Например, директор компании с помощью КЭП может подписывать отчетность и документы от имени организации. Если сотруднику нужно выполнять такие действия вместо руководителя, ему оформляют КЭП физлица и машиночитаемую доверенность.

Сертификат квалифицированной подписи выдается на срок не более 15 месяцев (обычно — 12 месяцев). По истечении срока необходимо перевыпустить подпись. 

Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, имеют такую же силу, как бумажные документы с собственноручной подписью.

Это значит, что их можно использовать:

• при работе с контрагентами;

• во время проверок;

• в качестве доказательства в суде.

Квалифицированную подпись оформляют как для представителей бизнеса, так и для физических лиц.

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель получает КЭП для подписания документов от своего имени или от имени компании.

Для оформления потребуются:

• паспорт;

• СНИЛС;

• ИНН;

• защищенный носитель для хранения ключа.

Получить подпись можно в налоговой инспекции или у доверенного удостоверяющего центра. Например, в нашей компании  — мы поможем оформить подпись и подготовить ее для работы с госорганами и контрагентами.

Физические лица могут использовать квалифицированную подпись для получения электронных услуг и подтверждения личности в различных сервисах.

Для подписания документов от имени организации сотрудники обязаны использовать личную КЭП физлица в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД). МЧД — это электронный аналог бумажной доверенности, который подтверждает полномочия сотрудника. Без МЧД подпись сотрудника на юридически значимом документе недействительна.

Подходящий вариант зависит от того, какие задачи нужно решить.

ПЭП подойдет, если необходимо только подтвердить личность пользователя при работе с сервисами и приложениями.

НЭП подойдет, если компания хочет перевести внутренние документы в электронный формат и организовать удобный обмен документами между сотрудниками.

КЭП нужна, если требуется сдавать отчетность, участвовать в закупках, работать с государственными системами или подписывать юридически значимые документы с контрагентами.

Перед оформлением подписи важно определить, какие операции будут выполняться чаще всего. Это поможет выбрать подходящий вариант и не покупать дополнительные возможности, которые не понадобятся в работе.

Можно ли подписывать договоры простой электронной подписью?

Да, если стороны заранее согласовали такой порядок и закрепили его в соглашении. Однако для большинства договоров между организациями используют усиленные виды подписи — НЭП или КЭП.

Нужна ли электронная подпись каждому сотруднику?

Не всегда. Она может потребоваться для кадрового документооборота, а также тем сотрудникам, кто подписывает документы от лица компании с приложением МЧД.

Где получить электронную подпись?

НЭП можно получить через сервисы электронного документооборота. КЭП для руководителей организаций и ИП оформляется через ФНС или аккредитованные удостоверяющие центры. Например, вы можете обратиться в нашу компания.

Если нужно подобрать подходящий вид электронной подписи и настроить обмен документами с контрагентами и сотрудниками, обращайтесь к нам по номеру +7 (909) 282-50-95 или по форме внизу страницы. Поможем выбрать решение под задачи бизнеса.