Как создать и отправить документ в Saby

В Saby можно быстро создавать и проверять документы, а также отправлять их контрагентам удобным способом — через электронный документооборот, электронную почту или мессенджеры. Все этапы работы с документами проводятся в одном удобном интерфейсе: от подготовки и согласования до отправки и контроля статуса.

Разберем процесс наглядно.

1. Подготовка документа. Чтобы подготовить новый документ, перейдите в раздел «Исходящие». Нажмите кнопку «+» и выберите нужный тип документа из списка.

Если документ уже сформирован в вашей учетной системе, его можно загрузить в Saby в формате .xml. Для этого перейдите в раздел «Исходящие», нажмите «Загрузить», выберите файл. 

2. Проверка данных. Проверьте данные отправителя.

3. Выбор получателя. Далее укажите получателя документа. Например, контрагента, с которым заключается договор. В Saby для договоров предусмотрена возможность указать сразу нескольких получателей: достаточно ввести их через запятую. Для других видов документов, например счетов или реализаций, обычно указывается только один получатель.

4. Прикрепление файлов. Если необходимо добавить дополнительный файл, нажмите кнопку «Добавить» и выберите удобный способ загрузки. После загрузки вложение будет прикреплено к документу и доступно для просмотра при работе с ним. Это удобно, например, если требуется сохранить вместе с электронной версией договора дополнительные материалы: приложения, спецификации или другие связанные файлы.

5. Отправка документа. Нажмите кнопку отправки и выберите подходящий способ:

• По ЭДО. Если контрагент работает через другого оператора ЭДО, Saby предложит отправить приглашение к роумингу для обмена документами.
• На электронную почту — нажмите Email и отправьте документ получателю.
• По SMS или в мессенджер — выберите нужный способ.

Если вы часто отправляете однотипные документы, создайте для них шаблон. Перейдите в раздел «Документы» → «Шаблоны» и нажмите «Новый шаблон». В конструкторе можно настроить поля, которые будут заполняться автоматически, а также добавить нужные постоянные элементы. Готовый шаблон будет доступен при создании нового документа.

Почему вместо способов отправки появляется другой список?

В вашем аккаунте настроен шаблон для отправки документов, в котором выбраны только некоторые способы. Необходимо обратиться к администратору системы.

Как отправить сразу несколько документов?

Перейдите в нужный раздел, например «Исходящие», и нажмите кнопку выбора документов. Отметьте нужные файлы и выберите «Отправить».

Я закрыл браузер, не сохранив документ. Что делать?

Черновик документа автоматически сохраняется в разделе, где вы его создавали. Найти его можно в течение 48 часов после создания.

Как проверить, что документ получен и подписан?

В разделе «Исходящие» у каждого отправленного документа отображается статус: «Отправлен», «Доставлен», «Подписан контрагентом». Если статус долго не меняется, можно отправить напоминание контрагенту прямо из системы. 

Использование Saby помогает сократить время на оформление документов, снизить количество ошибок и упростить обмен с контрагентами. Настройте удобный процесс работы с документами и автоматизируйте рутину.

Если нужна помощь с подключением ЭДО, настройкой Saby или организацией электронного документооборота, обратитесь к нашим специалистам по телефону +7 (909) 282-50-95 или по форме ниже — мы проконсультируем вас и поможем выбрать подходящий тариф.