Какую отчетность нужно сдавать при увольнении работника в 2026 году

При прекращении трудовых отношений обязанности работодателя не ограничиваются выплатой зарплаты и выдачей документов. После увольнения нужно своевременно передать сведения в Социальный фонд России и налоговую службу. Эти данные используются для учета трудовой деятельности, расчета страхового стажа и контроля начисленных налогов и страховых взносов.

В статье рассказали, какие формы необходимо представить, в какие сроки и какая ответственность предусмотрена за нарушение требований.

После оформления приказа о прекращении трудового договора работодатель обязан сообщить об этом в Социальный фонд России. Для этого используется подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1, в котором отражаются сведения о трудовой деятельности.

Передать информацию необходимо не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

В 2026 году применяется обновленная форма ЕФС-1, утвержденная приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. При электронной подаче используется формат, утвержденный приказом СФР № 1463.

Такие же правила действуют и при прекращении договора гражданско-правового характера, если его предметом было выполнение работ или оказание услуг. В этом случае сведения также необходимо передать в фонд не позднее следующего рабочего дня после окончания договора.

За нарушение срока предусмотрен штраф в размере 500 руб. за каждого сотрудника. Если организация обязана сдавать сведения электронно, но направила их на бумаге, дополнительно может быть назначен штраф 1000 руб.

Информация о страховом стаже также передается в составе формы ЕФС-1, но уже в подразделе 1.2 раздела 1.

В него включаются периоды работы, которые учитываются при определении пенсионных прав, в том числе сведения, необходимые для назначения досрочной пенсии или увеличения фиксированной выплаты.

В отличие от сведений о трудовой деятельности, этот раздел не направляется сразу после прекращения трудовых отношений. Его включают в ежегодную отчетность и представляют в СФР не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Например, если сотрудник уволился в течение 2026 года, соответствующие сведения необходимо передать не позднее 25 января 2027 года.

За отсутствие этих данных предусмотрен штраф 500 руб.

Если в отчетном квартале сотруднику начислялись выплаты, информация о нем должна быть отражена в разделе 2 формы ЕФС-1, содержащем сведения по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Документ направляется в СФР до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

При нарушении срока фонд вправе взыскать штраф в размере 5% суммы страховых взносов, начисленных за последние три месяца отчетного периода, за каждый полный или неполный месяц просрочки. Избежать штрафов поможет электронная отчетность от Saby (CБИС).

В день прекращения трудовых отношений работодатель обязан полностью рассчитаться с сотрудником. В окончательный расчет входят:

• заработная плата;

• премии и стимулирующие выплаты;

• различные надбавки;

• компенсация за неиспользованный отпуск;

• иные выплаты, облагаемые НДФЛ.

Все доходы, с которых удерживается налог, необходимо показать в расчете 6-НДФЛ.

Датой получения дохода считается последний рабочий день сотрудника. Если в этот день он отсутствовал, окончательный расчет производится не позднее следующего дня после предъявления требования о выплате.

Не все суммы отражаются в расчете. Например, выходное пособие включают только в части, которая превышает необлагаемый лимит, установленный Налоговым кодексом.

Форму необходимо представить в налоговую инспекцию не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом увольнения.

За несвоевременную сдачу расчета налоговая инспекция может назначить штраф 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки.

Если после начала квартала сотруднику начислялись выплаты, облагаемые страховыми взносами, сведения о нем необходимо включить в расчет по страховым взносам.

Эти данные отражаются в разделе 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за период с начала квартала до даты прекращения трудовых отношений.

Документ представляется в налоговую инспекцию не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

За нарушение срока сдачи расчета предусмотрен штраф в размере 5% суммы страховых взносов, подлежащих уплате по расчету, за каждый полный или неполный месяц просрочки.

После увольнения сотрудника обычно приходится подготовить сразу несколько обязательных отчетов. Часть сведений необходимо направить уже на следующий рабочий день, остальные — по итогам квартала или года. Нарушение сроков может привести к штрафам как со стороны СФР, так и налоговой инспекции.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется ориентироваться на «Календарь налогов и отчетности на 2026 год» и использовать сервисы, которые автоматически формируют формы, проверяют их перед отправкой и напоминают о сроках сдачи. Например, Saby (СБИС).

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если сотрудник уволился по собственному желанию?

Да. Основание прекращения трудового договора значения не имеет. Сведения о прекращении трудовых отношений необходимо передать в СФР в любом случае.

Нужно ли отражать уволенного сотрудника в РСВ?

Да, если в отчетном квартале ему начислялись выплаты, облагаемые страховыми взносами.

Когда сдавать сведения о страховом стаже?

Они включаются в ежегодную отчетность по форме ЕФС-1 и направляются в СФР не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Можно ли избежать штрафов за просрочку?

Если отчетность уже была направлена позже установленного срока, контролирующие органы вправе применить штрафы. Поэтому важно заранее отслеживать сроки и своевременно отправлять все обязательные сведения.

С Saby кадровую и налоговую отчетность можно формировать в пару кликов на основании данных учета. Сервис подскажет, какие формы необходимо подготовить после увольнения сотрудника, проверит их перед отправкой и поможет вовремя сдать отчетность в СФР и ФНС без лишних ручных операций. Узнайте больше о возможностях программы по телефону +7 (909) 282-50-95 или по форме ниже.