Маркировка оптом — как работать с маркировкой

В цепочке движения маркированного товара оптовое звено выполняет гораздо больше функций, чем простая перепродажа продукции. На этапе дистрибуции происходит проверка корректности маркировки, подтверждение перехода права собственности и передача кодов следующему участнику оборота.

Основные задачи оптовой компании:

• контроль соответствия кодов маркировки данным в документах;

• приемка продукции через ЭДО;

• передача кодов далее по цепочке;

• мониторинг статусов кодов в ГИС МТ;

• работа с агрегированными упаковками;

• урегулирование вопросов по возвратам и пересортице.

Если производитель допустил ошибку при нанесении кодов или оформлении документов, именно оптовик чаще всего выявляет проблему первым. Поэтому от качества внутренних процессов напрямую зависит возможность дальнейшей реализации продукции.

Для работы с маркированными товарами организация должна быть зарегистрирована в государственной информационной системе мониторинга товаров.

Процесс подключения включает несколько обязательных этапов.

• Выпуск электронной подписи

Директору компании или ИП нужно оформить усиленную квалифицированную электронную подпись. Она потребуется для регистрации в системе и подписания электронных документов.

• Настройка ПО

Для работы с ЭП необходимо криптографическое ПО. После установки выполняется настройка рабочего места и проверка корректности взаимодействия с государственными сервисами.

• Регистрация в системе «Честный ЗНАК»

Компания/ИП проходит регистрацию через официальный портал системы маркировки, подтверждает свои данные и получает доступ к личному кабинету для дальнейшей работы.

• Подключение ЭДО

Движение маркированной продукции между участниками рынка оформляется в ЭДО. Если компания не подключена к оператору ЭДО, принимать и отгружать маркированные товары ей нельзя.

В среднем полный цикл подключения занимает от нескольких дней до недели. Итоговый срок зависит от готовности ЭП и скорости настройки учетной системы.

Приемка считается самым ответственным этапом работы. Именно здесь выявляется большинство несоответствий, которые в дальнейшем способны привести к проблемам с оборотом продукции.

Стандартная схема выглядит следующим образом:

1. Поставщик направляет электронный УПД через оператора ЭДО.

2. После поступления груза сотрудник склада проверяет маркировку.

3. Коды DataMatrix сверяются с информацией из документа.

4. При отсутствии расхождений документ подписывается.

5. Информация автоматически передается в систему маркировки.

После подписания УПД право собственности официально переходит к покупателю.

На практике наиболее распространены три ситуации.

• Несовпадение кодов в документах и на товаре.
  В этом случае допускается частичная приемка корректных позиций либо полный отказ от поставки.

• Поврежденные коды маркировки.
  Если DataMatrix невозможно считать сканером, продукция считается немаркированной. Такой товар не рекомендуется принимать до устранения проблемы поставщиком.

• Излишки относительно УПД.
  Товар сверх указанного количества может быть принят только после получения корректирующих документов.

Распространенная ошибка многих компаний — сначала разместить продукцию на складе, а работу с электронными документами оставить на потом. В результате товар физически присутствует, но юридически еще не принадлежит организации. Такой ситуации следует избегать.

При продаже маркированного товара необходимо передать не только саму продукцию, но и информацию о кодах маркировки.

Для этого формируется УПД, в котором содержатся сведения обо всех передаваемых кодах. Документ отправляется покупателю через систему электронного документооборота.

Типовой порядок действий выглядит так:

• подготовка отгрузочных документов;

• подбор товара на складе;

• проверка кодов маркировки;

• отправка УПД через ЭДО;

• получение подтверждения от покупателя.

После подписания документа новым владельцем сведения автоматически отражаются в ГИС МТ, а права на коды переходят следующему участнику оборота.

Особое внимание необходимо уделять срокам передачи документов. Задержки могут привести к расхождениям между фактическим движением товара и данными системы маркировки. Чтобы избежать ошибок, переходите на Saby (CБИС).

При работе с крупными объемами продукции ручная обработка каждого кода становится трудоемкой и экономически невыгодной. Для решения этой задачи используется агрегация.

Суть механизма заключается в объединении большого количества индивидуальных кодов в единый транспортный код упаковки. В качестве такого идентификатора применяется КИТУ — код идентификации транспортной упаковки.

Например, вместо проверки нескольких тысяч единиц продукции сотруднику склада достаточно отсканировать код палеты или короба. Система автоматически определит все вложенные товары.

Использование агрегации позволяет:

• ускорить приемку и отгрузку;

• сократить количество ошибок персонала;

• повысить производительность склада;

• упростить работу с крупными партиями;

• обеспечить эффективный поэкземплярный учет.

Особенно востребована агрегация при поставках в торговые сети, логистические центры и крупные распределительные комплексы.

Даже при хорошо организованных процессах компании регулярно сталкиваются с нестандартными ситуациями.

Возврат маркированного товара

Если продукция возвращается от контрагента, операция оформляется через корректировочный УПД либо отдельный документ возврата. После подписания документов коды вновь закрепляются за отправителем. При этом необходимо возвращать именно те идентификаторы, которые были переданы ранее.

Повреждение DataMatrix

Нечитаемый код маркировки считается серьезным нарушением. Если проблема возникла уже после приемки товара, потребуется выполнить процедуру перемаркировки. Для этого старый код выводится из оборота с указанием причины, после чего заказывается новый идентификатор и наносится на продукцию.

Расхождения в остатках

Во время инвентаризации могут обнаруживаться несоответствия между фактическим наличием товара и данными учетной системы. Подобные ситуации требуют обязательной сверки с ГИС МТ и корректировки информации. Иначе дальнейшие операции с кодами могут оказаться невозможными.

Контролирующие органы уделяют особое внимание соблюдению правил работы с маркированными товарами.

Нарушения могут привести к следующим последствиям:

• административным штрафам;

• конфискации товара;

• уголовной ответственности при крупном размере нарушения.

Подробнее об ответственности в сфере маркировки читайте в статье: «Штрафы и уголовная ответственность в сфере маркировки в 2026 году».

Чтобы минимизировать риски, рекомендуется регулярно проводить внутренний аудит процессов, контролировать состояние кодов маркировки и периодически сверять данные учетной системы с информацией в личном кабинете «Честный ЗНАК».

Для полноценной работы с маркированной продукцией оптовой компании потребуется соответствующая техническая база.

В минимальный комплект обычно входят:

• 2D-сканеры для считывания DataMatrix;

• терминалы сбора данных для работы на складе;

• принтеры этикеток для перемаркировки и агрегации.

Дополнительным преимуществом станет интеграция ГИС МТ с программой учета. Это позволяет сократить объем ручных операций и снизить вероятность ошибок.

Оптовые компании все чаще поставляют продукцию продавцам, работающим через маркетплейсы. В этом случае необходимо учитывать специфику передачи кодов маркировки.

При поставках на склады маркетплейсов по модели FBO сведения о кодах должны быть переданы через электронный документооборот одновременно с товаром. Если документы не оформлены своевременно, возникают сложности с дальнейшим учетом продукции и выводом кодов из оборота.

Поэтому для работы с крупными площадками рекомендуется максимально автоматизировать процессы формирования и отправки УПД.

Если вашей компании требуется подключение к системе маркировки, настройка ЭДО, интеграция с учетной системой или автоматизация работы, используйте Saby (СБИС). Решение позволит быстро организовать работу с маркированной продукцией и соблюдать требования законодательства без лишних затрат времени и ресурсов. Оставьте заявку ниже или позвоните нам по телефону +7 (909) 282-50-95, чтобы узнать больше.