Какие отчеты нужно сдавать в службу занятости в 2026 году?

В текущем году компании и предприниматели отчитываются не только перед налоговой инспекцией, статистическим ведомством и Социальным фондом, но и перед службой занятости населения. Часть данных подается регулярно, другие — по мере наступления определенных событий. Пропуск сроков или полное игнорирование обязанностей влечет административные штрафы.

Все актуальные формы отчетов утверждены приказом Министерства труда от 16 апреля 2024 года № 195н (далее — Приказ).

Если среднесписочная численность персонала составляет более 35 человек, работодатели обязаны трудоустраивать определенное количество инвалидов — это требование называется квотой. Соответствующее правило закреплено в пункте 1 статьи 38 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в РФ». Следует учитывать, что мало только выделить рабочие места — инвалидов требуется фактически трудоустроить.

Точную квоту утверждают власти региона. Обычно она варьируется от 2 до 4% от среднесписочной численности. О соблюдении этого требования необходимо ежемесячно отчитываться перед службой занятости. Для этого используется форма № 7 из Приказа.

Какие данные отражают в отчете:

• среднесписочная численность сотрудников за предшествующий квартал и за отчетный месяц;

• число инвалидов, которые фактически трудоустроены в рамках квоты в отчетном месяце;

• количество рабочих мест, которые работодатель создал специально для инвалидов.

Представить информацию необходимо в срок до 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

Отчет сдается через ЛК работодателя на специальной цифровой платформе «Работа в России».

Когда компания или индивидуальный предприниматель принимают решение о ликвидации (прекращении деятельности), об этом требуется уведомить службу занятости. Уведомление составляется по форме № 1 из Приказа.

В документ вносят сведения о ликвидации юридического лица либо о прекращении деятельности предпринимателя. Сроки направления зависят от статуса работодателя:

• для компаний — как минимум за два месяца до начала ликвидации;

• для ИП — минимум за две недели.

Кроме того, возможны ситуации, когда утвержденное ранее решение о ликвидации в дальнейшем было отменено. Об этом бизнес также обязательно уведомляет службу занятости. Заполняется та же форма № 1, но в этом случае проставляется отметка об отмене. Документ нужно отправить в течение трех рабочих дней с момента отмены.

Когда на предприятии вводится простой (то есть временно приостанавливается работа по причинам экономического, технологического или организационного характера) работодатель должен проинформировать службу занятости. Для такого уведомления в Приказе предусмотрена форма № 3.

Подать документ нужно в течение трех рабочих дней с момента принятия решения (официального оформления приказа).

В тот же трехдневный срок работодатель отчитывается и об иных кадровых изменениях из списка:

• введение, изменение и отмена режима неполного рабочего дня — используется форма № 2;

• временный перевод персонала на удаленный формат работы по инициативе работодателя, изменение и отмена такого формата — используется форма № 4;

• применение к работодателю процедур банкротства — используется форма № 5.

В случае, если работодатель решил сократить штат или численность сотрудников, он должен предупредить службу занятости. Сроки различаются в зависимости от статуса:

• юрлица предупреждают минимум за два месяца до старта сокращений;

• ИП — минимум за две недели.

Для такого отчета используется форма № 1 из Приказа. В документе нужно отразить информацию о сокращении, количество сотрудников, которых планируется уволить и дату расторжения трудовых соглашений с ними.

Особый случай — это массовое увольнение. Может возникнуть ситуация, когда сокращение повлечет за собой массовое высвобождение работников, тогда предупредить службу занятости требуется минимум за три месяца до даты начала таких процедур.

Работодатель, передумавший сокращать работников, должен сообщить об этом в службу занятости. Используется та же форма № 1. Представить ее нужно в течение трех рабочих дней со дня отмены решения.

На работодателей возложена обязанность сообщать в службу занятости о свободных рабочих местах и вакансиях. Для этого применяется форма № 6 из Приказа.

В отчет вносятся:

• официальное название вакансии;

• профессия и сфера деятельности;

• требования, предъявляемые к кандидатам;

• предусмотренные для вакансии должностные обязанности.

Когда подать форму:

• о появлении новых вакансий — в течение трех рабочих дней;

• об изменениях в ранее заявленных вакансиях — в течение пяти рабочих дней.

Отслеживать вручную сроки по разным формам и контролировать изменения в законах и квотах — огромная нагрузка на бизнес. Ошибки и просрочки ведут к штрафам. Saby (СБИС) решает эту боль: напоминает о сроках, проверяет правильность заполнения форм и позволяет отправить их онлайн.

За несвоевременную подачу или ненаправление отчетов в органы занятости бизнесу грозит административная ответственность согласно статье 19.7 КоАП РФ. Этой статьей предусмотрены следующие штрафы:

Отдельная ответственность наступает за невыполнение квот для инвалидов. Работодателя, который не выполнил квоту и не отчитался о ее выполнении, привлекают к ответственности по статье 5.42 КоАП РФ (нарушение прав инвалидов в сфере трудоустройства). Штрафы здесь значительно выше:

Saby (СБИС) автоматизирует кадровый учет и всю отчетность по сотрудникам — от приема до увольнения. Система проверяет документы перед отправкой, напоминает о сроках, позволяет отслеживать статус обращений и получать подтверждения о приеме. Все в одном окне, без ошибок и лишних действий.

Хотите сдавать отчеты по работникам вовремя и без штрафов? Подключайте электронную отчетность и кадровый учет от Saby (СБИС) у нас. Оставьте заявку на сайте или позвоните по телефону: +7 (909) 282-50-95.