Как работать с контрагентами в СБИС ЭДО: настройка электронного документооборота

Для начала работы в СБИС ЭДО необходимо настроить связь с контрагентами. Если партнер еще не подключен к вашему оператору ЭДО, потребуется отправка приглашения. Рассказываем, как найти организацию, направить предложение о подключении и начать обмен документами в СБИС.

Чтобы компания могла обмениваться документами с другой организацией, ИП или физическим лицом, обе стороны должны быть подключены к сервису электронного документооборота. Если контрагент использует другую систему ЭДО или еще не подключился к ней, необходимо отправить ему приглашение через СБИС.

После принятия приглашения между организациями устанавливается защищенный канал связи. Это позволяет передавать счета, акты, накладные и другие документы онлайн без потери юридической значимости. Процесс подключения разработан так, чтобы минимизировать участие пользователя в технических настройках.

Первый этап работы — поиск партнера в системе. Чтобы найти активные компании, перейдите в раздел «Компании» и воспользуйтесь функцией поиска или разделами справочника.

В строке поиска укажите полную или частичную информацию о компании. Система поддерживает поиск по следующим данным:

• название компании — полное или сокращенное;

• адрес организации — фактический или юридический;

• контактные данные — телефонный номер, адрес сайта или электронной почты;

• реквизиты — ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО;

• идентификатор электронного документооборота — если организация уже подключена к ЭДО;

• БИК — для поиска данных банка;

• наименование товарного знака.

Существует два способа пригласить партнера в систему. Первый вариант удобен, чтобы настроить обмен документами заранее.

Пошаговая инструкция:

1. Найдите партнера в разделе «Компании» по ИНН или КПП.

2. Откройте карточку организации.

3. Выберите действие «Пригласить в СБИС».

4. Проверьте отображенные данные.

5. Впишите электронную почту контрагента и отправьте приглашение.

Система автоматически сформирует уведомление для партнера. Вы получите сообщение, когда контрагент примет или отклонит ваше предложение.

Второй способ позволяет совместить отправку документа с предложением присоединиться к СБИС ЭДО. Это удобно, если нужно срочно передать счет или акт новому партнеру.

Порядок действий:

1. Создайте на имя контрагента новый документ и заполните его.

2. Нажмите кнопку «Отправить» и выберите оператор «Saby (СБИС)».

3. Система предложит отправить документы и приглашение на email.

4. Введите адрес электронной почты партнера.

5. Нажмите «Отправить».

Партнер получит письмо со ссылкой на скачивание документов и предложение присоединиться к СБИС. Это ускоряет начало работы: контрагент видит документ сразу и может оперативно подключиться для дальнейшего обмена.

Если контрагент отправил вам предложение о подключении, его нужно подтвердить в системе. Это осуществляется через настройки вашей организации.

Алгоритм действий:

1. В разделе «Наши компании» выберите свою организацию.

2. В карточке компании нажмите на значок с тремя точками и зайдите в «Историю изменений».

3. Нажмите на значок фильтра и выберите пункт «Действия».

4. Откройте раздел «Приглашения контрагентов».

5. В открывшемся списке вы увидите компании со всеми приглашениями: активными и уже принятыми — осталось принять или отклонить нужное.

Также этот функционал доступен в приложении Saby Docs: для этого следует зайти на вкладке «Наши» в раздел «Контрагенты». В папке «Можно обмениваться» будет представлен список компаний, доступных для отправки документов через роуминг.

Подключение контрагента в СБИС ЭДО открывает возможности для полноценной цифровой работы. Вы больше не зависите от почтовых сроков или курьерской доставки. Все документы сохраняются в электронном архиве, доступны для поиска и проверки в любое время.

Система автоматически проверяет подписи и статусы документов, что снижает риски ошибок и штрафов. 

Настройка работы с контрагентами в СБИС занимает несколько минут и не требует специальных технических знаний. Поиск организации, отправка приглашения и принятие запроса выполняются через удобный интерфейс системы.

Если у вас остались вопросы по тому, как работать с контрагентами в СБИС, нужна помощь по настройке системы или возникли проблемы — звоните по номеру +7 (909) 282-50-95. Наши специалисты помогут подобрать решение и обеспечат стабильную работу электронного документооборота.