Фискальный накопитель (ФН): что это такое и для чего нужен

Закон 54-ФЗ устанавливает, что каждая касса должна обязательно работать с фискальным накопителем.

Фискальный накопитель (ФН) — это своего рода «память» кассового оборудования: он фиксирует все проводящиеся операции, а затем в зашифрованном формате отправляет сведения оператору фискальных данных (ОФД).

Все данные, записанные в ФН, не подлежат корректировке, а само устройство не допускается передавать другим пользователям или использовать повторно. 

Фискальные накопители отличаются по периоду их действия — на 15 либо на 36 месяцев.

Оптимальный вариант подбирают исходя из применяемой системы налогообложения и специфики бизнеса.

В таблице представлены условия для определения подходящей модели:

Кроме того, при наличии некоторых дополнительных факторов, бизнес может применять только ФН на 15 мес.:

• совмещение ОСНО и спецрежима;
• если бизнес выступает как платежный агент/субагент;
• работа в автономном режиме;
• продажа подакцизных товаров.

Чаще всего это вызвано отсутствием интернет-соединения. Бизнесу стоит связаться с провайдером и уточнить, не происходит ли технических сбоев.

Даже при временном отключении связи кассир может продолжать проводить продажи. Все данные фиксируются в фискальном накопителе и будут автоматически переданы ОФД, как только доступ к сети восстановится.

Одна из распространенных причин блокировки — отсутствие передачи чеков в ОФД из-за проблем с интернетом. В такой ситуации данные хранятся в ФН до 30 дней. Если за это время соединение так и не восстановится и чеки не будут отправлены, касса автоматически заблокируется. При этом все данные сохранится внутри ФН.

Проверить количество чеков, которые не были отправлены, можно в отчете о закрытии смены. В строке «Количество непереданных ФД» должно быть значение 0. Если указано другое число — обратите внимание на дату, начиная с которой прекратилась отправка чеков.

Если работать с ФН, который не соответствует системе налогообложения бизнеса, это может привести к административному штрафу (часть 4 статьи 14.5 КоАП РФ). Размер взыскания для компаний и ИП составляет от 5000 до 10 000 руб.

Фискальный накопитель необходимо поменять, когда истекает срок его службы или память полностью заполняется.

Касса заранее предупредит о том, что требуется замена: в «Отчете о закрытии смены» появится уведомление «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена». Замену ФН можно осуществить самостоятельно: сначала нужно сформировать отчет о закрытии ФН, после чего извлечь старое устройство и установить новое.

После замены ФН онлайн-кассу потребуется перерегистрировать. Сделать это можно на сайте налоговой, но удобнее через сервис Saby (СБИС). 

Фискальные накопители можно купить в любой специализированной организации.

Все требования к ФН четко прописаны в 54-ФЗ. Проверить соответствие купленного накопителя можно через Реестр фискальных накопителей либо через сервис проверки по заводскому номеру на сайте налоговой. Это позволяет избежать штрафов за работу с онлайн-кассой, не соответствующей законодательству.

Кассы могут передавать данные в налоговую в нескольких форматах. На сегодняшний день актуальны ФФД 1.05, ФФД 1.1 и ФФД 1.2. У более новых форматов предусмотрено больше реквизитов и их структура более сложная.

• Допускается ли повторное использование ФН? 
  Нет, повторное использование недопустимо. У него ограниченный ресурс памяти и установленный срок службы.
• Что следует делать с уже использованным ФН? 
  После окончания использования ФН нужно хранить 5 лет, как предусмотрено пунктом 2 статьи 5 54-ФЗ.
• Требуется ли замена ФН при смене бизнесом налогового режима? 
  Если изменяется только налоговый режим, заменять фискальный накопитель не нужно. В этом случае достаточно только перерегистрировать кассу без замены ФН.
• Сокращение «ФН» в кассовом чеке: обязательно ли указывать? 
  В чеке должны присутствовать все обязательные реквизиты, включая заводской номер фискального документа. Этот номер отображается рядом с сокращением «ФН». Номер накопителя указывают при настройке кассы, еще до ее начала эксплуатации.

Хотите упростить работу с онлайн-кассой и автоматизировать процессы? Мы поможем — позвоните +7 (909) 282-50-95 или отправьте заявку прямо сейчас по форме ниже.