Изменения в обмене электронными счетами-фактурами с 1 октября 2025 года

Министерство финансов разработало обновленные правила выставления и получения счетов-фактур в электронном формате по ТКС. Перейти на них в обязательном порядке нужно с 1 октября 2025 года.

По действующим правилам, при получении электронного счета-фактуры покупатель формирует извещение о получении (ИоП), подписывает его ЭП и передает через своего оператора ЭДО. Далее оно поступает оператору продавца и затем самому продавцу — в течение одного рабочего дня на каждом этапе.

При обнаружении ошибки покупатель направляет уведомление об уточнении (УоУ) с электронной подписью и подтверждением получения. Процедура аналогична передаче ИоП и может занимать несколько дней, а с учетом выходных до недели.

С 1 октября 2025 года вместо извещений и уведомлений будут применяться универсальные сообщения. Они не требуют подтверждения дат и обязательной электронной подписи, а передаются напрямую через операторов ЭДО. Это упростит процесс и значительно сократит время обмена счетами-фактурами.

Универсальные сообщения — это электронные документы, с помощью которых участник сделки будут кратко информировать контрагента о получении счета-фактуры, необходимости уточнений или предоставления дополнительных сведений.

Сообщения формируются в электронной форме, передаются по ТКС и не требуют подписания ЭП, а также подтверждения даты и времени отправки или получения. При этом их можно передать сразу через оператора ЭДО контрагента. Число универсальных сообщений не ограничено. 

Минфин подготовил классификатор кодов причин направления универсальных сообщений:

• 1999 — извещение о получении (ИоП),
• 2999 — уведомление об уточнении (УоУ),
• 3999 — отказ в подписи,
• 4002 — запрос дополнительной информации.

В дальнейшем список кодов будет расширен.

Обмен универсальными сообщениями будет применяться для электронных счетов-фактур, УПД, корректировочных счетов-фактур и неформализованных документов, не имеющих утвержденного формата. В перспективе универсальные сообщения заменят для участников ЭДО текстовые документы, передаваемые через ТКС, почту и мессенджеры.

Новый порядок обмена счетами-фактурами и другими электронными документами станет обязательным с 1 октября 2025 года. ФНС рекомендует начать подготовку заранее. 

Операторы ЭДО обязаны к этому сроку внедрить технологию универсальных сообщений. Это включает обеспечение возможности приема и отправки универсальных сообщений, а также организацию их обмена в режиме роуминга — то есть взаимодействия между различными операторами ЭДО. Такая интеграция позволит контрагентам, подключенным к разным операторам, обмениваться электронными документами без задержек и сбоев. 

Организациям и ИП следует быть готовыми к своевременному обновлению ПО и проинформировать сотрудников о новых правилах. Также компаниям рекомендуется согласовать с контрагентами порядок обмена универсальными сообщениями. Для этого можно заключить соглашение, указав ответственных лиц.

Чтобы быстрее и удобнее обмениваться электронными счетами-фактурами и другими документами, используйте СБИС. Позвоните по номеру +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку ниже — мы расскажем, как упростить работу и автоматизировать бизнес-процессы с помощью СБИС.