Как нанять удаленного сотрудника

В ТК нет определения «удаленная работа», при этом используется термин «дистанционная работа». Это равноценные понятия.

При таком формате трудоустройства человек выполняет работу вне офиса либо производства в любом удобном ему месте. Общение с работодателем ведется через электронную почту, телефон и CRM‑системы.

Варианты:

1. Полная удаленка. Сотрудник не посещает офис, может работать из другого населенного пункта.
2. Временный перевод на дистанционную работу. Например, на период ремонта офиса или при наступлении чрезвычайных ситуаций (пандемия). Оформить временный перевод можно на срок не более шести месяцев.

3. Периодическая удаленка. В этом случае сотрудник часть времени работает из офиса, а оставшийся период — из дома.

Процедура трудоустройства при любом их этих вариантов будет одинаковой.

Особенность в том, что работа на дому предполагает физический труд из материалов и инструментами, предоставленными работодателем. Надомник также вправе привлечь к работе членов семьи. Это не допускается при дистанционной работе.

Действуют общие правила по трудоустройству. Отличие заключается в способе обмена документами.

• Лично. Подойдет, если стороны находятся в одном и том же городе.
• Почтой России или службой доставки. Используются заказные письма с уведомлением о вручении. Сотрудник несет почтовые расходы сам, если иное не прописано в трудовом соглашении.
• Электронно. Этот вариант очень удобен при удаленной работе. Организовать кадровый электронный документооборот (КЭДО) легко с помощью СБИС.

Однако совсем уйти от бумажных документов нельзя. Например, при увольнении потребуется отправить заверенную копию приказа по почте (часть 3 статьи 312.8 ТК РФ). В случае, если работник не перешел на электронную трудовую книжку, необходимо будет вести ее на бумаге.

1. Выдача ЭП.
   Для подписания кадровых документов сотруднику необходима электронная подпись. Для этого подойдет неквалифицированная подпись (НЭП). Оформите ее удаленно в момент приема. Например, в СБИС это займет всего несколько минут. Выдача ЭП — платная услуга. Работодатель обязан оплатить ее за удаленного работника только в том случае, если это установлено в локальном акте либо в самом трудовом договоре.
   В СБИС НЭП включена в стоимость ЛК пользователя. Поэтому при увольнении одного работника и приеме на его место другого работодатель без доплат получает НЭП и кабинет для нового сотрудника.

2. Запрос документов.
   Все нужные документы сотрудник может выслать в формате фото или скан-копий (ЭП не нужна).
   СБИС самостоятельно проверит подлинность паспорта. Также по паспортным данным можно уточнить ИНН.

3. Подписание документов.
   СБИС позволяет быстро сформировать нужный комплект документов и всего в несколько кликов отправить их в ЛК работника. При этом для каждой должности автоматически будет собираться разный пакет локальных актов.

4. Положение об удаленной работе.
   Этот документ не относится к обязательным, но работодателям рекомендуется его разработать, чтобы урегулировать все важные вопросы.
   Когда работник через ЛК подпишет все нужные документы, их не нужно выводить на печать. Они сохранятся в электронном виде.

5. Внесение записи в бумажную трудовую книжку.
   Если сотрудник попросит внести запись в бумажную трудовую, он должен отправить ее работодателю по почте.

6. Отправка отчета в СФР.
   Необходимо предоставить в Соцфонд отчет ЕФС‑1 при приеме удаленного сотрудника. Срок: в день приема либо на следующий рабочий день. В графе 6 следует ввести код «ДИСТ». Отчет можно отправить электронно, это легко сделать в СБИС.
   Кроме того, программа заранее проверит отчет на ошибки.

Рекомендуется разработать специальный бланк трудового договора для удаленщиков.

Что в него включить:

1. Пункт о том, что человек оформляется на дистанционную работу. Не стоит писать «удаленная работа».
2. Место выполнения работы — адрес самого работника. Укажите, что он должен уведомлять компанию, если переезжает в другой город.
3. Правила взаимодействия с начальником и командой, какие отчеты и когда нужно сдавать.
4. Режим работы. Если это необходимо, нужно указать конкретные рабочие часы и часовой пояс. Можно также установить свободный график. 
5. Вопросы предоставления оборудования, оплаты мобильной связи, интернета, электроэнергии. Если сотруднику выплачивается компенсация, ее размер нужно установить в договоре.
6. Два дополнительных условия увольнения:

• при невыходе на связь с работодателем более двух дней;
• при переезде в иную местность, что не позволяет продолжать работу.

Допускается включать и другие условия, если они не противоречат ТК РФ.

Возможна ситуация, когда сотрудник выезжает за границу на долгое время. Как работодатель должен при этом действовать?

Согласно позиции Минтруда такого сотрудника следует уволить. Это объясняется тем, что действие ТК РФ распространяется только на территорию России. Чтобы продолжить сотрудничество, необходимо заключить гражданско-правовой договор.

При этом у ФНС другая позиция по этому вопросу. По их мнению, главное — вовремя и в полном объеме перечислить налоги. Для релокантов действует та же ставка НДФЛ, что и для работников, которые проживают в РФ. Если работник находится вне РФ более 183 дней в течение 12 месяцев подряд, он приобретает статус нерезидента, тогда его ставка будет 30%.

Чтобы полностью исключить вероятность штрафа, работодателям рекомендуется ориентироваться на позицию Минтруда.

Переходите на СБИС, чтобы всегда вести кадровый учет корректно и автоматизировать повторяющиеся задачи. Функционал программы позволяет быстро формировать нужные документы и обмениваться ими с удаленными сотрудниками. Если у вас остались вопросы, задайте их по телефонам +7 (903) 043-36-66, +7 (909) 282-50-95. Или заполните короткую форме ниже.