Как настроить документооборот: инструкции к применению

Электронный документооборот (ЭДО) — это технология, которая позволяет организовать оперативный и комфортный обмен данными как внутри организации, так и с внешними сторонами: клиентами, поставщиками, государственными органами и частными лицами. В основе ЭДО лежит работа с документами в цифровом виде на всех этапах — от создания до хранения. 

Юридическую значимость таким документам придает электронная подпись, делая их полноправной заменой бумажным носителям. Это не только ускоряет процессы, но и существенно снижает административные издержки.

Одним из популярных решений на рынке является система ЭДО Saby (СБИС). Ее ключевое преимущество — возможность быстрого развертывания работоспособной системы. Saby предоставляет комплекс инструментов для эффективного и безопасного документооборота:

• Юридическая значимость. Все документы подписываются квалифицированной электронной подписью.

• Безопасность. Защита от несанкционированного доступа, перехвата или фальсификации данных.

• Автоматизация проверок. Контроль корректности заполнения счетов-фактур, актов и накладных.

• Внутренний документооборот. Настройка маршрутов согласования внутри компании.

• Адресация и доступ. Гибкое распределение входящих документов между сотрудниками и подразделениями с настройкой прав доступа.

• Масштабируемость. Возможность подключения неограниченного числа пользователей.

• Надежное хранение. Неограниченный объем облачного архива с резервированием на серверах в РФ.

• Взаимодействие с госорганами. Прямая отправка документов в контролирующие инстанции.

• Детальный аудит. Фиксация всех действий с документом (отправка, получение, подписание) в протоколе.

• Техническая поддержка. Круглосуточная помощь в решении любых вопросов.

Внедрение ЭДО для работы с контрагентами позволяет централизованно настраивать и отслеживать все взаимодействия с партнерами и сопутствующие бизнес-процессы.

С помощью ЭДО Saby вы получаете возможность оперативно принимать товары, визировать документы, корректировать неточности, а также формировать заказы из учетной системы и управлять закупками.

Ключевые возможности для работы с контрагентами:

• Согласование условий. Обсуждайте ценовые условия и правки в чате непосредственно в карточке документа, фиксируя итоговые договоренности электронной подписью.

• Закрывающие документы. Мгновенно подписывайте полный комплект документов (накладные, счета-фактуры, акты, УПД). В случае расхождений — оперативно отправляйте файл партнеру для внесения корректировок.

• Электронные транспортные накладные (ЭТрН). Автоматизируйте оформление грузоперевозок и наладьте безбумажное взаимодействие между отправителем, получателем и перевозчиком.

• Сверка взаиморасчетов. Проводите точное сравнение расчетов с неограниченным числом контрагентов — СБИС автоматически рассылает акты сверки.

Использование ЭДО СБИС для документооборота с контрагентами позволяет выстроить эффективное сотрудничество, оптимизировать операционные процессы и усилить контроль над сделками.

Выстройте и автоматизируйте внутренние бизнес-процессы вашей компании, используя систему Saby для внутреннего ЭДО.

Ключевые функции внутреннего ЭДО в Saby:

• Цифровое создание и согласование. Работайте с любыми внутренними документами — служебными записками, приказами, договорами и заявками — в полностью электронном формате.

• Эффективная удаленная коммуникация. Обеспечьте беспрепятственное взаимодействие между сотрудниками, независимо от их местоположения — удаленно или в разных филиалах.

• Управление задачами без бумажной волокиты. Переведите постановку и контроль задач в цифровую среду, минимизируя бюрократические процедуры.

Вы можете легко проектировать маршруты движения документов, определять этапы их жизненного цикла, устанавливать логические переходы между этапами и назначать ответственных исполнителей.

Система электронного кадрового документооборота СБИС позволяет упорядочить и перевести в цифровой формат весь комплекс кадровой документации — от приказа о приеме на работу до завершающих документов при увольнении. Решение подходит для штатных сотрудников и самозанятых специалистов, независимо от места их работы: в офисе, удаленно или в командировке.

Ключевые преимущества кадрового ЭДО в СБИС:

• Конфиденциальность и безопасность — гарантированная защита персональных данных и кадровой информации.

• Интеграция с учетными системами через готовые решения или API.

• Готовая библиотека шаблонов ускоряет их создание и оформление в соответствии с требованиями законодательства.

Электронный архив в Saby — комплексное решение для хранения архивных электронных документов. С помощью модуля Saby Archive («СБИС Архив») вы получаете возможность сохранять документы из личного кабинета непосредственно на жесткий диск компьютера для работы в офлайн-режиме.

Документы можно сохранять в распространенных форматах *.xml и *.pdf и просматривать файлы как через интерфейс Saby, так и напрямую через папки на компьютере.

Это упрощает работу с документацией, повышает производительность и сокращает время на поиск.

Использование электронного архива позволяет рационально использовать пространство облачного хранилища Saby Space («СБИС Диск»). При подключении к интернету данные автоматически синхронизируются с платформой online.sbis.ru, и новые документы незамедлительно поступают в ваш архив.

Чтобы перейти на ЭДО, достаточно пригласить контрагентов в Saby (СБИС).

Для этого в разделе «Компании» введите ИНН/КПП нужного контрагента и откройте его карточку. Далее кликните «Пригласить в СБИС».

Проверьте корректность реквизитов организации, затем укажите email контрагента. Кликните «Отправить» — в результате контрагенту придет письмо со ссылкой на регистрацию.

Также приглашение можно сформировать и отправить прямо через документ. Для этого откройте электронный документ. Кликните «Отправить» и укажите «Saby (СБИС)». Программа предложит отправить приглашение автоматически, для этого нужно просто указать нужный email.

Когда получатель примет либо отклонит приглашение, в системе появится уведомление об этом.

Для налаживания обмена электронными документами с партнерами, использующими других операторов ЭДО, необходимо настроить роуминг. Это осуществляется через отправку приглашения к электронному документообороту вашему контрагенту. Входящие приглашения СБИС примет автоматически. 

Все поступающие от ваших контрагентов документы автоматически направляются в раздел «Документы / Входящие». О поступлении новых файлов система просигнализирует через плагин и центр уведомлений.  

Чтобы подписать документы, необходимо вставить носитель с ЭП в компьютер.

Каждое вложение, расположенное на вкладке «Документы», требует обязательной проверки. Файлы, заверенные электронной подписью, будут помечены соответствующим специальным знаком.

После проверки всех вложений и при отсутствии замечаний утвердите документ, нажав соответствующую кнопку «Утвердить».

Воспользуйтесь кнопкой «Отклонить», если вы не можете утвердить ни один документ из представленного комплекта.

Для утверждения отдельных документов из комплекта отметьте галочками нужные вложения и нажмите кнопку «Утвердить».

Для отклонения некоторых вложений необходимо отметить их, в поле «Комментарий» указать причину либо выбрать ее из ранее оставленных комментариев и нажать «Отклонить».

Для формирования и направления электронного документа перейдите в раздел «Документы» → «Исходящие», нажмите кнопку «+» (Создать), выберите из раскрывающегося списка требуемый тип операции или документ.

Далее необходимо проверить корректность внесенных данных, при необходимости указать дополнительную информацию и добавить перечень товаров или услуг.

Для добавления файловых вложений перейдите на вкладку «Документы», воспользуйтесь опцией «Добавить» для прикрепления электронного файла или сканированной копии бумажного документа. Максимальный объем всех прикрепленных файлов — 100 Мб для абонентов СБИС, если документ отправляется в роуминг, лимит зависит от ограничений стороннего оператора, количество отдельных файлов — до 200 вложений.

Для отправки документа по кнопке  укажите способ отправки — через Saby либо по email.

Переходите на электронный документооборот с Saby. Мы обеспечим простоту внедрения и комфорт использования:

• Подберем оптимальное решение для вашего бизнеса.

• Осуществим подключение.

• Обеспечим постоянное техническое сопровождение.

Сделайте первый шаг к эффективному документообороту. Позвоните нам по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку ниже, чтобы получить консультацию специалиста.