Как оформить МЧД: инструкция и ответы на вопросы

Обязательное применение машиночитаемых доверенностей стартует уже 1 сентября 2024 года. 

Это означает, что физлица-представители (сотрудники) компаний и ИП до 31 августа вправе использовать для подписания электронных документов свои сертификаты ЭП старого образца без приложения МЧД.

С сентября такие представители должны использовать только квалифицированные сертификаты физлиц с приложением МЧД.

Перейти на новые правила можно и раньше этого срока в добровольном порядке. Рассказываем, какие вопросы при этом могут возникнуть и как их решить.

Руководитель организации вправе совершать действия от имени компании без доверенности. Поэтому директору МЧД не требуется. Однако ему необходимо получить ЭП ФНС, чтобы выдавать электронные доверенности другим сотрудникам.

У учредителя компании такого права нет. Согласно закону учредитель не может представлять интересы компании без доверенности. Единственное исключение — это случаи, когда учредитель одновременно является и руководителем организации.

Также при необходимости директор может выдать МЧД помощнику, чтобы тот оформлял передоверие на других сотрудников компании. Для этого в доверенности на помощника нужно прямо прописать возможность передоверия.

Руководитель компании может выдать МЧД как любому сотруднику, так и сторонней компании, ИП либо физлицу.

Доверенность можно зарегистрировать от управляющей компании. Также допускается оформление нескольких доверенностей от разных юрлиц/ИП на одного представителя.

По общему правилу передоверие полномочий должно быть заверено у нотариуса. Однако это правило не распространяется на доверенности, которые выдаются организациями и руководителями филиалов, представительств организаций.

Таким образом, когда МЧД в порядке передоверия выдает директор компании/филиала, нотариальное удостоверение не требуется. Когда полномочия по МЧД передает рядовой сотрудник, передоверие потребуется заверить у нотариуса.

Руководители филиалов, представительств действуют на основании доверенности головной компании, поэтому для работы им потребуется МЧД. При этом директор головной компании может выдать МЧД не только на руководителя, но и на любого сотрудника филиала/представительства.

Если филиал будет самостоятельно представлять электронную налоговую отчетность, МЧД оформляется головной организацией и подписывается ЭП ее руководителя, но в реквизитах доверенности указывают КПП филиала.

Руководитель компании может выдать МЧД любым третьим лицам для представительства, в том числе перед ФНС. Допускается выдача электронной доверенности сторонним компаниям, например, предоставляющим бухгалтерские услуги. В таком случае в реквизитах доверенности указывается КПП самой организации, а не аутсорсинговой фирмы.

Если закончится срок действия ЭП, регистрировать новую МЧД не понадобится.
Достаточно заказать новую подпись и можно продолжать отправлять документы и отчеты на основании действующей доверенности.

Если нужно выдать электронную доверенность на стороннее лицо, потребуется завести его карточку в СБИС (доступ при этом можно не предоставлять). 

• Перед началом оформления необходимо проверить, что все нужные данные внесены в карточки руководителя и представителя. 

Для руководителя: СНИЛС, должность и дата рождения. 

Для представителя: СНИЛС, должность, дата рождения, данные паспорта (документа, удостоверяющего личность) и ИНН.

• В выписке ЕГРЮЛ на компанию должны быть указаны данные о руководителе (проверьте через карточку в разделе компаний). Если эти данные скрыты, зарегистрировать электронную доверенность нельзя.

• В разделе «Подписи» проверьте наличие ЭП директора:

• Также ЭП должна быть у представителя:

• Откройте «Настройки/Наши компании» и кликните на карточку компании. В разделе «Сдача отчетности» через кнопку добавьте ИФНС по адресу учета:

• Для доверенности в Соцфонд: в карточке компании в реквизитах нужно проверить «№ в ФСС». В нем должен быть внесен рег. номер в СФР (ФСС).

• В разделе «Доверенности» кликните :

• Внесите данные о том, кто и кому доверяет право подписи.
• Внесите срок доверенности, право передоверия и ограничение по подразделениям, если требуется.

• Укажите полномочия. Для подачи отчетности нужно выбрать ФНС или СФР, для ЭДО — типы документов: «Реализация товаров и услуг», «Поступление товаров и услуг», для внутреннего ЭДО — «Внутренние документы», для полномочий B2B — «Другие полномочия/Из классификатора».

Выдача полномочий для работы в ЕГАИС и подписания перевозочных документов доступна только при наличии соответствующих лицензий.

• Кликните «Зарегистрировать МЧД».

• Ожидайте регистрации от госоргана — уведомление придет в СБИС. После этого у доверенности появится соответствующий статус.

Остались вопросы по теме материала? Обращайтесь по телефонам +7 (909) 282-51-42, +7 (909) 282-50-95. Или просто заполните форму ниже. Мы подробно проконсультируем и подберем оптимальное решение для вашего бизнеса.