Путевой лист оформляется, чтобы подтвердить передвижение транспорта при грузовых и пассажирских перевозках.
Документ составляют собственники либо владельцы автомобиля (организации/ИП) при перевозке грузов, пассажиров (такси), багажа и передаче автомобиля в аренду с экипажем. Кроме того, обязанность распространяется на самозанятых перевозчиков такси без статуса ИП.
Формат путевого листа
Бизнес вправе сам решить, какой формат листа применять — бумажный либо цифровой. Закрепить выбор следует в учетной политике.
Со временем все отрасли будут переведены на обязательный электронный путевой лист (ЭПЛ). Например, с июня 2024 года эта обязанность вводится для участников алкогольного рынка.
Заполнить ЭПЛ можно в бухгалтерской программе, поддерживающей этот формат. Такой функционал полностью реализован в СБИС.
Зачем переходить на электронный путевой лист
Переход на цифровой формат путевого листа поможет бизнесу:
Оформлять рейсы в три раза быстрее. Бумажный документ оформляется за 10–20 минут. Электронный — всего за три.
Сэкономить расходы.Оформление каждого листа в бумаге обойдется примерно на 50 руб. дороже.
Обеспечить безопасность документа. Электронный вариант не потеряется и не перепутается с другими бумагами.
Для перехода на ЭПЛ:
Оформите электронные подписи на работников, участвующих в бизнес-процессе.
Зафиксируйте в учетной политике работу с ЭПЛ и укажите, в какой программе они составляются.
Перейти на ЭПЛ можно легко с помощью СБИС. Программа проверит ошибки при заполнении документа, сократит время и затраты на документооборот. На составление путевого листа уйдет всего пара минут.
Электронный документооборот
Сервис мгновенного обмена электронными документами внутри компании и с контрагентами. Интегрируется в любую учетную систему, экономит время, избавляет от бумажных документов, повышает информационную безопасность.
Подробнее
Преимущества ЭПЛ в СБИС
Пользователи СБИС могут установить специальное мобильное приложение для водителей, в котором есть QR-код для ГИБДД, встроенная телефония и возможность работы без подключения к интернету.
Кроме того, в СБИС доступны:
гибкая настройка маршрутов согласования ЭПЛ. Можно добавить согласование водителем или другим лицом приемки машины и отправки в рейс;
интеграция с медучреждениями для внешнего медосмотра;
предупреждение о штрафах и сроках действия документов. Обмен с МВД поможет отслеживать все штрафы и оплачивать их со скидкой 50 %.
Бланк путевого листа
Обязательные поля:
Срок действия (дата или период).
Информация об оформителе.
Сведения об автомобиле, в том числе данные о предрейсовом контроле и показаниях одометра.
Информация о водителе: Ф. И. О., СНИЛС и реквизиты водительских прав (с 1 сентября 2023 года), данные медосмотров.
Вид перевозки: коммерческая, для собственных нужд, работа спецтранспорта.
Вид сообщения: городское, пригородное или междугороднее.
Из обязательных реквизитов исключили название и номер путевого листа. Но название все равно необходимо прописывать, поскольку этот реквизит требуется для любого первичного учетного документа.
Вносить в документ сведения о собственнике автомобиля больше не нужно. Также отменили журнал учета путевых листов.
Схема работы с электронным путевым листом
Создайте путевой лист в программе. Чаще всего это делает логист либо бухгалтер, диспетчер. На каждый автомобиль нужен свой лист.
Укажите все обязательные реквизиты.
После создания ЭПЛ станет доступен ответственным работникам. Они внесут нужные данные и утвердят документ своими ЭП.
Далее лист отразится у водителя в мобильном приложении.
Водитель заполнит данные по факту перевозки. Информация о пробеге и остатках топлива может быть считана с датчиков автомобиля.
Если автомобиль остановит инспектор ГИБДД, водитель предъявляет ЭПЛ в виде QR-кода.
После возвращения водителя из поездки ответственные сотрудники получают ЭПЛ.
Технический специалист заполняет раздел «Движение горючего» и принимает автомобиль у водителя. Логист фиксирует время возвращения и маршрут.
Бухгалтер проверяет ЭПЛ на корректность, учитывает расходы, рабочее время и зарплату водителя.
Ответственность
За отсутствие путевого листа бизнесу грозят штрафы:
500 руб. — для водителя;
от 5000 до 10 000 руб. — для бухгалтера.
Переходите на электронные путевые листы со СБИС. Вы получите весь нужный функционал и автоматизируете работу по оформлению перевозок. Узнайте больше у наших менеджеров: +7 (903) 043-36-66, +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку ниже. Мы ответим на все вопросы и предложим выгодные условия для вашего бизнеса.
Есть вопросы?
Макурин Максим
Заместитель руководителя отдела технической поддержки