Как работать с электронным путевым листом в 2024 году

Путевой лист оформляется, чтобы подтвердить передвижение транспорта при грузовых и пассажирских перевозках.

Документ составляют собственники либо владельцы автомобиля (организации/ИП) при перевозке грузов, пассажиров (такси), багажа и передаче автомобиля в аренду с экипажем. Кроме того, обязанность распространяется на самозанятых перевозчиков такси без статуса ИП.

Бизнес вправе сам решить, какой формат листа применять — бумажный либо цифровой. Закрепить выбор следует в учетной политике.

Со временем все отрасли будут переведены на обязательный электронный путевой лист (ЭПЛ). Например, с июня 2024 года эта обязанность вводится для участников алкогольного рынка.

Заполнить ЭПЛ можно в бухгалтерской программе, поддерживающей этот формат. Такой функционал полностью реализован в СБИС.

Переход на цифровой формат путевого листа поможет бизнесу:

1. Оформлять рейсы в три раза быстрее. Бумажный документ оформляется за 10–20 минут. Электронный — всего за три.
2. Сэкономить расходы.Оформление каждого листа в бумаге обойдется примерно на 50 руб. дороже.
3. Обеспечить безопасность документа. Электронный вариант не потеряется и не перепутается с другими бумагами.

Для перехода на ЭПЛ:

1. Оформите электронные подписи на работников, участвующих в бизнес-процессе.
2. Зафиксируйте в учетной политике работу с ЭПЛ и укажите, в какой программе они составляются.

Перейти на ЭПЛ можно легко с помощью СБИС. Программа проверит ошибки при заполнении документа, сократит время и затраты на документооборот. На составление путевого листа уйдет всего пара минут.

Пользователи СБИС могут установить специальное мобильное приложение для водителей, в котором есть QR-код для ГИБДД, встроенная телефония и возможность работы без подключения к интернету.

Кроме того, в СБИС доступны:

• гибкая настройка маршрутов согласования ЭПЛ. Можно добавить согласование водителем или другим лицом приемки машины и отправки в рейс;
• интеграция с медучреждениями для внешнего медосмотра;
• предупреждение о штрафах и сроках действия документов. Обмен с МВД поможет отслеживать все штрафы и оплачивать их со скидкой 50 %.

Обязательные поля:

• Срок действия (дата или период).
• Информация об оформителе.
• Сведения об автомобиле, в том числе данные о предрейсовом контроле и показаниях одометра.
• Информация о водителе: Ф. И. О., СНИЛС и реквизиты водительских прав (с 1 сентября 2023 года), данные медосмотров.
• Вид перевозки: коммерческая, для собственных нужд, работа спецтранспорта.
• Вид сообщения: городское, пригородное или междугороднее.

Из обязательных реквизитов исключили название и номер путевого листа. Но название все равно необходимо прописывать, поскольку этот реквизит требуется для любого первичного учетного документа. 

Вносить в документ сведения о собственнике автомобиля больше не нужно. Также отменили журнал учета путевых листов.

1. Создайте путевой лист в программе. Чаще всего это делает логист либо бухгалтер, диспетчер. На каждый автомобиль нужен свой лист.
2. Укажите все обязательные реквизиты.
3. После создания ЭПЛ станет доступен ответственным работникам. Они внесут нужные данные и утвердят документ своими ЭП.
4. Далее лист отразится у водителя в мобильном приложении.
5. Водитель заполнит данные по факту перевозки. Информация о пробеге и остатках топлива может быть считана с датчиков автомобиля.
6. Если автомобиль остановит инспектор ГИБДД, водитель предъявляет ЭПЛ в виде QR-кода.
7. После возвращения водителя из поездки ответственные сотрудники получают ЭПЛ.
8. Технический специалист заполняет раздел «Движение горючего» и принимает автомобиль у водителя. Логист фиксирует время возвращения и маршрут.
9. Бухгалтер проверяет ЭПЛ на корректность, учитывает расходы, рабочее время и зарплату водителя.

За отсутствие путевого листа бизнесу грозят штрафы:

• 500 руб. — для водителя;
• от 5000 до 10 000 руб. — для бухгалтера.

Переходите на электронные путевые листы со СБИС. Вы получите весь нужный функционал и автоматизируете работу по оформлению перевозок. Узнайте больше у наших менеджеров: +7 (903) 043-36-66, +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку ниже. Мы ответим на все вопросы и предложим выгодные условия для вашего бизнеса.