Как работать с ГИИС ДМДК: пошаговая инструкция

С 1 марта 2022 года все участники рынка драгоценных металлов и камней обязаны маркировать ювелирные изделия и отчитываться в специально созданную информационную систему ГИИС ДМДК.

Система обеспечивает полный контроль оборота — от производителя до покупателя.

Правовая основа работы системы — постановление Правительства РФ № 270 от 26 февраля 2021 года.

Система создана в целях борьбы с контрафактом, контроля над участниками и обеспечения прослеживаемости оборота — отслеживание всего жизненного цикла изделий от производства до конечной реализации.

Ключевые функции системы:

• Учет и контроль всего рынка драгоценностей.

• Автоматизация взаимодействия бизнеса и государства.

• Маркировка ювелирных изделий.

• Отслеживание цепочки от производства до продажи.

• Анализ рыночных данных.

Кроме того, система ГИИС ДМДК предоставляет покупателям возможность самостоятельно проверить оригинальность ювелирных изделий. 

Все юридические лица и индивидуальные предприниматели, чья деятельность связана с оборотом ювелирных изделий, должны передавать данные в систему. 

К ним относятся производители, розничные магазины, ломбарды и ремонтные мастерские.

Маркировка в системе ГИИС ДМДК обязательна для всех изделий, содержащих драгоценные металлы и камни: изделия из золота, платины, палладия, изделия с драгоценными камнями.

Участникам необходимо пройти регистрацию в ГИИС ДМДК и встать на учет в Пробирной палате. После этого каждое ювелирное изделие получает уникальный идентификационный номер (УИН), который преобразуется в штрихкод формата Data Matrix.

Сформированные коды наносятся на ярлыки украшений. Переход прав собственности фиксируется в системе. Участники оборота передают в ГИИС ДМДК полные сведения об изделиях: тип товара, фотографию, пробу, вес, информацию о драгоценных вставках и артикул.

Сначала требуется подготовка рабочего места, для этого нужно:

• Получить квалифицированную электронную подпись для руководителя организации или ИП в ФНС.

• Установить необходимое программное обеспечение: СКЗИ КриптоПро, поддерживаемый браузер и криптоплагин.

• Добавить корневой сертификат Минцифры России.

• Проверить актуальность сведений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

После выполнения этих требований можно начать регистрацию на портале ГИИС ДМДК и стартовать работу в системе.

Руководителю компании или ИП необходимо:

• Войти в систему и зарегистрироваться. Вставить носитель электронной подписи и открыть официальный сайт ГИИС ДМДК. Далее ввести пароль от ключевого контейнера и подтвердить доступ.

• Затем нужно создать свой профиль с помощью опции «Мой профиль». Следует указать должность, адрес электронной почты и телефон.

• После этого кликнуть «Зарегистрировать организацию».

• Далее следует заполнить данные о руководителе.

• После этого ввести реквизиты и загрузить документы.

• Затем указываются адреса, где ведется деятельность, а также обособленные подразделения (при их наличии).

• В итоге в разделе «Почта/Входящие» появится сообщение об успешной регистрации.

• Данные об ответственных работниках указываются во вкладке «Профили организации».

После регистрации требуется подать заявление в Пробирную палату.

1. Перейдите в раздел «Почта/Исходящие». Нажмите «Создать заявления». Выберите «Заявление о постановке на специальный учет».

2. В блоке «Текст заявления» укажите: «Прошу поставить на специальный учет». Внимательно проверьте корректность всех данных организации. 

3. Перейдите во вкладку «Прикрепленные документы». Нажмите «Прикрепить документ». Загрузите сканы следующих документов:

• Лицензии на деятельность.

• Устав организации.

• Документ, подтверждающий право владения/пользования недвижимостью.

4. Подпишите заявление электронной подписью. Нажмите «Подписать и отправить».

5. Далее нужно проверить отправку.

6. В течение 15 дней проверяйте раздел «Входящие». При положительном решении вы получите уведомление о постановке на учет. При отказе — исправьте указанные замечания и подайте заявление повторно.

7. После успешной регистрации все операции с ювелирными изделиями должны фиксироваться в системе. Нарушение требований обязательной маркировки влечет административную ответственность.

УИН (уникальный идентификационный номер) — это индивидуальный код, который присваивается каждому ювелирному изделию при регистрации в системе контроля. В номере содержится полная информация об изделии: масса, данные о производителе, дата выпуска, происхождение материалов, состав и характеристики вставок.

Процесс маркировки:

• На основе УИН формируется штрихкод Data Matrix.
• Код наносится на бирку изделия.
• В перспективе маркировка будет наноситься непосредственно на украшения.

Все операции с ювелирными изделиями должны быть зафиксированы в ГИИС ДМДК. Продавцы обязаны направлять данные обо всех сделках в течение 3 рабочих дней с даты продажи. Для этого необходимо использовать совместимое ПО.

Работу легко организовать через Saby (СБИС), программа полностью поддерживает весь необходимый функционал. 

В Saby легко можно создать нужные номенклатурные карточки и каталог. Это требуется для продаж как в розницу, так и оптом. Программа проведет учет всех изделий и обработает их УИН.

• Сначала необходимо создать карточки товаров в разделе «Бизнес/Каталог и цены»:

• После этого нужно заполнить поля карточки:

В конце останется только сохранить информацию.

В случае оптовой покупки ювелирных изделий поставщик должен оформить специальную спецификацию в ГИИС ДМДК, у пользователей СБИС этот документ отражается в «Поступлениях». 

Чтобы принять товар, нужно:

• Открыть нужный документ, перейдя в раздел «Бизнес/Закупки/Расходы/Поступления».

• Проверить и при необходимости скорректировать склад.

• Проверить совпадение позиций: все сопоставленные с каталогом товары отразятся черным цветом. При наличии серых отметок их нужно сопоставить по позициям выбором из списка. Если какого-то товара нет в каталоге, потребуется сформировать для него номенклатурную карточку.

• Далее нужно отсканировать код DataMatrix каждой товарной единицы или вручную ввести УИН в строку «Номер изделия»:

• После этого необходимо отправить поставщику утвержденное поступление либо отклонить его. Отклонение необходимо при недостаче, браке или отсутствии УИН. В этом случае нужно запросить исправленное поступление.

После принятия поступления и начала продаж в розницу необходимо передать сведения о продаваемых товарах в ГИИС ДМДК.

Как передать данные о продаже:

• Сформировать отчет «Товары и услуги» и загрузить его в виде файла формата *.xlsx.

• В кабинете ГИИС ДМДК исходя из типа изделия нужно открыть соответствующий раздел объекта учета.

• Далее выбрать нужные партии для реализации.

• Открыть вкладку «Данные» и внести номер, дату кассового чека, а также номер ФН (фискального накопителя). Сохранить результат.

Используйте Saby (СБИС) для автоматизации торговой точки, а также для взаимодействия со всеми информационными системами. Мы поможем организовать работу с маркировкой для вашего бизнеса. Узнайте больше по номеру: +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку по форме ниже.