Как работать с МЧД в 2025 году: обязательные требования

Представители организаций и индивидуальных предпринимателей могут сдавать отчетность и подписывать документы в электронном виде только при наличии машиночитаемой (электронной) доверенности. При этом сотрудники, ответственные за эти процессы, должны использовать персональную электронную подпись физического лица.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ, оформляемый организацией или ИП на имя своего представителя (сотрудника или другое лицо, организацию). Документ подтверждает право представителя подписывать электронные документы от имени доверителя.

Организация или ИП-доверитель заверяет электронную доверенность с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) руководителя или ИП. Для этой цели подходит только УКЭП, полученная в ФНС России или у доверенного лица налоговой службы.

Форма и содержание машиночитаемой доверенности регламентированы приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. В ней должны содержаться следующие сведения:

1. Наименование документа.

2. Информация о доверителе:

   • для ИП: Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП;

   • для российского юрлица: название, юридический адрес, ИНН, ОГРН, КПП, данные о руководителе (Ф. И. О., СНИЛС);

   • для иностранного юрлица: название, зарубежный юр. адрес, ИНН (при наличии), регистрационный номер, данные о руководителе (Ф. И. О.).

3. Информация о представителе: Ф. И. О., дата рождения, серия и номер паспорта, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ, СНИЛС, ИНН.

4. Дата оформления.

5. Срок действия (если установлен).

6. Полномочия представителя в текстовом формате и/или с использованием идентификаторов из классификатора полномочий.

7. Сведения об информационной системе для проверки статуса доверенности, включая случаи досрочного прекращения ее действия.

8. Номер.

9. УКЭП доверителя.

10. Возможность передоверия.

Если представителем выступает сотрудник или стороннее физическое лицо, он должен получить электронную подпись физлица. В сертификате такой ЭП не указываются реквизиты доверителя. 

Если представителем является юридическое лицо или ИП, используется электронная подпись руководителя.

Доверитель оформляет машиночитаемую доверенность:

• Для отчетности — в бухгалтерской программе, через которую отправляется отчетность.

• Для электронного документооборота — в системе ЭДО, используемой для обмена документами с контрагентами.

В Saby доступны удобные инструменты для работы с машиночитаемыми доверенностями.

Благодаря гибким настройкам можно выдавать различные типы доверенностей. Например, бухгалтеру для сдачи отчетности в различные государственные органы или кладовщику для оформления операций с установленными лимитами. Также возможна настройка разграничения полномочий на уровне всей компании или отдельных филиалов.

Если требуется использовать нестандартный тип доверенности, предусмотрена возможность ручного ввода собственных формулировок полномочий.

Если у вас уже имеется электронная доверенность, зарегистрированная на цифровой платформе распределенного реестра ФНС (ЦПРР ФНС), выпускать новую МЧД не требуется. Можно выгрузить МЧД в СБИС из реестра доверенностей по идентификатору.

Перед регистрацией и использованием электронной доверенности необходимо подписать ее УКЭП руководителя. В СБИС этот процесс значительно упрощен: можно запросить подписание по электронной почте. Руководитель получает уведомление, проверяет данные и подписывает документ. После этого система автоматически уведомляет доверенное лицо о получении МЧД.

Кроме того, возможна настройка процесса последовательного или параллельного согласования между участниками бизнес-процесса. Например, бухгалтер или кадровый специалист создает доверенность, юридический отдел проверяет, а руководитель утверждает окончательно.

МЧД необходимо не только сформировать и согласовать с руководством, но также зарегистрировать в государственных органах, куда планируется направлять документы и отчеты. В СБИС этот процесс автоматизирован — достаточно активировать функцию регистрации, и система самостоятельно отправит МЧД во все необходимые госорганы.

Машиночитаемая доверенность применяется исключительно в случаях, когда электронные документы организации или ИП подписывает доверенный представитель. Если документы подписаны непосредственно руководителем или предпринимателем с использованием УКЭП, доверенность не требуется.

Когда представитель подписывает документы своей ЭП, он прикладывает к электронному пакету машиночитаемую доверенность. Таким образом получатель документов может установить личность подписавшего и проверить наличие соответствующих полномочий. 

СБИС позволяет работать с электронными подписями и доверенностями с любого устройства и из любой точки мира, включая веб-версии и мобильные приложения.

При получении входящих электронных документов СБИС автоматически проверяет сроки и актуальный статус доверенности в базе госорганов. Вся необходимая информация отображается непосредственно на доверенности, что избавляет от необходимости проводить дополнительные проверки.

Перед отправкой отчетности в ФНС необходимо дождаться изменения статуса доверенности с «отправлена» на «зарегистрирована». Это подтверждает успешное прохождение проверки в налоговой службе.

С зарегистрированной МЧД представитель может сдавать налоговую отчетность, подписывая документы своей ЭП. При отправке декларации или расчета следует выбрать соответствующую электронную доверенность.

При необходимости МЧД, зарегистрированную в ФНС, можно отозвать, например, в случае увольнения работника, ответственного за отчетность. В СБИС предусмотрена функция отзыва.

С 10 января 2025 года действует обновленный формат МЧД для налоговой — формат 5.03. Основное изменение — добавление строки для номера записи из регистра населения. Физические лица имеют право указывать в налоговых документах вместо ИНН свой номер записи из такого регистра.

Доверенности, оформленные по устаревшим форматам и уже принятые ФНС ранее, продолжают действовать на общих основаниях (согласно информации ФНС от 26.12.2024 и 21.01.2025).

Электронная доверенность используется для обмена данными по пособиям, больничным листам (проактивным выплатам) в рамках социального электронного документооборота (СЭДО), для подтверждения основного вида экономической деятельности.

Внедрение МЧД для статистической отчетности происходит поэтапно:

• с 1 мая 2025 года — для филиалов и представительств компаний (за исключением МЧД с передоверием);
• с 1 июня 2025 года — для всех остальных респондентов и для МЧД с передоверием.

При формировании МЧД в СБИС достаточно выбрать соответствующие полномочия: «Отчетность — Росстат».

Электронная отчетность с МЧД сдают в Росприроднадзор с 1 сентября 2024 года. При формировании доверенности в СБИС достаточно выбрать соответствующие полномочия.

Если на вашу организацию оформлена МЧД с правом передоверия, вы можете делегировать полномочия на подписание документов физическому лицу от имени первоначального юридического лица, например, для сдачи отчетности.

СБИС позволяет вести учет всех доверенностей, включая оформленные на бумаге или созданные в других системах. При увольнении сотрудника система автоматически отзывает доверенность.

Для получения электронной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Например, в нашу компанию. Мы поможем выпустить электронную подпись нового образца и внедрить МЧД в работу по всем правилам. Звоните нам по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставьте контакт по форме ниже.