Как вести складской учет в СБИС: организация и автоматизация учета на складе

Складской учет — это система контроля и управления товарными запасами, хранящимися на складе. Он включает регистрацию поступления и отгрузки товаров, контроль количественных остатков, проверку сроков годности и управление местами хранения.

Основная цель складского учета — обеспечить точную и своевременную информацию о наличии товаров для бесперебойного снабжения производства или продаж. Данный вид учета регулируется Федеральным стандартом бухгалтерского учета.

Ответственность за ведение складского учета несет материально ответственное лицо — как правило, заведующий складом или кладовщик. В его обязанности входит проверка товаров, фиксация информации об операциях в журналах или компьютерной системе, проведение инвентаризаций и списание испорченных товаров.

Выбор конкретного вида складского учета зависит от ассортимента компании, особенностей работы с поставщиками и характера реализуемой продукции.

На любом складе ведется учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые также называют материально-производственными запасами (МПЗ). К ним относятся готовая продукция, полуфабрикаты, упаковка, хозяйственный инвентарь. Для учета можно выбрать один из трех основных способов.

• Бумажный журнал и карточки. Данные хранятся на бумажных носителях, заполняются ответственным лицом вручную. Плюс: бесплатно. Минусы: трудоемкость, высокий риск ошибок из-за ручного ввода.

• Excel-таблицы. Информация хранится в электронном виде. Плюсы: бесплатно, данные не теряются при правильном хранении. Минусы: невозможность интеграции с кассой и другими системами, риск ошибок, неудобство при большом объеме данных.

• Онлайн-программа Saby (СБИС). Вся информация о товарах, обороте и поставках хранится в облачной системе. Плюсы заключаются в том, что создание документов, контроль расчетов, планирование закупок ведутся в режиме одного окна, есть интеграция с кассой для автоматической подгрузки данных и гибкая настройка под любой масштаб бизнеса.

Для надежного контроля товарных запасов и предотвращения расхождений любую операцию с товаром необходимо сопровождать оформлением документа в системе учета. Закон «О бухгалтерском учете» позволяет компаниям разрабатывать собственные формы складских документов. В СБИС можно сформировать любой документ с учетом особенностей вашей организации.

Наиболее часто используются следующие формы, отражающие ключевые этапы складских операций:

• Поступление — документ, предоставляемый поставщиком при отгрузке товара. Необходим для приемки товара на склад получателя и законной транспортировки.

• Акт расхождения — оформляется при обнаружении недостачи или порчи товара в процессе приемки.

• Инвентаризация — служит для контроля и сверки фактических остатков на складе с данными учета.

• Перемещение — требуется при наличии нескольких складов для фиксации перемещения товаров между ними.

• Реализация — оформляется при продаже товара, отражает факт отгрузки со склада и списание в учете.

Существуют также документы для других операций: возврат поставщику, списание, оприходование, пересортица, резервирование товаров. На основании этих документов строятся отчеты, позволяющие анализировать объемы закупок, продаж, списаний, остатки и себестоимость товаров, а также оценивать эффективность работы торговой точки.

Формированием документов и их хранением обычно занимаются заведующий складом или кладовщик. Однако с помощью систем автоматизации, например, СБИС, эту работу может выполнять и сам собственник бизнеса. 

Система СБИС позволяет четко отслеживать все этапы работы с товаром — от поставки до продажи. Помимо этого, программа помогает сверять взаиморасчеты с поставщиками, оформлять возвраты, рассчитывать розничную стоимость и передавать данные о маркируемых товарах в государственные органы.

Основные возможности СБИС для складского учета:

• Точные остатки в реальном времени. Система показывает остатки по всем точкам, оценивает объем продаж и дает рекомендации по минимальному запасу товаров на складе.

• Автоматическое планирование закупок. СБИС выявляет товары с низким спросом, помогая избавиться от неликвида. При снижении запасов до минимального уровня система предлагает оформить заказ у поставщика и самостоятельно формирует документ.

• Сравнение цен поставщиков. Программа собирает и актуализирует прайс-листы, сравнивает цены и показывает наиболее выгодные предложения.

• Оценка эффективности закупок. СБИС сравнивает цену в накладной с минимальной рыночной, помогая оценить работу отдела закупок. Также система выявляет несоответствия между заказом и накладной (по цене или количеству).

• Упрощение работы с поставщиками. Если поставщик отправляет документы через ЭДО, поступление создается автоматически. При получении накладной в Excel достаточно загрузить файл — СБИС распознает его. Если документ на бумаге, система распознает скан или фото. Остается только провести поступление или одним кликом загрузить данные в вашу учетную систему. При обнаружении расхождений с накладной СБИС создаст и отправит поставщику акт о расхождениях.

Нужна помощь в настройке складского учета в Saby (СБИС)? Обратитесь к нашим специалистам. Мы поможем подобрать оптимальный вариант ведения учета под ваш бизнес, настроим нужные интеграции, а также обеспечим техподдержку 24/7. Оставьте заявку на сайте или позвоните нам по телефону +7 (909) 282-50-95.