Как вести учет алкоголя в ЕГАИС в 2025 году: инструкция для розницы и общепита

ЕГАИС — это единая государственная автоматизированная информационная система, созданная для контроля над производством, оборотом и продажей алкогольной продукции в России. Все участники алкогольного рынка обязаны отчитываться в системе о выпуске, перемещениях и продажах спиртосодержащей продукции.

Правила учета алкоголя в ЕГАИС регулируются рядом нормативных актов:

• Федеральный закон № 171-ФЗ от 22.11.1995 — основной документ в сфере оборота алкоголя;
• Приказ Росалкогольрегулирования № 397 от 17.12.2020 устанавливает формы электронных документов и сроки подачи данных в систему;
• Постановление Правительства РФ № 2466 от 31.12.2020 содержит правила работы ЕГАИС.

Система создана для борьбы с фальсификатом и нелегальным оборотом алкоголя. С помощью ЕГАИС государство отслеживает путь каждой бутылки — от производства до покупателя. Благодаря этому:

• исключаются подделки (бутылки без кода не проходят в системе),
• упрощается контроль за движением товара,
• обеспечивается прозрачность и легальность операций.

Каждый этап движения алкоголя подтверждается в системе, и любая «выпавшая» из цепочки бутылка легко отслеживается.

Подключение к ЕГАИС — обязательное требование законодательства для всех юридических лиц и ИП, ведущих деятельность с алкоголем.

Автоматизация учета, например, с помощью СБИС — это не просто удобно, а жизненно необходимо для легальной работы.

1. Производитель или импортер маркирует каждую бутылку акцизной маркой и регистрирует код в ЕГАИС (модуль «Алкоголь»), фиксируя факт производства или импорта.
2. При отгрузке формируется электронная товарно-транспортная накладная (ТТН), которая регистрируется в системе.
3. Дистрибьютор получает ТТН из ЕГАИС, сверяет фактический приход с накладной и в течение 3 дней подтверждает или отклоняет ее.
4. Поставщик при отгрузке распечатывает ТТН и передает ее клиенту вместе с продукцией.
5. Розничный магазин или заведение общепита получает ТТН из ЕГАИС, сверяет поступление, обрабатывает накладную.
6. При продаже кассир сканирует акцизную марку, и информация автоматически отправляется в ЕГАИС.

Каждый шаг — это обязательный контрольный этап, который фиксируется в системе. Только так можно обеспечить законность оборота и избежать проблем с проверяющими органами.

Для законной торговли алкоголем необходимо указать соответствующие коды:

Для розницы:

• 47.25.11 — торговля алкоголем, кроме пива;
• 47.25.12 — розничная торговля пивом.

Для общепита:

• 56.30 — продажа напитков в заведении;
• 47.25 — розничная продажа алкоголя.

ЭП, которая предназначена для отчетности, для работы с ЕГАИС не подходит из-за технических особенностей. Необходимо по одному сертификату на каждую торговую точку (по КПП).

Это ПО, которое обеспечивает связь между вашей учетной системой и ЕГАИС. УТМ устанавливается на компьютере в точке продаж.

Для каждой торговой точки (КПП) необходим уникальный RSA-ключ.

Так как у УТМ нет интерфейса, его нужно интегрировать:

• Вариант 1: СБИС ↔ УТМ
  Полноценная работа с алкоголем прямо в СБИС. Все данные передаются в ЕГАИС автоматически.
• Вариант 2: Другая система ↔ СБИС ↔ УТМ
  СБИС получает и отправляет документы, ведет учет, показывает остатки. Подходит для тех, кто использует сторонние учетные решения.

Она должна быть совместима с ЕГАИС и поддерживать обмен данными с УТМ.

Для учета остатков товаров в ЕГАИС используются три регистра:

С помощью СБИС вы можете настроить автоматическое распределение алкоголя по нужным регистрам. Сервис не даст ошибочно переместить товар — система защитит от штрафов.

Крепкий алкоголь подлежит поштучному учету — каждая бутылка отслеживается по акцизной марке. Данные об обороте передаются в ЕГАИС на всех этапах: приемке, продаже, списании.

Что понадобится для приемки крепкого алкоголя:

• Подключение к ЕГАИС (например, через СБИС);
• 2D-сканер для считывания акцизных марок.

Как принять товар:

1. Получите ТТН из ЕГАИС.
2. Сканируйте акцизные марки с каждой бутылки — так вы сверите данные.
3. Если все в порядке, подтвердите накладную.
4. При несовпадениях оформите акт расхождения.
5. При желании можно сразу подтвердить поставку без проверки, но это рискованно.

Что необходимо для продажи крепкого алкоголя:

• Подключение к ЕГАИС;
• Онлайн-касса с ОФД;
• 2D-сканер для считывания марок.

Как продавать в розничном магазине:

1. Кассир добавляет товар в чек.
2. Сканирует акцизную марку.
3. Данные автоматически отправляются в ЕГАИС, а бутылка списывается.

СБИС подскажет, если марка уже была списана, продажа нарушает закон (например, не в те часы), цена ниже минимальной розничной или марка не была принята на учет.

В заведениях общепита алкоголь часто отпускается в порциях или бокалах, поэтому в ЕГАИС отправляется информация о вскрытии бутылки, а не продаже.

Как работает процесс:

1. Бармен или официант сканирует марку.
2. Формирует документ «вскрытие».

Если бутылка утрачена или повреждена, создается документ списания с указанием причины:

• «Порча»;
• «Недостача»;
• «Кража»;
• «Пересортица».

К этой категории относятся пиво, сидр, медовуха, пуаре.

При поступлении продукции в ЕГАИС фиксируется вся партия.

При продаже в розлив:

• Необходимо передать в систему данные о вскрытии тары (бутылки или кеги).
• Формируется документ «вскрытие».
• Срок передачи данных в ЕГАИС — не позднее следующего дня.

С 15 января 2025 года отменена обязанность сдачи деклараций об обороте пива и слабоалкогольных напитков (по Приказу Минфина №108н).

Также грозит изъятие продукции и аннулирование лицензии.

Работа с ЕГАИС может быть простой и прозрачной, если использовать надежный инструмент автоматизации. СБИС позволяет:

• Вести учет алкоголя по всем регистрам.
• Проверять и списывать бутылки с марками.
• Формировать и отправлять ТТН, акты, отчеты.
• Работать в связке с УТМ и кассами.
• Исключить ошибки и штрафы.

Готовы подключиться к СБИС или автоматизировать процессы? Звоните по телефону +7 (909) 282-50-95 или заполните короткую форму ниже. Ответим на все вопросы.