Личная карточка работника: форма Т-2 в 2025 году

С 1 сентября 2021 года оформление личных карточек сотрудников по форме Т-2 перестало быть обязательным требованием для работодателей. Данное изменение связано с отменой прежних правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003.

Ранее работодатель был обязан знакомить работника под подпись в личной карточке Т-2 с каждой записью, вносимой в трудовую книжку.

В настоящее время действуют новые правила, утвержденные Постановлением Правительства № 320 от 19.03.2021, которые не содержат упоминания о Т-2.

Таким образом, компании вправе самостоятельно принимать решение о необходимости дальнейшего ведения карточек Т-2, исходя из внутренних потребностей и системы документооборота.

Несмотря на отмену Постановления Правительства № 225, автоматического прекращения ведения личных карточек Т-2 не происходит. Для отказа необходимо издать внутренний приказ.

В приказе указываются:

• конкретная дата прекращения использования формы Т-2,

• отказ от оформления карточек для новых сотрудников,

• порядок работы с уже заведенными карточками.

Следует проверить:

• правила внутреннего трудового распорядка,

• положение об отпусках,

• иные ЛНА, содержащие требование о ведении Т-2.

При необходимости нужно внести в них изменения либо через подготовку новой редакции, либо через издание отдельного приказа об изменении ЛНА.

Согласно статье 22 ТК РФ, все изменения в ЛНА требуют обязательного ознакомления работников под подпись.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать процедуру ознакомления в цифровом формате, что значительно сокращает временные затраты и упрощает документирование процесса.

Согласно исследованию, 50% опрошенных работодателей сохраняют бумажные личные карточки Т-2. Рассмотрим их основные аргументы и контраргументы.

1. Учет отпусков через Т-2

За:

Специализированный раздел «Отпуск» в Т-2 удобен для фиксации различных видов отпусков — основных и дополнительных отпуска (за вредность, за работу в районах Крайнего Севера).

Против:

На заполнение и хранение бумажных носителей уходят значительные временные затраты. В то же время современные электронные системы обеспечивают более эффективный учет. Например, в Saby (СБИС) вся информация об отпусках доступна на одном экране, есть возможность контроля соблюдения требований ТК РФ по отпускам и печати электронной формы Т-2 при необходимости.

2. Сбор персональных данных без согласий

За:

Возможность внесения личной информации сотрудника в форму Т-2 без получения отдельного согласия на обработку персональных данных. Так, туда можно вносить сведения об образовании, составе семьи для корпоративных нужд — правомерность такого подхода подтвердил Роскомнадзор.

Против:

С отменой обязательности Т-2 требуется получать согласие на обработку персональных данных у всех новых сотрудников независимо от ведения карточек.

3. Доказательная функция в судебных спорах

За:

Подписанная сотрудником Т-2 служит дополнительным доказательством в суде. 

Против:

Подписанные приказы обладают равной доказательной силой, если их своевременно собрать и предоставить в суд. При электронном документообороте есть мгновенный доступ к архивным документам за несколько лет.

Для ведения личных карточек работников используется унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для государственных и муниципальных служащих предусмотрена специальная форма Т-2ГС (МС).

1. Указание семейного положения:

• Графа «Состояние в браке» заполняется строго на основании официальных документов.

• Статус «незарегистрированный брак» не допускается.

• Корректные формулировки: «холост» для мужчин, «не замужем» для женщин.

2. Данные о детях:

• Указывается только год рождения детей.

• Внесение полной даты (число, месяц) считается избыточной информацией.

• Сбор излишних персональных данных может повлечь административную ответственность после проверки Роскомнадзора.

3. Нехватка места для записи об отпусках:

• При заполнении всех граф раздела «Отпуск» используются дополнительные вкладные листы.

• Работодатель вправе утвердить форму вкладыша внутренним приказом.

4. Оформление карточек совместителям:

• Форма Т-2 предусматривает указание вида работы: основная/по совместительству.

• Заполнение граф осуществляется по общим правилам.

• С 01.09.2021 ведение карточек на совместителей не является обязательным.

Карточки Т-2 по уволенным работникам требуется хранить 50 лет (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019).

Если сотрудников уволили до 19.02.2020, их карточки нужно хранить 75 лет, так как действовали иные нормативные акты.

Какая установлена ответственность за ошибки в личных карточках?

С 1 сентября 2021 года ответственность за ошибки в личных карточках Т-2 не применяется.

Обязательно ли подписание Т-2 работниками?

Работодатель вправе вести карточки Т-2 без ознакомления с ними работников под подпись. Как разъяснил Минтруд, контроль за ведением личных карточек более не осуществляется инспекциями труда.

Можно ли использовать собственную форму карточки?

Организации и индивидуальные предприниматели имеют право:

• разрабатывать и утверждать собственную форму личной карточки;

• продолжать использовать унифицированную форму Т-2;

• модифицировать существующую форму под нужды компании.

Переходите на Saby, чтобы автоматизировать и ускорить ведение кадрового документооборота. В программе есть все необходимое для КЭДО с дистанционными и офисными работниками. Узнайте больше по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку по форме ниже.