Переход на кадровый ЭДО: сроки, типы документов, обязанности работодателей

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это создание, хранение и обмен цифровыми документами в сфере трудовых отношений без дублирования их на бумаге. 

Подробнее о том, как перейти на КЭДО и работать с кадровыми документами в СБИС, расскажем в нашем материале.

Трудовой кодекс РФ определяет список документов, которые можно вести в электронной форме, не распечатывая. В перечень входят:

• трудовые и ученические договоры;
• договоры о полной матответственности;
• приказы на отпуск;
• распоряжение о направлении в командировку и другие.

Исключения, которые необходимо оформлять на бумаге:

• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы об увольнении;
• подтверждения, что сотрудники прошли инструктаж по охране труда;
• трудовые книжки.

Последний пункт стоит особняком, расскажем о нем отдельно.

Пока формат ведения этих кадровых документов можно назвать «гибридным». Так, работодатель может полностью перейти на электронный формат, если получено согласие всех сотрудников.

Если работник пока предпочитает прежний вариант, его трудовую необходимо вести на бумаге. За исключением случая, когда человек впервые трудоустраивается и не имеет предшествующего стажа. Тогда его согласие не требуется – трудовая книжка сразу заводится в электронном виде.

По общему правилу пока переход на электронный кадровый документооборот является добровольным как для организаций, так и для ИП. Но есть определенная категория участников КЭДО, которая уже завершила переход в июне 2022 года. Это работодатели, принявшие участие в эксперименте по внедрению кадрового ЭДО и решившие продолжить его использовать и после окончания тестового периода.

Если компания или ИП приняли такое решение, до 30.06 они были обязаны:

1. Утвердить порядок кадрового ЭДО и закрепить его во внутренних локальных актах;

2. Сообщить сотрудникам и получить их задокументированное согласие;

3. Выбрать и внедрить систему КЭДО;

4. Приобрести электронные подписи для персонала.

Этот алгоритм относится ко всем компаниям, которые решили перейти на КЭДО. При этом затраты на организацию процесса несет компания-работодатель – государственных субсидий не предусмотрено.

Внедрение ЭДО в трудовых отношениях – это шаг, который может заметно упростить жизнь компании.

1. Экономия денег. С вас снимаются регулярные расходы на офисную бумагу, организацию и хранение громоздкого архива, утилизацию устаревших документов.

2. Экономия времени. Не нужно искать документы в ящиках и папках: электронные файлы всегда под рукой и автоматически распределены по разделам.

3. Полный порядок в документах. Больше автоматизации, а значит, меньше ошибок, вопросов контролирующих органов и штрафов.

4. Надежность хранения. Ни один человек без специальных прав доступа не сможет прочитать, скопировать или удалить данные.

5. Работа с удаленными сотрудниками. Нет необходимости вызывать работника в офис для подписи каждой бумажки или дожидаться, пока Почта России доставит письмо: электронная подпись позволяет мгновенно подписывать цифровые документы. По значимости они ни в чем не уступают бумажным.

Работодатель может сам выбрать тип системы для кадрового документооборота – вполне законно использование уже имеющейся у вас ИС. Подробнее об этом написано в ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ.

Мы предлагаем воспользоваться СБИС КЭДО. Благодаря ему без дублирования на бумаге можно подписывать более 160 типов кадровых документов. Сервис полностью законен, быстро настраивается, не требует специальной подготовки сотрудников для использования, а еще интегрируется с вашей учетной системой, если вы не планируете полностью переходить на СБИС.

Благодаря расширению «Интеграция с 1С: ЗУП 8» специалисту по кадрам больше не придется формировать документы в СБИС вручную. Создавайте их привычным образом в 1С, а с помощью готового решения выбирайте нужные вложения и выгружайте их в СБИС для подписи.

Если у вас остались вопросы по ведению кадрового учета в электронном виде, обращайтесь к нам. Чтобы подключить СБИС КЭДО, оставьте заявку на обратный звонок или позвоните нам по телефонам +7 (909) 282-51-42, +7 (909) 282-50-95. Мы на связи.