Персонифицированные сведения о физических лицах в 2025 году

В 2025 году работодатели обязаны каждый месяц предоставлять в налоговую персонифицированные сведения о физлицах. При этом есть исключение, введенное налоговой, для тех месяцев, за которые сдается расчет по страховым взносам (РСВ). Поэтому за март, июнь, сентябрь и декабрь предоставлять сведения не требуется. 

Под персонифицированными сведениями понимают отчет, который работодатели (юрлица и ИП) направляют в ИФНС вместо ранее использовавшейся формы СЗВ‑М. Полное наименование этой формы — «Персонифицированные сведения о физических лицах».

Перссведения обязаны формировать и сдавать все организации и ИП, если они оформляют:

• трудовые договоры;
• договоры гражданско-правового характера (ГПХ) на работы либо услуги.

Также необходимо отчитываться по физлицам, которые привлекаются по договорам:

• об отчуждении исключительных прав;
• авторским;
• лицензионным — на литературные, научные произведения и произведения искусства.

Исключение составляют компании и ИП на автоматизированной упрощенной системе налогообложения (АУСН).

Кроме того, по перссведениям обязаны отчитываться главы КФХ и физические лица, адвокаты и нотариусы, ведущие частную практику и не зарегистрированные как ИП, если они выплачивают вознаграждения другим физлицам.

Данные нужно предоставлять каждый месяц, кроме месяцев, за которые сдается РСВ. Крайний срок — 25 число следующего месяца. Когда дата совпадает с выходным, срок смещается на следующий рабочий день.

Актуальная форма утверждена приказом налоговой от 29.09.2022 № ЕД‑7‑11/878@. Она состоит из титульного листа и листа с информацией о сотрудниках.

В титульном листе нужно прописать:

• ИНН;
• КПП (для компаний);
• № корректировки (например, «0--» прописывают для первичного отчета);
• код отчетного периода (месяца): 01 — для января, 02 — для февраля и так далее;
• год, за который отчитываются; 
• код ИФНС;
• код сдачи отчета;
• наименование юрлица или Ф. И. О. ИП;
• ОГРНИП (для индивидуальных предпринимателей и глав КФХ);
• если компания в течение отчетного периода находилась в процессе реорганизации/ликвидации, то указывается специальный код.
• контактный телефонный номер;
• число страниц формы, число листов подтверждающих документов.

В основную часть требуется внести данные по каждому работнику. В случае, когда никаких начислений за месяц не проводилось, нужно внести данные в строки 020–060, а в строке 070 проставить нулевое значение. Строка 010 используется только при уточнении данных.

Работодатели, у которых в штате числиться 10 человек или менее, самостоятельно вправе выбрать формат отчета — на бумаге либо в электронном виде. Работодатели, у которых более 10 работников, отчитываются только в электронном формате.

Отчет удобно заполнять и отправлять с помощью Saby. Программа сама подставит данные каждого работника — после этого пользователь вносит только суммы выплат. Если учет ведется в Saby, персональные данные и суммы выплат подтянутся автоматически.

Для удобства работы рекомендуется использовать сервис «Суперсверка», который позволяет заранее проверять сотрудников по:

• расчету по страховым взносам (РСВ);
• персонифицированным сведениям;
• ЕФС‑1.

Система предупредит о неточностях, например, о забытых сотрудниках или дублированиях. Итоговый отчет с исправлениями можно сразу отправить из интерфейса сервиса сверки.

Этот отчет не может быть нулевым. Даже в том случае, если за месяц не проводилось каких-либо выплат, сведения о персонале нужно заполнить и сдать. То есть отчитаться нужно за всех застрахованных физлиц, включая тех, кому выплаты не начислялись.

Компаниям без работников нужно отражать данные своего директора/гендира, поскольку по закону организация не может действовать без руководителя. ИП, ведущие бизнес без работников и подрядчиков по ГПХ, отчет не сдают, поскольку у них отсутствуют застрахованные лица. 

Если по ГПХ привлечен исполнитель-самозанятый (на НПД), его в отчет не включают.

До момента подачи РСВ за соответствующий период допускается исправить ошибки в персонифицированных сведениях. После подачи РСВ корректировки вносятся уже через него, поскольку информация из перссведений дублируется в разделе 3 расчета.

Ошибки корректируются через подачу уточненного отчета. При этом:

• На титульнике указывается номер корректировки.
• Отчитываться нужно только по физлицам, по которым были ошибки, по остальным сотрудникам информацию не повторяют.

Типовые ошибки и порядок их исправления:

1. Неправильная сумма выплат
   • Вписать корректную сумму в строки 020–070.
   • Строку 010 не заполнять.
2. Неправильные реквизиты: ИНН, СНИЛС или Ф. И. О.
   • Сначала потребуется аннулировать старые сведения: в строке 010 проставить признак «1», указать данные из первичного отчета (строка 070 — прочерк).
   • Далее заполняется новый блок уже со всеми корректными данными.
3. В отчет был добавлен лишний сотрудник
   • Нужно аннулировать его сведения аналогично порядку, описанному для исправления реквизитов.

На сегодняшний день законом не установлена специальная ответственность за подачу персонифицированных сведений с ошибками или за их непредставление.

Поэтому действуют общие нормы. За несдачу грозит штраф 200 руб. согласно статье 126 НК РФ. Кроме того, на должностное лицо могут наложить штраф в сумме от 300 до 500 руб. в соответствии со статьей 15.6 КоАП РФ.

Когда отчет был сдан вовремя, но обнаружены значительные расхождения с РСВ, налоговая запросит у бизнеса пояснения.

Для минимизации ошибок удобно использовать Saby. Пользователь заранее получает напоминание о сроках сдачи, может проверить отчет по алгоритмам ФНС и заранее исправить все серьезные ошибки.

Подготовьте и сдайте отчет с минимальными усилиями! Saby упрощает оформление и отправку персонифицированных сведений за всех сотрудников.  Узнайте больше по телефону: +7 (909) 282-50-95 или по форме ниже.