Подпись и МЧД для электронной транспортной накладной: какая нужна и как получить

С 1 сентября 2026 года бизнес, который участвует в коммерческих автоперевозках — грузоотправители, перевозчики и получатели грузов — обязаны перейти на оформление транспортных накладных в электронном формате. Бумажные версии допустимы лишь в исключительных ситуациях. 

К этому изменению лучше подготовиться заранее, чтобы избежать простоев и штрафов.

Под электронной транспортной накладной (ЭТрН) понимают цифровой аналог обычной бумажной формы транспортной накладной. Она фиксирует сам факт перевозки и содержит сведения о грузе, погрузке и всех участниках. 

Документ включает в себя разделы (титулы), которые поочередно подписывают все стороны на каждом этапе — от отправки до приемки груза.

Обмен ЭТрН происходит через специальную государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). При этом участники не работают с системой напрямую — передача данных идет через операторов ИС ЭПД из реестра Министерства транспорта, например через компанию «Тензор» — разработчика Saby (СБИС).

ГИС ЭПД решает несколько задач: автоматизирует обмен документами между участниками перевозок грузов, хранит сведения и предоставляет их контролирующим ведомствам по их запросу. Минтранс, налоговая и ГИБДД имеют прямой доступ к этой базе.

Для подписания цифровых перевозочных документов применяют три типа подписей — выбор зависит от того, кто подписывает и в какой ситуации.

Это наиболее надежный и защищенный вариант. Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи» по своей юридической силе КЭП приравнивается к собственноручной подписи. КЭП можно оформить только в УЦ ФНС, у его доверенных лиц и в коммерческих удостоверяющих центрах с аккредитацией Минцифры.

КЭП могут использовать отправители грузов (начальник склада, экспедитор), перевозчики (водитель, диспетчер, начальник автопарка),  и получатели (логист, кладовщик). Подписать документ вправе директор, а также рядовой сотрудник, если у него есть машиночитаемая доверенность с нужными полномочиями. 

КЭП подходит для подписания всех титулов ЭТрН.

Подтверждает личность подписавшего и гарантирует, что после подписания в документ не вносились изменения. НЭП создается через мобильное приложение «Госключ» — отсюда частое название «НЭП Госключа».

Для перевозочных документов закон прямо разрешает использовать эту подпись. Отдельного соглашения между сторонами не требуется. Применяют водители, кладовщики и другие материально ответственные лица.

Представляет собой код или пароль, подтверждающий, что документ пришел от определенного человека. К нее нет криптографической защиты, поэтому юридически она слабее квалифицированной подписи.

ПЭП используют водители и кладовщики для быстрой фиксации приема-передачи груза или внесения замечаний в ЭТрН. Водитель ставит ПЭП в мобильном приложении, к примеру, в Saby Courier. Само это действие еще не придает документу полной юридической силы — для окончательного подтверждения нужна КЭП уполномоченного представителя организации: руководителя, диспетчера или другого лица.

В приложении Saby Courier водитель подтверждает прием груза простой подписью. Далее уполномоченный сотрудник перевозчика проставляет свою квалифицированную подпись — это может происходить автоматически или вручную. И только после этого накладная уходит грузополучателю. Если у водителя нет доступа к приложению, операцию может совершить логист. При проблемах с грузом у водителя есть возможность внести замечания прямо в приложении — указать на дефекты, опоздания или оговорки о принятом грузе.

Порядок оформления КЭП отличается для руководителя компании и для сотрудника.

КЭП руководителя можно получить в Удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. Для этого нужны паспорт, СНИЛС, ИНН заявителя, а также ИНН и ОГРН компании.

При этом стоит учитывать, что при первичном оформлении КЭП руководитель может подтвердить свою личность только с помощью физического визита. А продлить сертификат можно удаленно в пределах срока его действия. Сроки выдачи зависят от загруженности ФНС.

Сотруднику выдается КЭП физического лица. Оформить ее можно в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. Из документов потребуется также паспорт, СНИЛС и ИНН сотрудника.

Сотрудник может подтвердить личность тремя способами: лично, с выездом курьера или удаленно по биометрии. Сроки получения — обычно от 15 минут.

Получить КЭП для работы с ЭТрН можно в нашей компании. Мы поможет оперативно получить подпись, соответствующую всем требованиям закона, а также предоставим специальный сервис для работы с электронными перевозочными документами.

Для того, чтобы уполномоченный сотрудник имел право заверять электронные перевозочные документы от имени организации, помимо его квалифицированной подписи физлица потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).

МЧД — аналог бумажной доверенности, это электронный документ, который формируется по утвержденному шаблону и заверяется квалифицированной электронной подписью руководителя компании. Благодаря МЧД информационные системы могут моментально проверить наличие нужных полномочий у сотрудника-подписанта.

МЧД необходима любому работнику организации, который подписывает документы от имени юрлица, и не является его директором. В первую очередь это менеджеры по логистике, экспедиторы, работники склада.

МЧД бывают разных форматов. Для работы с электронными перевозочными документами нужно использовать МЧД формата 003. Ее легко и быстро можно сформировать в специализированных сервисах, например, в СБИС, вместо ручного заполнения множества полей. При работе в СБИС в доверенности достаточно указать в чек-боксах нужные полномочия — на подписание от имени доверителя перевозочных документов.

Все электронные перевозочные документы, в том числе транспортные накладные, учитываются и хранятся в ГИС ЭПД. Но работать напрямую в этой системе не получится. Согласно требованиям закона бизнес взаимодействует с системой через операторов из реестра Минтранса. Организация-оператор проводит проверку документов, после чего наравляет их в ГИС ЭПД и рассылает контрагентам.

Один из таких операторов — Тензор, который предлагает сервис Saby TMS. Для работы с электронными перевозочными документами компания может выбрать наиболее подходящий формат подключения к ЭДО:

• Веб-решение, подходит, чтобы оперативно начать работу с ЭТрН без доработки своей учетной системы.

• Готовое расширение для 1С — подходит для любых конфигураций. После проведения минимальных настроек можно обмениваться накладными из знакомой среды.

• Бесплатный API подойдет для организаций, которые хотят встроить ЭТрН «под капот» своей учетной системы. Это дает полный контроль над процессом, исключая  ручной ввод.

• Модуль интеграции с SAP, сертифицированный для международных внедрений. Этот вариант предназначен для крупных компаний со сложным ландшафтом ERP-систем.

Ошибки в ЭП или ее отсутствие могут обернуться серьезными проблемами для бизнеса.

Потеря вычета по НДС. Если налоговая при проверке выяснит, что из-за ошибок в ЭТрН, в том числе из-за неверной подписи, нельзя подтвердить реальность перевозки, она откажет в вычете «входного» НДС. В результате грозит доначисление налога, пени и штраф в размере 20% от суммы.

Чтобы избежать этих негативных последствий, переходите заранее на ЭДО. Это позволит практически полностью исключить такие ошибки. Система просто не даст отправить документ, при неверном ИНН контрагента либо пропуске какого-либо из обязательных полей.

Административные штрафы. С 1 сентября 2026 года ЭТрН станут обязательными и вступят в силу новые санкции:

• Для водителей: в случае отсутствия накладной — предупреждение либо штраф 500 руб.

• Для экспедиторов: за работу без регистрации в реестре «ГосЛог» — штраф для юрлиц от 100 000 до 300 000 руб, а при повторном нарушении — до 1 млн руб, для ИП/физлиц — от 3 000 до 5 000 руб., при повторном — от 5 000 до 10 000 руб.  

• Для перевозчиков: с 1 марта 2027 года за работу без регистрации в реестре перевозчиков грозят штрафы до 1 млн руб.

Действующие экспедиторы должны были подать уведомление о включении в реестр «ГосЛог» до 30 апреля 2026 года.

Юридическая недействительность документа. Если документ был подписан не той подписью, например, ПЭП, а не КЭП, он не будет иметь юридической силы. Это означает, что такой документ не подтверждает ни сам факт перевозки, ни понесенные на нее расходы.

Чтобы избежать этого риска, для юридически значимых операций используйте КЭП. Простая подпись подходит только для оперативной фиксации приемки водителем. Также следует оформить МЧД всем сотрудникам, которые работают с электронными перевозочными документами и отслеживать сроки действия сертификатов и МЧД.

Возникли вопросы по оформлению электронных транспортных накладных или получению электронных подписей? Обращайтесь к нам — оставьте заявку на сайте или позвоните по номеру +7 (909) 282-50-95. Подберем решение под ваши задачи.