«СБИС Бухгалтерия»: инструкция, как создавать и удалять документы

Ведение бухгалтерского учета требует точности и соблюдения сроков. Ошибки в документах или пропуск дат сдачи отчетности влекут финансовые риски для бизнеса. Сервис «СБИС Бухгалтерия» позволяет автоматизировать рутинные процессы, снизить нагрузку на сотрудников и обеспечить соответствие требованиям законодательства.

Для полноценного использования функционала необходимо произвести корректную первичную настройку.

Порядок действий:

1. Зарегистрируйтесь в системе, указав контактные данные и номер телефона. Подтвердите регистрацию.

2. Выберите конфигурацию SabyBu. Данная версия включает полный набор инструментов.

3. Внесите сведения о руководителе и реквизиты расчетного счета организации.

4. Добавьте действующую электронную подпись для подписания документов.

5. Настройте политику учета, справочники.

6. Внесите данные о структуре компании и сотрудниках.

7. Укажите дату начала работы в программе и введите начальные остатки.

После завершения настройки система готова к проведению операций.

Сервис предоставляет инструменты для ведения первичного учета, закрытия периодов и подготовки отчетов.

Рассмотрим процедуру оформления платежного поручения для учета по договорам:

1. Перейдите в раздел «Деньги», далее кликните «Банк». Выберите входящий платеж и тип операции «Оплата от покупателя».

2. В поле «От кого» укажите контрагента.

3. Кликните «Договор», выберите и прикрепите документ.

4. Для связи оплаты со складским документом откройте «Неоплаченные документы». Кликните на строку «Реализация» и выберите действие «Провести». 

Система создаст проводки, связанные с реализацией или счетом. В первичном документе и проводках отразится номер договора с контрагентом.

Интерактивный календарь помогает контролировать важные события. События разделены на три категории:

• Отчетность. Даты устанавливаются законодательно в зависимости от системы налогообложения. Редактирование невозможно.

• Бухгалтерские события. Формируются исходя из обязанностей сотрудника. Сроки некоторых задач (например, начисление амортизации) можно корректировать под внутренние задачи.

• Пользовательские события. Добавляются вручную по необходимости.

1. Для работы с календарем перейдите в раздел «Учет/Отчеты/Календарь».

2. Выберите курсором событие и нажмите «Создать», чтобы сформировать отчет, выставить платеж или добавить собственную задачу. 

3. Для отметки о выполнении нажмите значок галочки рядом с кнопкой создания.

4. Для удаления события кликните на символ настроек рядом с событием.

5. В открывшемся меню выберите запись, которую требуется удалить, и подтвердите действие.

В системе автоматически формируются служебные документы, фиксирующие действия пользователей и системы (утверждение, отклонение, отправка контрагенту). Они хранятся в личном кабинете для аудита операций.

Для просмотра служебных документов откройте любой документ, перейдите в меню «Лента» или кликните на значки и . Выберите пункт «Служебные документы».

Сотрудники могут получать средства под отчет на хозяйственные нужды, например, на закупку продукции для склада.

Расходы в этом случае подтверждаются чеками или бланками строгой отчетности.

Чтобы создать и заполнить авансовый отчет:

1. Зайдите в раздел «Деньги» → «Подотчет». Кликните кнопку добавления документа.

2. В открывшемся меню укажите название компании, данные подотчетного лица и назначение аванса. В меню «Расходы» укажите статью затрат. Система предложит подходящий счет.

3. Прикрепите отсканированный чек с QR-кодом. Программа автоматически распознает сумму, дату и номер чека.

4. Добавьте запись в авансовый отчет и проведите документ или направьте его на согласование.

Документ служит основанием для перевода средств от покупателя.

1. Дважды нажмите на «Продажи» и создайте счет через кнопку «+». Либо сделайте это в разделе «Документы» → «Исходящие».

2. Проверьте сведения о компании-отправителе и дату.

3. В поле «Покупатель» внести ИНН/КПП компании и выберите из списка или укажите фамилию физлица.

4. Внесите реквизиты договора.

5. Добавьте товары или услуги через кнопку . Цены подгружаются из прайса или вводятся вручную.

6. Настройте срок оплаты в параметрах учета («Расчеты с контрагентами»). В строку «Выставленные счета» внесите корректное количество дней, далее нажмите «Применить».

7. Проверьте корректность через кнопку «Документы», тем будет сформированный счет на оплату в электронном виде и в формате pdf. При необходимости можно внести и изменения. Далее выберите канал отправки через значок .

Сервис поддерживает работу с электронными транспортными накладными (ЭТрН).

Создание ЭТрН:

1. В разделе «Бизнес» выберите «Транспорт», далее «ЭТрН» и создайте новый документ.

2. Укажите отправителя, получателя, дату и время доставки.

3. Внесите данные перевозчика (ИНН, контакты, номер заявки).

4. Добавьте сведения о водителе и автомобиле.

5. Укажите информацию о грузе и сформируйте сопроводительные документы.

6. Укажите место и время погрузки, условия перевозки и отправьте накладную перевозчику.

7. Получите подтверждение получения груза от водителя или логиста.

• Грузоотправитель формирует товарно-транспортную накладную и подписывает ее квалифицированной электронной подписью (КЭП). 

• Водитель подтверждает приемку через мобильное приложение. Грузополучатель подписывает документ при получении с использованием КЭП.

• Водитель подтверждает передачу груза в мобильном приложении.

• Перевозчик заверяет накладную в системе СБИС.

В системе предусмотрено два вида счетов-фактур:

• Автоматические. Формируются для поступлений, реализаций, авансов для сотрудников.

• Ручные. Создаются пользователем.

Порядок создания документа вручную:

1. Перейдите в раздел «Налоги» → «НДС» → «Фактуры на аванс».

Акт подтверждает выполнение обязательств исполнителем и отсутствие претензий у заказчика к качеству услуг или товаров.

Инструкция по созданию акта:

1. На главной странице СБИС ЭДО кликните «Создать» и выберите «Акт выполненных работ».

2. Проверьте данные отправителя.

3. Заполните поле «Покупатель». При необходимости добавьте реквизиты договора.

4. Укажите сроки исполнения, период действия акта и комментарии.

5. Добавьте необходимые услуги через соответствующую кнопку.

6. Перейдите на вкладку «Документы», нажмите  и проверьте реквизиты компании, перечень услуг, стоимость и количество.

7. Выберите канал отправки и направьте акт контрагенту.

Если вы планируете внедрить Sаby (СБИС) или вам нужна помощь при настройке программы, обращайтесь к нам. Мы поможем подключиться, ответим на вопросы, а также обеспечим круглосуточную техническую поддержку. Оставьте заявку на сайте или свяжитесь с нами по контактному телефону +7 (909) 282-50-95.