Требование о предоставлении документов в налоговую: как ответить и в какие сроки

Налоговая служба выставляет требования тогда, когда ей необходимо получить от бизнеса определенные документы либо информацию. Такие запросы приходят автоматически или в рамках проверок.

Объем запрашиваемой информации может сильно различаться: от короткого письменного ответа до сотен документов. При этом сроки на предоставление данных часто ограничены.

• В электронном формате с помощью ТКС. Актуально для бизнеса, который пользуется сервисами электронной отчетности.
• В личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Этот способ используется редко, но налоговая имеет на него право. Бизнесу, которые подключил ЛК, следует регулярно проверять все входящие сообщения.
• В бумажном формате по Почте России. Используются заказные письма, которые отправляются по юридическому адресу организации или по адресу регистрации ИП.
• Лично под расписку — представителю компании или ИП. Таким способом пользуются инспекторы в случае выездной проверки на территории компании.

Если бизнес обязан подавать отчетность в электронном формате — например, по НДС или при штате свыше 10 сотрудников — требования должны направляться только электронно. В остальных случаях налоговая может использовать любой способ, включая почту, не дублируя электронную отправку. 

Пропуск или игнорирование бумажного требования приведет к штрафу.

ФНС не вправе запрашивать данные обычным письмом или по телефону. При получении такого запроса его можно игнорировать.

Требование будет являться законным, если оно составлено по утвержденной форме и в нем указаны все необходимые сведения:

• Ссылка на статью НК РФ, на основании которой запрос сформирован;
• Срок исполнения, в течение которого необходимо предоставить сведения;
• Информация о запрашиваемых документах, сделках или указание на ошибки и несоответствия в отчетах;
• Реквизиты компании/ИП, которому выставлено требование;
• Наименование мероприятия налогового контроля, в рамках которого создан запрос. Например: «Камеральная проверка по НДС за первый квартал 2025 года».

Бумажное требование должно быть подписано инспектором либо руководителем ИФНС, проставление печати не обязательно.

Электронное требование подписывается УКЭП уполномоченного должностного лица налоговой инспекции и оформляется именно как требование, а не как информационное письмо или уведомление.

Проводится на основании статьи 93 НК РФ. В ходе такой проверки инспекторы могут потребовать предоставить документы, дать развернутые пояснения либо внести исправления в отчет (уточненная декларация). Все основания указаны в НК РФ.

Примеры требований при КНП:

Документы могут быть запрошены за тот период, за который был составлен отчет. Исключение составляют ситуации с переносом вычета по НДС с прошлых периодов, тогда потребовать могут подтверждение и за предыдущие периоды.

Требование должно быть выставлено в течение трех месяцев с даты подачи декларации (стандартный срок для КНП). При продлении проверки или в случае назначения дополнительных мероприятий срок также увеличивается.

Проводится на основании статьи 93 НК РФ. Проверяющие могут запросить любые документы, которые напрямую либо косвенно связаны с расчетом и уплатой проверяемых налогов и взносов, включая бухгалтерские регистры, кадровую документацию и иные бухгалтерские и управленческие сведения.

Запрос может касаться только проверяемого периода, который указан в решении о проведении ВНП. Максимальный период составляет три календарных года, которые предшествуют году принятия решения.

Требование должно быть выставлено в пределах срока проведения ВНП, максимум — шесть месяцев со дня назначения проверки. В случае продления проверки срок продлевается. В периоды приостановки проверки ИФНС не вправе запрашивать сведения.

Что могут запросить:

1. При встречной проверке (пункт 1 статьи 93.1 НК РФ) — любые документы, связанные с прямым контрагентом или «цепочкой» контрагентов по НДС. Требование должно исходить от вашей ИФНС и сопровождаться поручением о получении документов из инспекции контрагента. Если оно поступило напрямую из чужой инспекции — оно незаконно, его можно игнорировать.
2. Документы или сведения по сделкам (пункт 2 статьи 93.1 НК РФ) — как правило, его получают кандидаты на выездную проверку при предпроверочном анализе. Могут быть запрошены любые документы по сделкам, в которых участвовал бизнес, а также информация о сделках, например, условия заключения и исполнения договоров.
3. Документы по имуществу и обязательствам при задолженности более 1 млн руб. (пункт 2.1 статьи 93.1 НК РФ) — их список ограничен и включает, например, договоры продажи имущества и карточки учета ОС.

Запрос может касаться любого периода, исходя из основания требования.

В случае встречной проверки ИФНС должна выставить требование в пределах сроков проведения проверки контрагента. Во всех остальных случаях — срок не ограничен.

В течение шести рабочих дней после получения требования по ТКС необходимо подтвердить его получение, это можно сделать через отправку:

1. Квитанции о приеме.
2. Уведомления об отказе.

Отказ в приеме допустим только в трех случаях:

• оно адресовано не вам;
• пришло без электронной подписи уполномоченного должностного лица;
• оформлено не в формате требования.

Во всех остальных ситуациях обязательно нужно отправить квитанцию о приеме.

Если бизнес считает требование незаконным (например, отсутствует ссылка на статью НК РФ), он может направить мотивированный отказ от исполнения. Однако свою позицию придется отстаивать в суде.

Срок начинает исчисляться на следующий день после получения требования, который зависит от способа отправки:

• ТКС — день отправки квитанции о приеме,
• ЛК ФНС — следующий день после размещения,
• Почта России — шестой день после отправки письма,
• лично — день получения под расписку.

Сроки ответа:

Saby (СБИС) поможет бизнесу отслеживать сроки и вовремя направлять ответы. Достаточно настроить получения уведомлений на email или по SMS, чтобы не пропускать всю важную информацию.

За игнорирование или нарушение срока исполнения требования ФНС предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая ответственность

Административная ответственность:

• Для руководителя организации: штраф 300–500 руб.
• Для ИП — не применяется.

1. Электронный вид (рекомендуется)

• Наиболее быстрый и удобный способ — через систему электронной сдачи отчетности. Экономится время, а подтверждением будет служить квитанция об отправке.
• Ответ нужно направлять в формализованном виде. Простое письмо в произвольном формате влечет штраф.
• В Saby ответ можно сформировать прямо из требования, что исключает ошибки и гарантирует правильный формат.

2. Бумажный вид

• Можно передать лично или отправить почтой с описью вложения.
• Подтверждением служит отметка ИФНС на сопроводительном письме (описи) либо чек и опись со штампом почты.

1. При запросе документов, которые бизнес готов предоставить в срок

• Электронно: файлы в формате .xml или сканы с электронной описью.

  • В Saby сканы автоматически подгоняются под требования налоговой, система определяет нужный тип и реквизиты.

  • Можно быстро провести поиск по контрагенту, периоду.

  • Электронная опись формируется автоматически для всех приложенных файлов.

  • При большом количестве документации программа разобьет ее на части и отправит поэтапно.

• В бумаге: копии или подлинники с сопроводительным письмом-описью.

  • В описи указываются все документы и ставится отметка о том, копия или оригинал передается. Опись будет считаться основанием для отказа в повторной подаче.

  • Бумажные копии нумеруются, прошиваются (тома по 150 листов) и скрепляются подписью.

  • Распечатанные электронные документы оформляются как копии с указанием, что они подписаны ЭП.

  • Возможна отправка частями в рамках установленного срока.

2. При запросе пояснений (кроме НДС) и информации

• Направляется письмо в свободной форме с пояснениями или сдается уточненка (при ошибках).

• В письме указываются:

  • реквизиты компании/ИП;

  • номер и дата;

  • реквизиты требования;

  • причины расхождений в отчетности или требуемая информация.

• После сдачи уточненки налоговая завершит КНП по первичной декларации и начнет проверку уточненной. В случае доплаты налога и пени до момента сдачи уточненки штрафа не будет.

3. При запросе пояснений по НДС

• Отправить пояснения нужно только в электронном виде по формату ФНС.

• Бумажные пояснения налоговая не примет, что приведет к штрафу.

1. Проверять отчетность перед отправкой.
   Риски снижаются, если отчетность составлена корректно. В Saby перед отправкой можно провести автоматическую проверку декларации: программа выявит все ошибки по алгоритмам налоговой и подскажет, что исправить.
2. Следить за поступлением требований.
   В Saby можно подключить уведомления, чтобы получать оповещения любым удобным способом.
3. Соблюдать сроки отправки квитанций и ответов.
   Пропуск сроков может привести не только к штрафу, но и к блокировке счета. В Saby все требования отображаются в отдельном разделе для удобной работы с ними и отслеживания статусов.
4. Отвечать в формализованном виде.
   Электронные ответы в произвольном формате налоговая не засчитает.
   В Saby ответ формируется прямо из требования, а подсказки помогут выбрать подходящий вариант для каждого типа запроса.
5. Использовать готовые шаблоны пояснений.
   Это значительно экономит время на составление письма, особенно при стандартных вопросах по декларации.
6. Отправлять документы по правилам ИФНС.
   Сканы и электронные файлы должны соответствовать установленным параметрам, иначе налоговая их не примет. Saby автоматически подгоняет сканы под необходимые параметры.

Saby поможет вам правильно ответить на требования налоговой и избежать рисков и штрафов. Позвоните +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку ниже.