УПД с 1 января 2026 года: как перейти

Под универсальным передаточным документом (УПД) понимают документ, объединяющий счет-фактуру и первичный отгрузочный документ (товарную накладную/акт). 

Внедрение УПД помогает сократить количество оформляемых документов и составлять вместо двух один, который подтверждает и факт заключения договора, и факт передачи товарно-материальных ценностей или результата работ/услуг.

УПД допускается применять как:

• первичный отгрузочный документ, который включает в себя счет-фактуру (статус «1»);
• первичный документ, который содержит данные об отгрузке товаров/выполнении работ, без счета-фактуры (статус «2»).

УПД со статусом «1» заменяет собой одновременно два документа – счет-фактуру и накладную (акт), а со статусом «2» – только первичный документ (накладную/акт). 

На сегодняшний день закон не обязывает бизнес переходить на использование УПД. Но можно внедрить его добровольно. Если бизнес примет такое решение, он вправе использовать бумажный или электронный вариант УПД. Форма бумажного УПД установлена письмом налоговой от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, а электронного — приказом налоговой от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

При использовании бумажного УПД бизнес вправе разработать собственную форму документа, но в нее необходимо включить все обязательные реквизиты счетов-фактур и первичных учетных документов:

• название документа, дата составления;
• статус УПД;
• название компании-составителя;
• реквизиты продавца, покупателя;
• название товара, работы, услуги;
• дата отгрузки/передачи;
• основание передачи и получения товара, работы, услуги;
• информация о транспортировке и грузе – реквизиты транспортных документов, поручений экспедиторам, складских расписок;
• должности, Ф. И. О. и подписи ответственных лиц.

Для УПД со статусом «1» важно отслеживать все изменения по оформлению счетов-фактур. Если в форме счета-фактуры изменились или добавились новые реквизиты, в форму УПД со статусом «1» нужно внести аналогичные правки.

Все компании, которые формируют товарные накладные и акты при совершении сделок и передают их контрагентам в электронном виде, с 2026 года обязаны перейти на УПД. 

С 1 января 2026 года действующие сейчас форматы товарных накладных и актов выполненных работ утратят силу. Прекратят действия следующие документы:

• приказ налоговой от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ (электронная форма документа о передаче товаров при торговых операциях);
• приказ налоговой от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ (электронная форма документа о передаче результатов работ, услуг).

Это означает, что компании, использующие ЭДО с контрагентами, должны начать использовать для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг только УПД. 

Актуальный формат УПД с 2026 года — формат 5.03, утвержденный приказом ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@. Иными электронными документами подтвердить отгрузку и выполнение работ не получится.

В Saby всегда актуальные форматы документов, в том числе уже реализован формат 5.03 для УПД. При появлении обновлений по формам все изменения в программе происходят заранее. 

Если вы используете внешнюю обработку и выгружаете документы из своей учетной системы, наши специалисты помогут вам проверить, что все готово для работы.

1. На главной странице кликнуть «+ Создать» и указать в списке тип документа «УПД».

2. Проверить отправителя и заполнить строку «Покупатель».

3. Указать договор, если он был заключен и этого требует контрагент.

4. Внести дополнительные сведения, например, комментарий, срок исполнения и другие.

5. Внести наименования по клику на кнопку .

6. Кликнуть  и пометить нужный способ отправки.

7. УПД сформирован.

Остались вопросы по теме материала или нужна консультация по работе в Saby? Мы всегда на связи по телефону +7 (909) 282-50-95. Вы также можете оставить заявку по форме ниже.