Уведомление о прекращении обработки персональных данных: когда подавать

Бизнес обязан уведомлять Роскомнадзор как о начале обработки персональных данных (ПДн) физических лиц, так и о ее прекращении.

Роскомнадзор утвердил три формы обязательных уведомлений по персональным данным для компаний, ИП и самозанятых (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180):

• о намерении осуществлять обработку;
• об изменении сведений, которые содержаться в уведомлении о намерении осуществлять обработку;
• о прекращении обработки.

Эти формы требуются для ведения реестра операторов персональных данных. При получении уведомления о намерении осуществлять обработку ПДн Роскомнадзор вносит компанию в реестр с указанием ее адреса, контактов, вида обрабатываемых сведений и другой информации.

При получении уведомления о прекращении обработки ПДн Роскомнадзор исключает компанию из реестра операторов — компания утрачивает официальный статус оператора ПДн. Такое уведомление носит обязательный характер.

Срок подачи уведомления — 10 рабочих дней с даты прекращения обработки персональных данных.

За сам факт неподачи или несвоевременной подачи уведомления штрафов не предусмотрено. Однако нахождение в реестре операторов ПДн компании, которая по факту прекратила работу с персданными, может стать поводом для проверки со стороны Роскомнадзора или для претензий физических лиц — субъектов данных.

В законе нет полного перечня оснований, при которых требуется направить такое уведомление. При этом основания перечислены в самой форме уведомления (приложение № 3 к приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180):

• ликвидация организации;
• прекращение деятельности из-за реорганизации;
• прекращение деятельности ИП и снятии его с учета;
• прекращение физлицом статуса самозанятого;
• аннулирование лицензии на осуществление деятельности оператора ПДн;
• принятие судебного решения о принудительном прекращении деятельности по обработке ПДн;
• наступление срока/условия прекращения обработки ПДн, которые ранее были указаны в уведомлении о начале обработки. Это основание применяется, если компания изначально установила конкретный срок по работе с персональными данными. Например, в рамках определенного мероприятия или контракта. 

При частичном прекращении обработки ПДн компания должна уведомить Роскомнадзор об изменении ранее поданных сведений (Приложение 2 к Приказу № 180), а не о прекращении обработки.

Уведомление подается по форме приложения №3 к приказу 

Роскомнадзора от 28.10.2022 №180. Требуется указать следующие сведения:

• название территориального органа Роскомнадзора;
• название компании-оператора (Ф. И. О. ИП/самозанятого);
• адрес оператора;
• ИНН оператора (для компаний также ОГРН);
• регистрационный номер компании в реестре операторов;
• основание прекращения обработки ПДн;
• дата прекращения обработки ПДн.

Сформировать уведомление можно на сайте Роскомнадзора либо в программе для сдачи отчетности. Далее документ необходимо распечатать, подписать и отправить в территориальное отделение Роскомнадзора по месту налогового учета организации (месту жительства ИП/самозанятого). Подача данной формы электронном виде по ТКС не предусмотрена.

Роскомнадзор в течение 30 дней после получения уведомления исключает компанию из реестра операторов.

Если вы хотите автоматизировать и ускорить документооборот с госорганами, подачу отчетности и другие бизнес-процессы, внедряйте СБИС. Позвоните по номеру +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку ниже — мы подробно проконсультируем вас.