Воинский учет в организации 2025: правила постановки и ведения

Если в штате организации по трудовому договору работает хотя бы один призывник или военнообязанный, работодатель обязан вести воинский учет (ВУ). Льгот для субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) не предусмотрено.

Индивидуальные предприниматели освобождены от ВУ.

Организациям рекомендуется заранее встать на учет в военкомате по адресу своей регистрации. Это позволит избежать проблем, когда на работу будет принят призывник или военнообязанный.

Правовая основа:

• п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• п. 17 Методических рекомендаций по ведению воинского учета;
• постановление Президиума ВАС РФ от 28.04.2009 № 13798/08.

Работодатель обязан вести ВУ следующих категорий сотрудников:

• Призывники — граждане, подлежащие призыву на военную службу;
• Военнообязанные — лица, состоящие в запасе.

К ним относятся:

• дистанционные сотрудники;
• совместители;
• сезонные работники;
• сотрудники, занятые на неполной ставке (по дням, неделям или часам).

Если в организации работают только сотрудники, которые не относятся к призывникам/военнообязанным, ВУ не ведется. 

За ведение ВУ отвечает руководитель организации, он вправе поручить эту функцию конкретному специалисту. Количество таких специалистов зависит от числа работников, подлежащих воинскому учету. Если назначается два и более специалистов, необходимо создать отдельное подразделение — военно-учетный стол (пп. 9, 18, 19 Методических рекомендаций).

Подробнее в таблице:

Для ответственного сотрудника следует оборудовать рабочее место с возможностью хранения персональных данных — помещение и металлические шкафы для документов (п. 21 Методических рекомендаций).

Также необходимо предусмотреть должность в штатном расписании и оформить обязанности в виде должностной инструкции, либо закрепить их в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Специалист по ВУ может быть без специального образования или опыта. Однако его необходимо направить на обучение в течение первого года работы. В дальнейшем — раз в три года для повышения квалификации (приложение № 19 к Методическим рекомендациям).

Первым шагом необходимо обратиться в местную администрацию — организации присвоят регистрационный номер.

Далее подготовить пакет документов и передать его в военный комиссариат по месту регистрации юридического лица (пп. 22, 37 и 39 Методических рекомендаций):

• копии учредительных документов;
• карточку организации по форме 18. Уточнить актуальный шаблон следует в своем военкомате — в разных регионах он может отличаться. При отсутствии региональной формы можно использовать образец из письма Минкультуры от 21.10.2015 № 344‑01‑39‑ВА;
• приказ о назначении ответственного за ведение ВУ;
• план работы по организации ВУ.

Если вы только зарегистрировали организацию, уточните в военкомате, в какие сроки необходимо подать документы для постановки на учет. Как правило, потребуется личный визит — по телефону или электронной почте консультацию могут не дать.

При приеме на работу необходимо установить, подлежит ли кандидат воинскому учету. Это можно определить:

• по отметке на 13-й странице паспорта;
• по наличию военного билета или удостоверения призывника.

Если у кандидата отсутствуют эти документы, запросите необходимые сведения в военном комиссариате самостоятельно. Если вы принимаете на работу призывника или военнообязанного, не состоящего на учете, передайте в военкомат информацию о нем сразу после приема.

На каждого сотрудника, подлежащего ВУ, оформляется индивидуальная учетная карточка по форме № 10. Все карточки систематизируются в картотеке в соответствии с пунктами 34 и 35 Инструкции, утвержденной Министром обороны РФ.

Если сотрудник снят с ВУ (например, по достижении предельного возраста или по состоянию здоровья), его карточка сохраняется, но переносится в отдельную часть картотеки. На карточке обязательно делается отметка:
 «Дата. Снят с воинского учета по возрасту / по состоянию здоровья».

Организация обязана регулярно передавать в военный комиссариат актуальные сведения о сотрудниках, подлежащих ВУ. Вот какие действия нужно выполнять:

1. Передавать данные при приеме и увольнении сотрудников

Сообщайте в военкомат о приеме или увольнении граждан, подлежащих воинскому учету, в течение 5 рабочих дней с даты кадрового события.

2. Сообщать о сотрудниках без учета

Если выявили, что военнообязанный сотрудник не состоит на ВУ, подайте сведения в комиссариат в течение 3 рабочих дней с момента установления этого факта (ст. 4 закона № 53‑ФЗ).

3. Отвечать на запросы военкомата

На ответы по официальным запросам у работодателя есть до 14 календарных дней с момента получения. Чаще всего запрашивают списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на учет, либо данные о молодежи 15–16 лет.

4. Уведомлять об изменениях в личных данных

В случае изменения у сотрудника следующих сведений:

• семейное положение,
• образование,
• состояние здоровья,
• место жительства или пребывания,
• подразделение или должность в компании,

сообщите в военкомат в течение 5 рабочих дней.

5. Подавать годовую отчетность

До конца календарного года организация должна предоставить:

• карточку учета организации;
• план работы по ведению воинского учета на следующий год.

Сроки отчетности могут устанавливаться военкоматом индивидуально — например, в октябре. Рекомендуется заранее уточнить график подачи отчетов.

6. Уточнять необходимость дополнительных отчетов

Некоторые организации обязаны сдавать дополнительные формы, в частности:

• Форма № 6 — сведения о бронированных сотрудниках, пребывающих в запасе;
• Форма № 19 — отчет о потребности в кадрах из числа граждан запаса на период мобилизации и военное время.

Следует запрашивать шаблоны и требования в своем военкомате.

7. Актуализировать внутренние документы

Если в организации назначен новый ответственный за ВУ, обязательно обновите приказы и уведомите военкомат о внесенных изменениях.

Работодатель обязан уведомлять сотрудника о полученных на него повестках, которые военный комиссариат может направить на адрес организации. Документ передается под роспись. Если сотрудник откажется принять повестку, оформляется соответствующий акт.

Для посещения военкомата по вызову сотруднику предоставляется оплачиваемый выходной день с сохранением среднего заработка.

Минимум один раз в год организуйте сверку данных с сотрудниками. Это можно сделать как в бумажном формате, так и через электронный документооборот (ЭДО), если он у вас подключен. Дату для сверки выберите самостоятельно. Проверяйте сведения, содержащиеся в карточках по форме № 10 — это данные не только о воинской обязанности, но и личная информация: семейное положение, место проживания или пребывания, образование, состав семьи и прочее.

Также не реже одного раза в год (а при необходимости — чаще) проводите сверку данных с военным комиссариатом. Конкретные сроки и дату утверждает комиссариат. Для сверки передайте список сотрудников, чтобы военкомат мог уточнить информацию, указанную в разделе 2 карточки формы № 10, а также личные сведения о гражданах. По результатам сверки заполните журнал проверок.

Отчетность и необходимые документы сдавайте в военный комиссариат лично или заказным письмом. После запуска электронного реестра ВУ Министерством обороны станет возможна передача данных через личный кабинет организации на портале «Госуслуги». Пока же отправка сведений в электронной форме через «Госуслуги» технически недоступна.

В Кодексе об административных правонарушениях предусмотрены штрафы за несоблюдение правил ведения ВУ. С 1 октября 2023 года суммы штрафов были существенно увеличены.

Для малого бизнеса, включая микропредприятия, штрафы составляют половину от размеров, установленных для прочих юридических лиц. При этом компания должна быть включена в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства.

Военные комиссары имеют право наложить штраф в течение трех лет с момента совершения нарушения.

Основные штрафы за нарушения воинского учета:

С 1 ноября 2024 года должен был начать работу единый электронный реестр воинского учета. Однако его запуск перенесли на конец 2025 года. Через этот реестр организации смогут передавать сведения о военнообязанных сотрудниках в военкоматы в электронном виде.

В настоящее время в тестовом режиме работает другой реестр — электронных повесток. Он тестируется в трех регионах России: Рязанской и Сахалинской областях, а также в Республике Марий Эл. С помощью этого сервиса военнообязанным направляют повестки о вызове в военкомат. На данный момент работодатели не взаимодействуют с этим реестром — он предназначен исключительно для военнообязанных граждан.

Планируется расширение списка документов, которые сотрудники могут предоставлять работодателю при приеме на работу. Если соответствующий приказ Минобороны будет утвержден, военный билет смогут заменить выписки из электронных реестров.

• Выписка из реестра воинского учета подтвердит, что гражданин стоит на ВУ, и будет содержать необходимую работодателю информацию — например, наименование военного комиссариата.
• Выписка из реестра электронных повесток позволит работодателю узнать, есть ли у сотрудника ограничения, связанные с неявкой по повестке.

Для удобства ведения воинского учета выбирайте бухгалтерские программы с соответствующим функционалом. Например, система Saby позволяет значительно упростить этот процесс. 

В программе автоматически формируется карточка учета военнообязанного и основные отчеты для военного комиссариата. Просто внесите личные данные сотрудника — и все нужные формы будут готовы к печати. При изменении данных работника, например места жительства, карточка обновится автоматически. 

При оформлении нового сотрудника укажите в системе, что он военнообязанный. 

Программа предложит заполнить сведения по ВУ и отправить извещение в военкомат.

Несколько кликов — и вы получите реестр сотрудников, подлежащих воинскому учету. Такой список удобно использовать для ежегодной сверки: сотрудники проверяют свои данные, а при изменениях вы запрашиваете подтверждающие документы и вносите корректировки.

Saby автоматически формирует все основные документы, включая отчетность для сверки с военкоматом.

Подключите Saby и автоматизируйте процесс без риска ошибок и штрафов. Звоните нам по телефону +7 (909) 282-50-95 или заполните короткую форму ниже.