Как сдавать отчетность в электронном виде ООО и ИП через интернет с помощью СБИС

Подготовка и сдача отчетности, обмен документами с контрагентами, взаимодействие с государственными органами — неотъемлемая часть ведения бизнеса. Эти процессы требуют времени, внимания к деталям и знания актуальных требований законодательства. Любая ошибка в отчете или договоре влечет необходимость повторной отправки, задержки и дополнительные трудозатраты. В результате даже у опытного предпринимателя период сдачи годовой отчетности сопровождается значительной нагрузкой.

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена юридически значимыми документами в электронном виде через специализированные сервисы операторов ЭДО. Она позволяет направлять договоры контрагентам, счета клиентам, отчетность в Федеральную налоговую службу, Социальный фонд России, Росстат и другие ведомства без использования бумажных носителей.

В настоящее время использование электронного документооборота является обязательным при работе с прослеживаемыми, маркированными товарами и госзакупками. С 1 сентября 2026 года ЭДО станет обязательным для всех компаний, участвующих в перевозках. 

Использование сервисов электронной отчетности и документооборота дает предпринимателю ряд практических преимуществ:

1. Экономия времени. Исключаются личные визиты в налоговую инспекцию и фонды, отправка документов почтой, курьерские пересылки. Все операции выполняются в рабочем кабинете сервиса за несколько минут.

2. Снижение издержек. Отсутствуют расходы на бумагу, печать, конверты и почтовые отправления.

3. Порядок в документах. Все счета, акты, накладные и отчеты хранятся в едином архиве с возможностью быстрого поиска по дате, контрагенту или сумме.

4. Юридическая значимость. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют ту же силу, что и собственноручно подписанные бумажные экземпляры.

Законодательство не запрещает одновременное использовать бумажный и электронный документооборот. При этом конкретный документ может существовать только в одном виде — либо в электронном, подписанном КЭП, либо в бумажном, заверенном собственноручной подписью.

Объем и состав обязательной отчетности напрямую зависят от организационно-правовой формы бизнеса.

Общества с ограниченной ответственностью обязаны формировать и представлять следующие виды отчетности:

1. Налоговая отчетность — в зависимости от выбранного режима налогообложения. 

2. Бухгалтерская (финансовая) отчетность. Все юридические лица независимо от применяемой системы налогообложения обязаны вести бухгалтерский учет и ежегодно сдавать в ФНС бухгалтерскую отчетность.

3. Статистическая отчетность. ООО представляют формы федерального статистического наблюдения в Росстат как на обязательной основе (в зависимости от вида деятельности и масштаба), так и по запросу при попадании в выборочные обследования.

4. Отчетность в СФР по персоналу.

Дополнительно для внутренних нужд — собственников, руководства, кредитных организаций — ООО могут формировать управленческую отчетность в произвольной форме.

Индивидуальные предприниматели освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет и сдавать бухгалтерскую отчетность.

Налоговая отчетность ИП зависит от применяемого режима. При этом ИП на УСН признаются плательщиками НДС при превышении годового лимита доходов, в 2026 году он составляет 20 млн руб.

Предприниматели представляют отчеты в Росстат только при попадании в выборку.

При наличии наемных работников ИП обязаны сдавать отчетность по ним по тем же правилам, что и ООО.

Налоговая отчетность для работодателя:

• Расчет 6-НДФЛ.

• Расчет по страховым взносам (РСВ).

• Персонифицированные сведения о физических лицах.

Отчетность в Социальный фонд России (СФР):

• Сведения о трудовой деятельности в составе формы ЕФС-1.

• Сведения о страховом стаже в составе формы ЕФС-1.

• Сведения о страховых взносах на травматизм в составе формы ЕФС-1.

Для самостоятельной подачи необходимо внимательно изучать регламенты каждого ведомства в отдельности (ФНС, СФР, Росстат, Росалкогольрегулирование и др.) и изменения в них, а также вручную контролировать сроки и форматы. Это занимает много времени.

Альтернативой самостоятельной работе с каждым госорганом является подключение к сервису оператора электронного документооборота, например, Saby (СБИС). Система позволяет направлять отчетность во все контролирующие органы — ФНС, СФР, Росстат, Росприроднадзор и другие — через единый личный кабинет.

Преимущества работы через Saby (СБИС):

• Единое окно взаимодействия со всеми ведомствами и контрагентами.

• Автоматическая проверка отчетов на ошибки перед отправкой.

• Встроенный календарь отчетности с напоминаниями о сроках.

• Актуальные версии форм сразу после их утверждения.

• Возможность отслеживать статус обработки документа в реальном времени.

• Хранение всей электронной отчетности и документов в защищенном архиве.

Что необходимо для начала работы:

1. Электронная подпись (ЭП).

2. Доступ к системе ЭДО — регистрация в личном кабинете Saby.

3. Договор с оператором.

Для работы через веб-интерфейс Saby не требуется установка дополнительного программного обеспечения. Достаточно актуальной версии браузера и настроенного рабочего места с электронной подписью.

Законодательство обязывает предпринимателей и организации обеспечивать сохранность отчетности за все периоды деятельности. Сохраненные отчеты и подтверждающие документы могут быть запрошены:

• Банками — при рассмотрении заявки на кредит.

• При смене руководства или собственников.

• Контрагентами — в рамках оценки надежности и финансовой устойчивости потенциального партнера.

• Контролирующими органами — при проведении проверок.

Требования к хранению документов:

• Для электронных документов необходимо специализированное ПО, поддерживающее нужные форматы и криптографию.

• Бумажные документы хранятся в оригиналах, электронные — в цифровом виде. Дублировать их на других носителях не требуется.

• Сроки хранения: ежемесячная и квартальная отчетность — не менее 5 лет; годовая отчетность — в течение всего срока деятельности организации.

• Квитанции о приеме, протоколы проверки и иные подтверждения отправки хранятся вместе с отчетами. Они могут запрашиваться банками и контрагентами.

• Электронная подпись и сертификат к ней должны храниться совместно с подписанным документом весь установленный срок.

При работе через оператора ЭДО сервис выступает также как архив для хранения электронной отчетности в соответствии с требованиями закона. В личном кабинете доступны просмотр, поиск и выгрузка файлов вместе с электронной подписью для создания резервных копий.

СБИС — оператор электронного документооборота, предоставляющий комплексные сервисы для организаций и индивидуальных предпринимателей. 

Система позволяет не только отправлять отчетность в государственные органы, но и обеспечивает ее централизованное хранение с соблюдением всех нормативных требований.

Возможности СБИС при работе с отчетностью:

• Актуальные формы. В системе доступны все действующие формы отчетности. Обновление происходит автоматически после утверждения новых бланков.

• Контроль качества. Встроенные проверки выявляют ошибки заполнения, арифметические несоответствия и нарушения контрольных соотношений до момента отправки.

• Календарь отчетности. Система формирует персональный график сдачи отчетов с учетом налогового режима и вида деятельности, направляет уведомления о приближающихся сроках.

• Единое хранилище. Все отправленные отчеты, квитанции о приеме, протоколы и подтверждающие документы автоматически сохраняются в личном кабинете. Обеспечен быстрый поиск по дате, виду отчета, ведомству или контрагенту.

• Выгрузка с подписью. Документы могут быть выгружены из системы вместе с файлами электронной подписи и сертификатами — такой комплект полностью соответствует требованиям законодательства.

Дополнительные сервисы СБИС:

• Онлайн-бухгалтерия с возможностью ведения учета непосредственно в системе.

• Кадровый электронный документооборот (КЭДО), включая работу с электронными больничными.

• Взаимодействие с государственными информационными системами («Честный ЗНАК», ЕГАИС, «Меркурий»).

• Обмен документами с контрагентами и отслеживание статусов их обработки.

Если у вас остались вопросы по теме статьи или вы хотите подключиться к СБИС ЭДО — свяжитесь с нами по телефону +7 (909) 282-50-95 или просто оставьте заявку внизу страницы.