Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой: пошаговая инструкция

Согласно действующему законодательству практически весь бизнес обязан использовать в работе онлайн-кассы. Компаниям и ИП необходимо купить кассу, соответствующую всем установленным требованиям, и зарегистрировать ее в налоговой инспекции. Сделать это можно быстро онлайн — без визита в ИФНС.

Что потребуется:

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — если у бизнеса уже есть подпись для сдачи электронной отчетности, она подойдет и в этом случае.
• Договор с ОФД — он необходим, чтобы бизнес мог передавать свои чеки в ФНС через оператора фискальных данных.
• Личный кабинет на сайте ФНС — если его нет, следует зарегистрировать заранее.

Инструкция по регистрации ККТ онлайн:

1. Зайти на веб-сайт налоговой и перейти в раздел «ККТ».
2. Нажать «Зарегистрировать ККТ» и выбрать опцию «Регистрация через ЛК налогоплательщика».
3. Пошагово следовать инструкциям системы, указать все нужные данные по кассе и ОФД, подписать заявление своей ЭП.

Онлайн-регистрация ККТ занимает всего несколько минут и очень удобна, поскольку не требует личного визита в ФНС.

При заполнении заявления на регистрацию ККТ, потребуется указать следующие данные:

• Адрес установки ККТ 
  Нужно ввести фактический адрес установки кассы, его можно выбрать из справочника ФИАС. Возможны случаи, когда нужного дома и помещения в справочнике нет, тогда можно выбрать соответствующую улицу. Если улица также отсутствует, следует направить в администрацию района заявление с просьбой внести адрес точки в ФИАС.

• Наименование места установки ККТ
  В этом разделе требуется указать тип и название точки, к примеру, «Прачечная “Чистюля”». Для касс, установленных в транспорте, прописывается марка, модель и регистрационный номер автомобиля.

• Модель кассы и ее серийный номер
  Название кассы следует выбирать из списка. Далее ввести серийный номер устройства (обычно его указывают на корпусе либо можно найти в паспорте кассы).

• Модель и номер фискального накопителя (ФН)
  Модель также выбирают из списка, а заводской номер нужно вводить вручную, скопировав его с коробки либо самого ФН. Налоговая проверяет указанные в заявлении серийные номера кассы и ФН, а именно: есть ли они в базе и не были ли уже закреплены за иным пользователем. Если система выводит ошибку, нужно проверить корректность номеров.

• Оператор фискальных данных (ОФД) 
  Компанию нужно выбрать из списка — после этого поле ИНН заполняется в автоматическом режиме.

• Назначение ККТ
  Цели использования кассы необходимо отметить галочками. В случаях, когда планируется работа кассы только в автономном режиме (например, в местах без связи), проставляется соответствующая галочка. Важно учитывать, что внести это изменение позже будет уже невозможно.

• Отправка заявления
  После заполнение всех полей нужно кликнуть «Подписать и отправить» — заявление будет подписано ЭП и направлено в ФНС. Ведомство проверит все указанные данные и присвоит новому устройству регистрационный номер. Как правило, это происходит всего за несколько минут. Статус регистрации кассы можно проверить в разделе «Учет контрольно-кассовой техники» — там размещается табличка с зарегистрированными ККТ.

После того, как ФНС присвоит кассе регистрационный номер, ее необходимо фискализировать.

Процедура разная в зависимости от модели кассы, и любая ошибка может привести к замене фискального накопителя, что повлечет для бизнеса дополнительные расходы.

Для завершения процесса нужно:

1. Войти в ЛК на на сайте налоговой и выбрать раздел «Учет ККТ».
2. В списке зарегистрированных касс выбрать нужную и нажать на ее регистрационный номер.
3. Кликнуть кнопку «Завершить регистрацию».
4. Заполнить форму с данными отчета о регистрации и кликнуть «Подписать и отправить».

После этого документ будет автоматически подписан ЭП и отправлен в налоговую для окончательной регистрации кассы.

После успешного завершения процедуры регистрации выдается электронная карточка ККТ, подписанная ФНС. Она подтверждает, что касса официально поставлена на учет и полностью готова к работе.

В карточке также будут отражаться все изменения по устройству: перерегистрация, смена владельца и подобное.

1. Личный визит в налоговую
Классический способ — личный визит в ИФНС. КЭП при этом не понадобится, однако потребуется два раза посетить налоговую.

2. Регистрация через Saby (СБИС)
Пользователи Saby могут зарегистрировать свою кассу напрямую из личного кабинета, минуя сайт налоговой. Процесс занимает всего несколько минут. Важно корректно вводить всю информацию, иначе потребуется замена фискального накопителя.

1. Согласованность данных
Информация в настройках кассы должна полностью совпадать с информацией, указанной при регистрации на сайте налоговой:

• адрес установки;
• модели и номера кассы и ФН;
• ИНН компании;
• данные об ОФД.

Наличие расхождений будет расценено как нарушение порядка использования онлайн-кассы, что грозит штрафами в размере:

• до 10 000 руб. для компаний;
• до 3 000 руб. для должностных лиц.

2. Сроки фискализации и завершения регистрации
Фискализацию кассы и отправку отчета о регистрации на сайте ФНС необходимо выполнить в течение суток с момента получения рег. номера.

Если фискализация не проведена вовремя, придется заново подавать заявление и получать новый номер.

Если касса прошла фискализацию, но отчет в налоговую не передан, ФН станет недействительным и его придется заменить на новый.

3. Корректный регистрационный номер
В настройках ККТ нужно точно указать регистрационный номер. Любая ошибка не позволит завершить регистрацию и приведет к необходимости замены ФН, что повлечет дополнительные затраты.

1. Каковы требования 54‑ФЗ к онлайн-кассам?
Согласно закону онлайн-касса должно уметь печатать чеки и отправлять их в налоговую через оператора фискальных данных. Информация должна подаваться онлайн, при этом разрешена задержка, но не более чем на 30 дней.

В кассе требуется установить фискальный накопитель. Касса должна поддерживать формирование электронных чеков. При необходимости продавец отправляет цифровую копию чека покупателю по email или SMS.

2. Когда нужна перерегистрация кассы и как ее проводят?
Перерегистрация необходима при изменении:

• названия компании или имени ИП;
• адреса установки;
• условий использования (например, начало продажи алкоголя);
• налогового режима или иных настроек устройства;
• оператора фискальных данных.

В указанных случаях замена ФН не требуется.

3. Когда требуется менять ФН и перерегистрировать кассу вместе с ним?
ФН подлежит замене и касса требует перерегистрации, если:

• срок действия ФН истек;
• память ФН переполнена;
• ФН неисправен.

Saby упрощает регистрацию и работу с онлайн-кассами. Фискализация, настройка отчетов и подключение к ОФД — все это можно сделать прямо в Saby. Сервис помогает быстро заполнить все данные, избежать ошибок и сразу начать работу с кассой. Узнайте больше по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку.