Путевые листы в 2025 году: изменения, образец и правила заполнения

С 2023 года перевозчики сами решают, в каком виде вести путевые листы — на бумаге или электронно. И хотя для большинства компаний это пока добровольный выбор, с 1 сентября 2025 года он станет обязательным для алкоотрасли: при перевозках спиртосодержащей продукции необходимо будет оформлять документы только в цифровом виде.

Путевой лист — документ, подтверждающий, что транспортное средство и водитель действительно выполняли поездку. В нем фиксируется маршрут, пробег, рабочее время, он является основанием для расчета зарплаты и списания ГСМ.

Кто может запросить путевой лист:

• ГИБДД — для проверки при перевозке грузов или пассажиров;
• ФНС — чтобы подтвердить расходы на горюче-смазочные материалы и заработную плату водителя в учете;
• Роструд — как документ, подтверждающий выполнение обязанностей водителем и фактическое время его работы.
• Транспортная инспекция — при проверках деятельности транспортных компаний и соблюдения правил перевозки.

Нормативные документы:

• приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390 (в ред. от 05.05.2023 № 159);
• закон № 259-ФЗ — Устав автомобильного транспорта.

Оформление путевого листа обязательно для компаний и ИП в случае перевозки грузов, пассажиров, багажа или предоставляющих транспорт с водителем (экипажем).

Если автомобиль сдается в аренду без экипажа, путевой лист заполняет уже арендатор, а не владелец.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) можно оформить:

• в программе СБИС (Saby);
• по формату ФНС (приказ от 17.02.2023 № ЕД-7-26-116@).

Бумажный формат допустим при соблюдении обязательных реквизитов. Форму можно разработать самостоятельно или взять за основу утвержденные бланки (например, № 4, 4-с, 4-п, 6).

С 1 сентября 2025 года для организаций алкогольной отрасли станет обязательным использовать электронные путевые листы. При этом для бизнеса установлен переходный период: бумажные ТТН как сопроводительные документы можно будет применять до 1 марта 2027 года (ч. 3 ст. 3 Закона № 102-ФЗ от 29.05.2024).

Государство последовательно внедряет электронный документооборот в транспортной сфере. Уже сейчас видно, что в будущем ЭПЛ станет обязательным для большинства отраслей. Поэтому имеет смысл не ждать обязательного перехода, а заранее подготовиться к новым требованиям — особенно если водители перевозят маркированную или подакцизную продукцию.

Оформление путевых листов в СБИС (Saby) делает процесс проще и безопаснее. Все данные заполняются без ошибок — система подскажет нужные значения и проверит реквизиты. Достаточно выбрать нужный автомобиль, водителя, тип сообщения и перевозки — документ будет готов за пару кликов.

Плюс цифрового формата — нет бумажной волокиты. Путевой лист сразу доступен всем ответственным: врачу, механику, логисту, бухгалтеру и самому водителю. Доступы можно гибко настроить по ролям.

Печать больше не нужна: после подписания система сама отправит ЭПЛ в ГИС ЭПД. А у водителя появится QR-код в приложении или мессенджере — его можно показать инспектору даже без подключения к интернету.

Чтобы начать работу с ЭПЛ, достаточно пройти несколько шагов:

1. Обсудите внедрение с оператором ЭДО. Начните с консультации с аккредитованным оператором электронного документооборота. Например, СБИС — системой, которая уже поддерживает все требования к электронным путевым листам.
2. Оформите электронные подписи. Получите электронные подписи для всех сотрудников, которые будут участвовать в оформлении ЭПЛ. Это можно сделать прямо в СБИС — без лишней бюрократии.
3. Настройте рабочее место и начинайте работу. Установите необходимое ПО на ПК и на мобильное устройство для начала работы.

В цифровом формате документ подписывается с компьютера либо можно оформить МЭП, чтобы подписывать со смартфона. Всем сотрудникам, кроме медработника, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД):

• Собственник автомобиля — УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) или МЭП + МЧД;
• Медицинский работник — УКЭП;
• Механик — УКЭП или МЭП + МЧД;
• Ответственный за выпуск на линию (может быть тем же механиком) — УКЭП или МЭП + МЧД.

Электронную подпись и МЧД можно сформировать прямо в Saby.

Обязательные поля:

• Срок действия — на день, неделю или месяц.
• Реквизиты компании / ИП / физлица, которое оформляет документ.
• Информация об автомобиле — тип, марка, модель, номер, данные о предрейсовом контроле, показания одометра.
• Данные водителя — ФИО, СНИЛС, права, данные о предрейсовом медосмотре.
• Вид перевозки — коммерческая, для собственных нужд, спецтранспорт.
• Тип сообщения — городское, пригородное, междугороднее.

1. Создание документа

Путевой лист оформляет водитель или диспетчер со своего рабочего места или мобильного устройства.

2. Заполнение реквизитов

Указывают срок действия, данные компании или ИП, информацию о ТС и водителе, вид перевозки и тип сообщения.

3. Передача медработнику и механику

Бумажную версию распечатывают и отдают специалистам. Электронная — сразу доступна всем участникам процесса.

4. Осмотры и подписи

Медик отмечает результат медосмотра, механик — техсостояние авто. В бумажном варианте ставятся живые подписи, в электронном — используется ЭП с телефона или ПК.

5. Передача водителю

В электронном виде ПЛ автоматически появляется в приложении водителя.

6. Заполнение по ходу маршрута

Водитель фиксирует пробег, время простоя и прочие детали. В электронном листе часть данных подтягивается с датчиков.

7. Проверка ГИБДД

Путевой лист предъявляется на бумаге или через QR-код, который можно открыть и показать без интернета.

8. Завершение рейса

ЭПЛ автоматически доступен всем ответственным — не нужно носить его по отделам. Бумажную версию водитель сдает техспециалисту, затем — логисту и бухгалтеру.

9. Финальная проверка

Бухгалтер сверяет данные, учитывает расходы и рассчитывает зарплату. В Saby (СБИС) все это — в одном окне: от расчета до сдачи отчетности.

За отсутствие или неправильное оформление путевых листов предусмотрены штрафы для водителей, должностных лиц и компании.

• Водителю грозит штраф 500 руб. за отсутствие путевого листа (ч. 2 ст. 12.3 КоАП), штраф накладывает ГИБДД.
• Должностное лицо оштрафуют на сумму от 5 000 до 10 000 руб. за ошибки в документах (ч. 1 ст. 15.11 КоАП), к ответственности привлекает ФНС.
• За отсутствие отметок о медосмотре и техконтроле штрафуют: водителя — 3 000 руб., должностное лицо — 5 000 руб., компанию — 30 000 руб. (ч. 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП), это полномочия ГИБДД.
• За допуск водителя без медосмотра предусмотрены штрафы: должностному лицу и ИП — 15–25 000 руб., компании — 110–130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП), полномочия Роструда.
• Отсутствие отметки об обязательном медосмотре влечет штрафы до 3000 руб. для должностных лиц и до 50 000 руб. для компании (ст. 11.32 КоАП) от Росздравнадзора.

Мы поможем внедрить ЭПЛ в вашей компании на базе Saby (СБИС). Настроим систему, выпустим подписи и подскажем, как вести документооборот правильно. Оставьте заявку или позвоните по телефону: +7 (909) 282-50-95.