Топ вопросов про электронные путевые листы (ЭПЛ)

С 2023 года введена возможность для бизнеса применять в работе электронные путевые листы (ЭПЛ) вместо стандартного бумажного варианта. Цель Минтранса — перевести транспортную отрасль на цифровой формат, увеличить прозрачность и безопасность перевозок. Постепенно электронный документ будет обязательным.

Путевой лист требуется всем организациям и ИП, использующим автотранспорт в коммерческих целях — для перевозки пассажиров либо грузов. При этом сам транспорт может находится в собственности, быть арендованным или оформленным в лизинг.

Если ИП работает без наемного персонала, ему также требуется путевой лист. Он одновременно выполняет функции диспетчера, механика и водителя, ставя все необходимые подписи в документе.

Путевой лист не обязателен, если:

• машина оформлена на компанию или ИП, но используется исключительно для личных нужд (поездки на работу, отдых);
• работники или владелец используют личный автомобиль для работы.

Путевой лист нужен при аренде:

• автомобиля с экипажем — документ составляет арендодатель.
• без экипажа — составляет арендатор.

Конкретные даты введения обязательного использования ЭПЛ пока не установлены. В 2025 году действует переходный период, в течение которого государственные органы дорабатывают формат ЭПЛ и тестируют порядок его взаимодействия с госсистемами.

Для перевозки алкогольной продукции первоначально планировалось обязательное использование электронных перевозочных документов (ЭПД) с 1 июня 2024 года. Сроки были перенесены на 1 сентября 2025 года для доработки системы и тестирования совместимости с ЕГАИС и ГИС ЭПД.

В течение тестового периода у бизнеса есть возможность предоставить возникшие замечания, а также уведомить о процессах, которые не укладываются в действующий электронный формат, но при этом являются важными.

Хотя пока можно использовать бумажные путевые листы, внедрение электронного формата заранее имеет свои преимущества. Особенно актуально это для компаний, которые ранее не использовали путевые листы: в ближайшем будущем ЭПЛ полностью заменит бумажный вариант.

Преимущества раннего перехода на электронные путевые листы:

• Снижение расходов — экономия ресурсов на бумаге, распечатке и хранении документов, а также исключение потерь и порчи бумажных путевых листов.
• Контроль в режиме реального времени — возможность отслеживать весь документооборот на каждом этапе.
• Экономия времени сотрудников — нет необходимости вручную передавать документы между диспетчером, бухгалтерией и архивом.
• Удобный архив — все путевые листы хранятся в электронной системе, оперативно находятся и легко анализируются при необходимости.

При подписании ЭПЛ задействованы следующие роли: диспетчер, врач, механик, а также сотрудник, выпускающий и принимающий автомобиль. При этом один и тот же человек может выступать в нескольких ролях одновременно. Электронный путевой лист подписывается электронной подписью. Кроме того, всем сотрудникам, кроме медицинского работника, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). ЭП на сотрудников и МЧД можно сформировать в Saby.

Сам водитель рейса в подписании ЭПЛ не принимает участия.

Роли и требования к подписанию:

Обмен ЭПЛ проходит через шесть обязательных этапов и один опциональный, что гарантирует полный контроль над процессом перевозки.

1. Создание
Диспетчер формирует ЭПЛ в учетной системе и вносит данные:

• период его действия;
• лицо, которое оформило документ;
• водитель и ТС;
• тип перевозки и сообщения;
• ответственные за медицинский осмотр, техосмотр и выпуск машины.

ЭПЛ можно создавать автоматически из некоторых иных документов, например, задания на доставку. Диспетчер заверяет лист ЭП, после чего он становится доступным для врача, механика и водителя.

2. Предрейсовый медосмотр водителя
На этом этапе водитель обязан пройти осмотр у штатного врача, сторонней медицинской организации либо онлайн с помощью сервисов телемедицины. Если все хорошо, врач подписывает ЭПЛ своей электронной подписью и допускает водителя к рейсу. При отказе документ закрывается.

3. Предрейсовый техосмотр
Механик проверяет автомобиль и подписывает ЭПЛ. Если осмотр выполняется сторонним сервисом, подписать документ обязан штатный механик.

4. Выпуск в рейс
Механик либо сотрудник, ответственный за выпуск, фиксирует показания одометра и подписывает ЭПЛ. После этого водитель начинает выполнять рейс. В будущем этот этап планируется объединить с техосмотром, чтобы сократить процесс подписания.

5. Передача в ГИС ЭПД и контроль
ЭПЛ отправляется в ГИС ЭПД, где формируется QR‑код для инспекторов ГАИ с информацией о рейсе. Водитель может предъявлять QR‑код через мобильное приложение даже без подключения к интернету. При отсутствии планшета у инспектора достаточно номера машины или водительских прав для проверки.

6. Завершение рейса
По возвращении водитель передает автомобиль, механик фиксирует показания одометра и подписывает ЭПЛ. После этого документ автоматически сохраняется в электронном архиве.

Saby позволяет вести учет остатков топлива с привязкой к путевому листу.

7. Послерейсовый медосмотр (опционально)

В случаях, когда перевозились пассажиры либо опасные грузы, водитель также обязан пройти послерейсовый медосмотр. После подписания на данном этапе ЭПЛ окончательно закрывается.

• Можно ли оформить электронный путевой лист на месяц?
  Да, ЭПЛ допускается оформлять со сроком действия более одной смены, например, на неделю или месяц. При создании указываются начальная и конечная даты действия листа.
• Можно ли использовать один ЭПЛ для нескольких автомобилей?
  Нет. Каждый путевой лист формируется на конкретное транспортное средство. Если автопарк насчитывает 50 машин, понадобится 50 отдельных ЭПЛ.
• Можно ли вносить изменения после закрытия ЭПЛ?
  Нет, текущая версия формата не позволяет редактировать закрытые документы.
• Можно ли закрыть ЭПЛ на следующий день?
  Технически это возможно. Однако данные о закрытии станут доступными в ГИС ЭПД, что может вызвать вопросы у надзорных органов. Рекомендуется подготовить документированное объяснение задержки, например, проблемы с интернет-соединением.
• Можно ли заполнять талоны заказчиков в ЭПЛ?
  Формат ЭПЛ не поддерживает талоны заказчиков. Вместо этого используются другие учетные документы, например, акты выполненных работ.
• Обязательно ли ведение журнала учета движения путевых листов?
  Ведение журнала не является обязательным. Для внутреннего контроля можно выгружать реестр ЭПЛ в формате Excel через систему Saby, что упрощает хранение и поиск документов.

Переход на ЭПЛ с помощью Saby позволяет:

• Автоматизировать процесс — все этапы создания, подписания и закрытия путевых листов выполняются в одной платформе.
• Сэкономить время и ресурсы — больше не потребуется формировать бумажные документы вручную, печатать, сканировать или архивировать их.
• Контролировать весь автопарк — каждый автомобиль и каждый рейс под контролем диспетчера, механика и бухгалтера.
• Безопасно хранить данные — все документы сохраняются в электронном архиве и защищены от утери.
• Интегрировать с учетом топлива и расходами — уникальная возможность вести учет топлива, привязанный к ЭПЛ.

Начните использовать ЭПЛ через Saby уже сегодня — позвоните +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку, и наши специалисты помогут подключить систему и настроить все процессы под ваш бизнес.