Учет топлива и ГСМ: как сэкономить в 2025 году

ГСМ — это горюче‑смазочные материалы, которые включают три основные группы нефтепродуктов.

Учет ГСМ обязателен для всех компаний и ИП, которые совершают коммерческие рейсы.

За учет отвечает бухгалтерия. Она фиксирует движение топлива и других материалов в бухгалтерском и налоговом учете — это нужно для подтверждения расходов и корректного расчета налогов.

Для учета ГСМ используются чеки на топливо и путевые листы с показаниями одометра и данными по расходу. Эти документы позволяют оценить, сколько топлива ушло на рейс и по какой цене.

Закон не требует устанавливать нормы расхода топлива — учитывать можно по факту. Но нормирование помогает контролировать затраты, планировать бюджет и выявлять перерасход. Норму закрепляют в учетной политике.

Расчет зависит от марки и модели авто и условий эксплуатации. Ориентироваться можно на Методические рекомендации Минтранса РФ.

Путевой лист — обязательный документ, сопровождающий каждый коммерческий рейс. Он позволяет отследить маршрут, пробег, заправки и объем израсходованного топлива, а значит — обоснованно учитывать затраты на ГСМ.

В путевом листе фиксируют:

• Маршрут поездки.

• Дозаправки в пути.

• Пробег — данные одометра до и после рейса.

• Уровень топлива:

  • перед выездом;

  • остаток после возвращения.

На основе этих данных бухгалтер рассчитывает фактический расход топлива за рейс.

Подробнее о заполнении путевых листов — в отдельной статье.

Если ГСМ расходуется не на транспорт, а, например, на спецтехнику (мотоблоки, газонокосилки, бензопилы), используется другой документ — акт на списание ГСМ.

Он составляется в свободной форме, но должен включать обязательные реквизиты первичного документа:

• название и дата акта,
• стороны, участвующие в операции,
• содержание и объем выполненной работы,
• количество и вид использованных ГСМ.

Горюче-смазочные материалы учитываются по фактической стоимости.

Бухгалтер может выбрать один из двух способов списания:

• По себестоимости первых закупленных запасов — метод ФИФО (FIFO).
• По средней себестоимости. В этом случае используется формула для ее расчета:

(Стоимость остатков + Стоимость поступления) / (Количество остатков + Количество поступления)

Для списания ГСМ нужно указать его фактическое потребление. Если в компании установлены нормы расхода, фактические затраты сравниваются с ними:

• Если расход в пределах нормы — списание отражается и в бухгалтерском, и в налоговом учете.
• Если расход превышает норму:
  • в бухгалтерском учете списывается фактическое количество;
  • в налоговом учете — только в пределах установленной нормы.

Порядок списания горюче-смазочных материалов в налоговом учете зависит от цели использования транспорта:

• Если транспорт используется для грузовых или пассажирских перевозок — затраты на ГСМ включаются в состав материальных расходов.
• Если транспорт используется для служебных поездок сотрудников — затраты относятся к прочим расходам.

Чтобы признать затраты на ГСМ в расходах и уменьшить налог на прибыль, они должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Для налогового учета понадобятся те же документы, что и для бухгалтерского:

• путевые листы,
• чеки на топливо,
• акты списания,
• документы о поступлении ГСМ,
• при необходимости — расчет норм расхода.

Работа с бумажными документами нередко приводит к ошибкам: сотрудники могут некорректно заполнить путевые листы, испортить или потерять бланки. Между тем расходы на ГСМ могут достигать до 50 % затрат компании, и любая неточность в учете — это потенциальные финансовые потери. Дополнительно затрудняет учет человеческий фактор.

Чтобы избежать подобных рисков и наладить прозрачный контроль за расходами, все больше компаний переходят на современные цифровые инструменты для учета и анализа ГСМ.

С 2023 года организации могут использовать электронные путевые листы (ЭПЛ) — это позволяет ускорить документооборот и снизить нагрузку на сотрудников. Вот основные преимущества:

• Унифицированный формат
  Операторы электронных перевозочных документов предоставляют готовый бланк по утвержденной форме.

• Быстрый обмен документами
  Все участники заполняют и обмениваются ЭПЛ через электронный сервис. Документооборот доступен и с компьютера, и со смартфона — удобно для водителей в рейсе.

• Автоматические расчеты
  Система сама определяет пробег и остаток топлива на основе введенных данных, что снижает вероятность ошибок при расчетах.

• Минимизация штрафных рисков
  Программа предупреждает о несоответствии данных и помогает избежать расхождений в учете топлива.

Оценить, насколько эффективно водители используют топливо, помогают системы спутникового мониторинга — ГЛОНАСС или GPS. С их помощью можно отслеживать:

• Местоположение транспорта
  Позволяет проверить, соблюдает ли водитель маршрут, сколько времени тратит на стоянки и простои, нет ли отклонений.
• Расход топлива
  Датчики фиксируют объем заправок, уровень топлива в баке и даже сливы горючего. Это особенно важно, если фактический расход регулярно превышает установленные нормы.

Все данные доступны онлайн — с любого устройства. Контролировать можно как собственные автомобили, так и арендованные.

Топливная карта — это безналичный способ оплаты топлива, внешне и функционально напоминающий банковскую карту. Существуют два типа карт:

• Литровые — организация устанавливает объем и тип топлива, его стоимость при заправке не учитывается.
• Рублевые — на баланс карты зачисляется сумма, которую водитель может тратить на топливо и сопутствующие товары на АЗС.

Преимущества топливных карт:

• Контроль расходов
  Водитель не сможет превысить лимит. Литровую карту обналичить невозможно.

• Прозрачность операций
  Все списания фиксируются и передаются в электронном виде.

• Упрощение учета
  Отчеты от оператора ЭПД поступают в личный кабинет компании. Бухгалтеру остается только сверить данные и оформить поступление топлива.

Во многих компаниях транспортный учет устроен фрагментарно: путевые листы ведут в одной программе, дозаправки контролируют в другой, а диспетчеры и водители общаются через сторонние мессенджеры. Такая разрозненность может создать ощущение перегруженности и неэффективности, будто цифровые инструменты только усложняют процессы. Но решение есть.

Операторы ЭДО предлагают единое рабочее пространство — систему управления транспортом (TMS, Transportation Management System). Она объединяет все ключевые инструменты для контроля и учета ГСМ.

Например, в Saby TMS реализованы:

• Путевые листы
  Создаются и подписываются дистанционно с компьютера или телефона. Все изменения — в реальном времени.

• Учет запасов топлива
  Поступление топлива сразу отражается в системе, данные доступны бухгалтерам и диспетчерам.

• Контроль расхода в рейсе
  Можно отследить количество дозаправок, выявить нецелевые сливы топлива.

• Финансовый учет и анализ
  Система учитывает данные по заправкам за наличные и по топливным картам, позволяет прикреплять чеки и рассчитывать расход со склада.

• Трекинг по GPS
  Мониторинг маршрутов и остановок в режиме реального времени. Видно, где находится машина, и работает ли двигатель на стоянке.

Saby TMS помогает организовать учет топлива без лишних программ, ручной работы и задержек в документообороте. Если вы хотите внедрить Saby в работу, звоните нам по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку на обратный звонок по форме ниже.