Электронный документооборот в сфере трудовых отношений позволяет формировать, передавать и архивировать кадровые документы в цифровом виде. Участниками процесса могут выступать работодатель, работники и соискатели.
Кадровый ЭДО обеспечивает защиту информации и полностью соответствует всем требованиям актуального законодательства.
Кому подходит КЭДО
Электронный кадровый документооборот будет удобен всем типам бизнеса с наемными сотрудниками.
Он позволяет полностью вести кадровый учет персонала, трудящегося в офисе и удаленно, а также оформлять отношения с выездными и самозанятыми работниками.
Закон допускает оформлять в электронном виде большинство кадровых документов, включая трудовые соглашения и трудовые книжки.
Исключение составляют, например, приказы об увольнении и журналы инструктажей.
Если компания хочет перейти на цифровой кадровый документооборот в 2023 году, ей следует учитывать ряд нюансов. Разберем пошаговую схему перехода.
Анализ текущих процессов и кадровый аудит
Необходимо определить, какие кадровые документы создаются, обрабатываются и передаются в компании. Это поможет правильно подобрать подходящую систему ЭДО.
Также следует установить частые потребности и проблемы, с которыми сталкивается персонал в этой сфере.
Определение структуры отдела кадров
Для небольшого бизнеса оптимально выделить одного специалиста по кадрам. Более крупные предприятия чаще всего организуют соответствующий отдел.
В малых предприятиях эти вопросы нередко поручаются бухгалтеру либо офис-менеджеру. В этом случае необходимо оформить совмещение должностей.
Важно! С помощью КЭДО специалист отдела кадров может вести документооборот в отношении 1000 человек.
Разработка локальных актов
КЭДО и соответствующие правила работы необходимо прописать во внутренних актах и трудовых соглашениях. Понадобится подготовить:
положение об ЭДО;
регламент по работе с электронными подписями;
соглашение между сотрудником и работодателем о порядке применения простой и неквалифицированной ЭП;
поправки в трудовой, коллективный договор и иные внутренние документы при необходимости.
Опишите процессы подробно: виды документов и порядок их подписания, разновидности применяемых ЭП, правила ознакомления персонала с документами.
Выбор подходящего решения для КЭДО
Потребуется информационная система, функционал которой поддерживает формирование всех нужных документов. Такие ИС позволяют вести кадровый учет даже неквалифицированным работникам.
Например, можно использовать специальное решение от СБИС.
Выпуск электронных подписей
КЭДО предполагает, что все участники обмена используют электронные подписи. Это означает, что сотрудникам-физлицам понадобится получить сертификат ЭП.
Для подписания ряда документов сотрудникам необходима квалифицированная подпись. Например, при заключении трудового договора на работу в дистанционном формате.
Небольшим компаниям будет удобно сразу оформить КЭП на сотрудников. Крупному бизнесу выгоднее выдавать одним сотрудникам НЭП, а другим — КЭП, исходя из выполняемых ими задач.
Уведомление сотрудников
Работодатель обязан уведомить персонал о переходе на КЭДО. Порядок уведомления законом не установлен, это можно сделать и в электронном виде.
Далее нужно получить от работников письменное согласие. Это правило не распространяется на лиц, для которых организация выступает первым местом работы: их согласие не потребуется.
Остальные работники вправе отказаться. Когда лицо согласилось, в дальнейшем отказ будет возможен только при переходе на работу в другую компанию.
Переход на КЭДО с помощью СБИС
СБИС КЭДО — надежное решение для организаций различных сфер деятельности. Оно позволяет дистанционно решать кадровые вопросы работников разных уровней и типов занятости: на удаленке, в офисе, в командировке.
Благодаря СБИС кадровый документооборот в организации можно настроить легко и быстро.
Пользователям не понадобится вносить вручную реквизиты паспорта и номера СНИЛС. После сканирования документов система сама заносит информацию в карточку. Штатное расписание также создается автоматически.
СБИС КЭДО позволяет формировать личную карточку работника (бланк Т-2). Когда меняются условия труда или оплаты, пользователь просто создает новый документ с нужными данными. Больничные, командировки и отпуска также можно оформить в системе за несколько секунд.
Стоимость кадрового ЭДО от СБИС на пять пользователей составляет 15 000 руб. в год, на 15 пользователей — 20 000 руб. в год.
Внедрение электронного кадрового документооборота может потребовать некоторого времени и ресурсов, но в конечном итоге оно поможет значительно упростить и улучшить кадровый учет и связанные с ним процессы.
Важное преимущество — возможность интеграции с другими информационными системами компании (например, системой учета рабочего времени, системой удаленного доступа), благодаря чему появляется возможность создать единую цифровую среду при работе с персоналом.
Выбирайте СБИС, чтобы перевести работу с персоналом в «цифру» с учетом особенностей вашего бизнеса. Наши специалисты предоставят подробную консультацию и ответят на все вопросы. Звоните по номеру +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку по форме ниже. Мы рады помочь.
Что изменится при отправке сведений в СФР с 2024 года
С января 2024 года работодателям потребуется перейти на проактивную схему оплаты больничных, документы в СФР можно направлять только по СЭДО
07.12.2023 779
бухгалтерия и учет
~ 4 мин. на чтение
Как закрыть ИП в 2023 году: инструкция
Порядок действий при закрытии ИП, документы и отчеты
23.11.2023 481
автоматизация
~ 3 мин. на чтение
Как перейти на электронную транспортную накладную (ЭТрН)
Использование транспортных накладных в цифровом формате станет обязательным с 2024 года
22.11.2023 187
торговля и закупки
~ 2 мин. на чтение
Как подобрать коды ОКВЭД для Ozon, Wildberries и других маркетплейсов
Рассказываем, как действовать ИП и ООО при определении кодов ОКВЭД для торговли на интернет-платформах и почему стоит избегать лишних цифровых обозначений в ЕГРИП и ЕГРЮЛ
15.11.2023 288
автоматизация
~ 4 мин. на чтение
Как вести воинский учет в организации в 2023 году
Правила ведения воинского учета в 2023 году и автоматизация процессов с помощью СБИС
09.11.2023 983
отчетность
~ 2 мин. на чтение
Новые формы отчетов для сферы услуг, торговли и транспорта
Рассказываем, какие формы использовать начиная с отчетности за 2023 и 2024 год