Электронный кадровый документооборот: как внедрить

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений позволяет формировать, передавать и архивировать кадровые документы в цифровом виде. Участниками процесса могут выступать работодатель, работники и соискатели.

Кадровый ЭДО обеспечивает защиту информации и полностью соответствует всем требованиям актуального законодательства.

Электронный кадровый документооборот будет удобен всем типам бизнеса с наемными сотрудниками.

Он позволяет полностью вести кадровый учет персонала, трудящегося в офисе и удаленно, а также оформлять отношения с выездными и самозанятыми работниками.

Закон допускает оформлять в электронном виде большинство кадровых документов, включая трудовые соглашения и трудовые книжки.

Исключение составляют, например, приказы об увольнении и журналы инструктажей.

Если компания хочет перейти на цифровой кадровый документооборот в 2023 году, ей следует учитывать ряд нюансов. Разберем пошаговую схему перехода.

Необходимо определить, какие кадровые документы создаются, обрабатываются и передаются в компании. Это поможет правильно подобрать подходящую систему ЭДО.

Также следует установить частые потребности и проблемы, с которыми сталкивается персонал в этой сфере.

Для небольшого бизнеса оптимально выделить одного специалиста по кадрам. Более крупные предприятия чаще всего организуют соответствующий отдел.

В малых предприятиях эти вопросы нередко поручаются бухгалтеру либо офис-менеджеру. В этом случае необходимо оформить совмещение должностей.

КЭДО и соответствующие правила работы необходимо прописать во внутренних актах и трудовых соглашениях. Понадобится подготовить:

• положение об ЭДО;
• регламент по работе с электронными подписями;
• соглашение между сотрудником и работодателем о порядке применения простой и неквалифицированной ЭП;
• поправки в трудовой, коллективный договор и иные внутренние документы при необходимости.

Опишите процессы подробно: виды документов и порядок их подписания, разновидности применяемых ЭП, правила ознакомления персонала с документами.

Потребуется информационная система, функционал которой поддерживает формирование всех нужных документов. Такие ИС позволяют вести кадровый учет даже неквалифицированным работникам.

Например, можно использовать специальное решение от СБИС.

КЭДО предполагает, что все участники обмена используют электронные подписи. Это означает, что сотрудникам-физлицам понадобится получить сертификат ЭП.

Для подписания ряда документов сотрудникам необходима квалифицированная подпись. Например, при заключении трудового договора на работу в дистанционном формате.

Небольшим компаниям будет удобно сразу оформить КЭП на сотрудников. Крупному бизнесу выгоднее выдавать одним сотрудникам НЭП, а другим — КЭП, исходя из выполняемых ими задач.

Работодатель обязан уведомить персонал о переходе на КЭДО. Порядок уведомления законом не установлен, это можно сделать и в электронном виде.

Далее нужно получить от работников письменное согласие. Это правило не распространяется на лиц, для которых организация выступает первым местом работы: их согласие не потребуется.

Остальные работники вправе отказаться. Когда лицо согласилось, в дальнейшем отказ будет возможен только при переходе на работу в другую компанию.

СБИС КЭДО — надежное решение для организаций различных сфер деятельности. Оно позволяет дистанционно решать кадровые вопросы работников разных уровней и типов занятости: на удаленке, в офисе, в командировке.

Благодаря СБИС кадровый документооборот в организации можно настроить легко и быстро.

Пользователям не понадобится вносить вручную реквизиты паспорта и номера СНИЛС. После сканирования документов система сама заносит информацию в карточку. Штатное расписание также создается автоматически.

СБИС КЭДО позволяет формировать личную карточку работника (бланк Т-2). Когда меняются условия труда или оплаты, пользователь просто создает новый документ с нужными данными. Больничные, командировки и отпуска также можно оформить в системе за несколько секунд.

Стоимость кадрового ЭДО от СБИС на пять пользователей составляет 15 000 руб. в год, на 15 пользователей — 20 000 руб. в год.

Внедрение электронного кадрового документооборота может потребовать некоторого времени и ресурсов, но в конечном итоге оно поможет значительно упростить и улучшить кадровый учет и связанные с ним процессы. 

Важное преимущество — возможность интеграции с другими информационными системами компании (например, системой учета рабочего времени, системой удаленного доступа), благодаря чему появляется возможность создать единую цифровую среду при работе с персоналом.

Выбирайте СБИС, чтобы перевести работу с персоналом в «цифру» с учетом особенностей вашего бизнеса. Наши специалисты предоставят подробную консультацию и ответят на все вопросы. Звоните по номеру +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку по форме ниже. Мы рады помочь.