Кадровый архив электронных документов

В 2021 году применять кадровый электронный документооборот (КЭДО) разрешили всем работодателям. Это значит, что в электронном виде можно, а в некоторых случаях и нужно, оформлять не только графики отпусков, приказы и локальные акты, но и трудовые книжки, больничные, приказы о приеме на работу. В обязательном бумажном виде остается небольшое количество документов, например приказ об увольнении.

У электронного кадрового архива много плюсов для компании: документы не потеряются, не перепутаются, не займут много места в офисе.

Разбираемся, как его организовать, чтобы использовать все преимущества и не получить ни одного минуса.

Основных причин две:

1. Чтобы предоставлять их по требованию в ФНС или Государственную инспекцию труда;

2. Не получить штраф за неправильное хранение и не проиграть трудовой спор из-за отсутствия необходимого документа.

В КоАП предусмотрено:

• 10 тыс. руб. – для обычной организации за полную потерю документа;
• до 300 тыс. руб. – для АО, страховых компаний, банков за утрату документов, напрямую относящихся к их профессиональной деятельности.

Прямое требование к коммерческим юрлицам и индивидуальным предпринимателям организовывать кадровый архив отсутствует. В то же время есть обязанность сохранять кадровую документацию в течение сроков, определенных нормами архивного дела.

1. В «облаке»;

2. На локальном ПК;

3. Гибридный вариант: «облачное» хранилище дублируется копией на компьютере.

Мы рекомендуем последний вариант, так как он обеспечивает наивысшую сохранность и гарантированный доступ к информации независимо от подключения к интернету или поломки конкретного компьютера в офисе.

Что бы вы ни выбрали, любой вариант можно реализовать со СБИС Архив.

Организация хранения информации важна для электронного архива не меньше, чем для бумажного. Чтобы ваше хранилище было не хаотичным комплектом файлов, а стройной системой, где все понятно, установите СБИС Архив. Сервис самостоятельно распределит документы по папкам и организует реестр.

Предположим, вы решили отказаться от услуг СБИС. Доступ к архиву сохранится, и файлы можно будет открыть в офисной программе.

Благодаря СБИС посторонние лица не смогут получить доступ к вашим документам. Открыть, сделать копию или стереть файл сможет исключительно сотрудник с соответствующим уровнем доступа, который легко настраивается в системе.

Кроме того, вы всегда сможете отследить историю изменения файлов.

Сроки регулирует приказ Росархива №236 от 20 декабря 2019 года. Если документ подписали до 19 февраля 2020 года, то приказ Минкульта №55 от 25 августа 2010 года и приказ Главархива СССР от 15 августа 1988 года.

Перечислим некоторые требования:

• трудовой договор, приказ о приеме, увольнении, переводе, личная карточка сотрудника, гражданско-правовые договоры с физическими лицами и акты оказанных услуг – 50 лет;
• журнал инструктажа по охране труда – 45 лет;
• согласие на обработку личных данных – три года после окончания срока его действия;
• штатное расписание – бессрочно;
• табель учета рабочего времени, журнал приказов об отпусках – пять лет;
• графики отпусков, уведомления о выборе формы трудовой книжки – три года.

Роскомнадзор может обвинить в хранении лишних сведений, контролирующие органы могут просматривать документы, срок хранения которых уже закончился. Поэтому мы рекомендуем избавляться от данных, в которых нет нужды для бизнеса и для соблюдения требований законодательства.

Схема законного уничтожения ненужных электронных документов:

1. Проверить даты и отметить те, чей срок хранения подошел к концу.

2. Заполнить для них протокол экспертной комиссии о возможности уничтожения. Если такой комиссии нет, этим занимается кадровик.

3. Сформировать акт об уничтожении и удалить файлы.

1. Неверное определение даты, с которой отсчитывается срок хранения

Срок отсчитывается с 1 января года , который следует за годом завершения документа. Год завершения – тот, когда утрачена актуальность. Например, трехлетний период хранения графика отпусков на 2022 год считается с 1 января 2023 года, а не 2022-го.

2. Различные сроки в одном комплекте

Например, договоры и дополнительные соглашения к ним хранятся одинаковое количество лет.

3. Уничтожение бумажного оригинала после сканирования, до истечения срока его хранения

Сроки хранения относятся к оригиналам, а не к копиям. Поэтому бумажный архив хранится до истечения времени его действия, даже если оцифрован.

Электронный оригинал создается в цифровой форме и заверяется ЭП. Аналогично: если вы распечатали бумажную копию, удалять раньше времени цифровой оригинал не следует.

4. Избыточное хранение

Старые графики отпусков, которые вам уже не нужны, могут быть чреваты солидными штрафами - до 30-50 тыс. руб. за каждого сотрудника - для фирмы, если контролирующие органы увидят в них нарушения трудового законодательства. Например, если отпуск был короче положенного или работник «накопил» отпускные дни.

1. Юридическая значимость

Благодаря электронной подписи документы легальны. Даже если сертификат ЭП уже не действует, файл имеет силу, так как на нем есть отметка о дате подписания, когда он был актуален. Если вы работаете в СБИС, эту отметку можно сделать видимой на документе.

2. Защищенность

- Информация хранится на надежных серверах, это безопаснее, чем на компьютере, даже запароленном, в том числе с точки зрения защиты от вирусов.

- Потерять, подделать или украсть сведения невозможно, зато легко удалить при необходимости.

3. Единый формат

Сейчас это PDF/A, который соответствует международным и российским стандартам.

До 01.03.2023 Минтруд, Минкомсвязь и Росархив должны написать общие требования к составу и форматам электронных документов в области трудовых отношений.

4. Удобство использования

- СБИС Архив автоматически заполняет папки – не имеет значения, сколько у компании филиалов, будет полный порядок.

- Поиск происходит за несколько секунд: не нужно переворачивать весь бумажный архив, чтобы найти нужный приказ.

Если у вас есть вопросы по теме, оставьте заявку через форму на сайте или звоните прямо сейчас. Мы на связи по телефонам +7 (909) 282-51-42, +7 (909) 282-50-95.