Как работать с машиночитаемой электронной доверенностью (МЧД)

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, который организация или ИП (доверитель) выдает своему представителю (физическому лицу или другой организации) для передачи ему права совершать юридически значимые действия от своего имени, например, подписывать и сдавать отчетность.

Доверитель должен подписать машиночитаемую доверенность усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Для этой цели подходит только УКЭП, полученная в удостоверяющем центре ФНС России или у его доверенного лица, например, в нашей компании. Чтобы оформить подпись, оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами для консультации.

Форма и обязательные реквизиты МЧД регламентированы Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857.

Обязательные сведения:

1. Наименование документа.
2. Сведения о доверителе (компании или ИП):
   • Для ИП: Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.

   • Для российского юрлица: наименование, юридический адрес, ИНН, ОГРН, КПП, Ф. И. О. и СНИЛС руководителя.

   • Для иностранного юрлица: наименование, адрес за рубежом, ИНН (при наличии), регистрационный номер, Ф. И. О. руководителя.

3. Сведения о представителе (физлице): Ф. И. О., дата рождения, данные документа, удостоверяющего личность, СНИЛС, ИНН.

4. Дата составления доверенности.

5. Срок действия (если установлен).

6. Описание полномочий представителя. Могут быть указаны идентификаторы полномочий из единого классификатора.

7. Сведения об информационной системе, где можно проверить актуальность доверенности и факт ее возможного досрочного прекращения (например, система оператора ЭДО).

8. Номер доверенности.

9. УКЭП, которой доверенность подписана.

10. Возможность передоверия.

Доверитель создает машиночитаемую доверенность в специализированных сервисах:

• Для сдачи отчетности в госорганы (ФНС, СФР, Росстат):
  МЧД оформляется в бухгалтерской программе или сервисе, через которые подается отчетность, например, в Saby (СБИС).

• Для подписания первичных документов с контрагентами (счета-фактуры, УПД, ЭТрН) — в системе электронного документооборота (ЭДО), где происходит обмен. Оператор ЭДО контрагента также должен поддерживать работу с МЧД.

В Saby управление доверенностями организовано в простом и понятном интерфейсе, позволяющем работать с МЧД для всех ваших компаний в одном окне.

Если представитель — сотрудник или физическое лицо, он должен использовать для подписания личную КЭП, полученную им как физическое лицо. Если представитель — юридическое лицо или ИП, используется электронная подпись, выпущенная на руководителя этого юридического лица или ИП.

Процесс создания МЧД в системе Saby максимально простой.

Достаточно перейти в раздел «Доверенности» в главном меню системы и нажать кнопку «+» (Добавить) для создания новой доверенности. 

В программе есть возможность создавать доверенности с различными полномочиями. Например, для бухгалтера — на сдачу отчетности в контролирующие органы, а для кладовщика — на оформление отгрузок. Можно настроить подписание МЧД за всю компанию или за конкретный филиал/подразделение.

Если стандартные шаблоны не подходят, следует выбрать опцию «Другие полномочия» и ввести необходимую произвольную формулировку полномочий представителя в открывшемся текстовом поле.

Если МЧД уже была ранее оформлена и зарегистрирована на Цифровой платформе распределенного реестра ФНС (ЦПРР ФНС), создавать ее заново в Saby не требуется. Можно загрузить ее одним из двух способов:

1. Выгрузка из реестра доверенностей ФНС.

2. Загрузка по уникальному идентификатору.

Перед использованием МЧД ее должен подписать руководитель с помощью УКЭП. В Saby это делается быстро:

• Создатель МЧД отправляет ее на подписание по email руководителя.

• Руководитель получает письмо со ссылкой, проверяет данные и подписывает доверенность в один клик.

• Система автоматически уведомляет представителя о готовности МЧД.

Также в Saby доступны схемы последовательного и параллельного согласования МЧД участниками. Например, бухгалтер формирует доверенность, юрист ее проверяет, директор — согласовывает итог.

После подписания МЧД необходимо зарегистрировать в государственных органах, куда будут подаваться документы (ФНС, СФР, Росстат).

В Saby процесс полностью автоматизирован. Пользователю достаточно нажать кнопку «Зарегистрировать» в интерфейсе системы. Saby самостоятельно отправляет МЧД во все необходимые госорганы, избавляя от ручной работы и возможных ошибок.

Машиночитаемая доверенность требуется только тогда, когда документы от имени компании или ИП подписывает не руководитель/ИП, а их доверенный представитель.

Представитель подписывает электронный документ своей личной КЭП. К подписанному документу автоматически прикрепляется действующая МЧД, подтверждающая полномочия представителя. Получатель (госорган или контрагент) видит в составе пакета как подпись, так и доверенность, что позволяет проверить легитимность подписавшего. МЧД хранится в той же электронной системе, где происходит подписание (например, в Saby). Проверить ее наличие можно в штампе электронной подписи.

Пользователи Saby могут управлять подписями и доверенностями удаленно и с любого устройства через веб-версию в браузере или мобильное приложение.

При получении электронных документов, подписанных представителем контрагента, Saby автоматически выполняет проверку приложенной машиночитаемой доверенности. Вся ключевая информация о МЧД отображается непосредственно в интерфейсе системы.

Для сдачи отчетности в ФНС через представителя необходимо использовать зарегистрированную машиночитаемую доверенность (МЧД).

После отправки МЧД в ФНС дождитесь, когда ее статус в системе изменится с «отправлена» на «зарегистрирована».

При отправке отчетности представитель подписывает налоговую декларацию или расчет своей личной КЭП. В момент отправки из списка выбирается зарегистрированная МЧД, выданная на этого представителя.

Если полномочия представителя прекратились (например, при увольнении), МЧД необходимо отозвать. В системе Saby для этого достаточно в карточке доверенности нажать кнопку «Отозвать». Система автоматически сформирует и отправит заявление об отзыве в ФНС.

МЧД применяется при электронном взаимодействии с СФР в следующих случаях:

• Социальный электронный документооборот (СЭДО): для обмена данными по пособиям, больничным листкам и проактивным выплатам.

• Подтверждение основного вида экономической деятельности (ОВЭД).

• Отправка отчетности.

При отправке документов в СФР представитель выбирает из списка действующую МЧД, выданную на его имя, что автоматически подтверждает его полномочия для подписания. Доверенность можно отозвать в любой момент.

При создании МЧД в Saby в блоке «Полномочия» необходимо выбрать «Отчетность» — «РосСтат».

При создании электронной доверенности в Saby в блоке «Полномочия» следует выбрать «Отчетность» — «Росприроднадзор».

Передоверие позволяет организации, получившей МЧД с соответствующим правом, делегировать полномочия конечному исполнителю — физическому лицу от имени первоначального доверителя.

Saby позволяет вести единый учет всех доверенностей — бумажных и электронных, созданных в других системах. Saby контролирует сроки их действия и заранее присылает уведомления (SMS, email, push) о необходимости продления.

Если сотрудник, на которого выдана доверенность, увольняется, Saby автоматически запускает процедуру отзыва доверенности. Это помогает избежать рисков и держать все полномочия под контролем.

Какой максимальный срок действия МЧД?

Максимальный срок действия не установлен. Срок определяется доверителем при выдаче. Если срок не указан, доверенность действует один год с даты оформления. Доверенность можно отозвать досрочно.

Есть ли ограничения по количеству выдаваемых МЧД?

Нет, количество МЧД, которые может выдать компания или ИП, не ограничено. Доверенность может быть выдана как сотрудникам, так и любым другим физическим или юридическим лицам.

Нужно ли хранить МЧД в бумажном виде?

Нет, бумажная копия не требуется, это исключительно электронный документ.

Нужно ли при смене руководителя перевыдавать МЧД?

Нет, не нужно. Действующие МЧД, выданные от имени компании или ИП, остаются в силе.

Переходите на Saby (СБИС), чтобы автоматизировать и упростить бизнес-процессы при работе с доверенностями и другими документами, а также с бухгалтерией и сдачей отчетности. Узнайте больше по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку на обратный звонок на нашем сайте.