Как вести воинский учет в организации в 2023 году

Законодатель кратно увеличил штрафы за правонарушения при ведении воинского учета (ВУ) персонала. Взыскания могут достигать 500 000 руб. Разбираемся, как избежать санкций.

Эта обязанность возникает у работодателя, если он заключит трудовое соглашение хотя бы с одним военнообязанным либо призывником.

Кроме того, понадобится встать на учет в военкомате. Удобнее сделать это заблаговременно.

Законодательство напрямую не предусматривает обязанности вести ВУ для ИП. Однако следует проконсультироваться в местном комиссариате: в некоторых регионах ведомства предъявляют такое требование.

ВУ ведется в отношении всех призывников и военнообязанных, находящихся в трудовых отношениях с фирмой, и распространяется на:

• удаленных и сезонных сотрудников,
• трудящихся на неполной ставке,
• случаи совместительства.

Директору нужно назначить сотрудника, на которого возлагается ведение этого вида учета. Соответствующую должность предусматривают в штатном расписании. Специальных требований для нее нет, однако работники обязаны пройти обучение в течение года после вступления в должность.

Если в штате менее 500 лиц, подлежащих ВУ, достаточного одного ответственного, который вправе выполнять работу по совместительству. Зачастую это сотрудник отдела кадров.

Если таких лиц от 500 до 2000, совместительство уже не допускается, от 2000 до 4000 — понадобится привлечь двух специалистов. Для учета каждых дополнительных 3000 лиц привлекается еще один сотрудник.

В крупных компаниях формируется собственный военно-учетный стол.

Необходимо получить специальный номер в городской администрации, после чего сдать в комиссариат по адресу регистрации:

• уставные документы (в копиях),
• карточку организации (форма 18),
• приказ об организации ВУ,
• план работы.

При устройстве в штат следует проверить, подлежит ли лицо ВУ. В случае необходимости запросите данные в комиссариате. Если устраивается военнообязанный/призывник, который не стоит на ВУ, нужно оперативно отправить его сведения в военкомат.

На работника, подлежащего ВУ, формируют карточку (форма № 10). На карточках лиц, снявшихся с ВУ, проставляют отметку об этом и обеспечивают их отдельное хранение.

Работодатели сдают в военкомат информацию о работниках, подлежащих ВУ, в течение пяти рабочих дней с даты приема/увольнения. Если лицо ранее не были поставлено на учет, срок сокращается до трех рабочих дней.

Также необходимо давать ответы на поступившие из военкомата запросы. На это дается две недели с момента получения запроса. 

При изменении персональных данных сотрудников информация сдается не позднее пяти рабочих дней. Это касается смены:

• семейного положения,
• образования,
• состояния здоровья,
• адреса проживания,
• отдела, должности.

Работодатель в конце каждого года отправляет в военкомат:

• карточку учета компании (форма 18),
• план работы по ВУ.

Точные сроки уточняются в местном военкомате.

Повестка может быть направлена на адрес компании-работодателя. Об этом необходимо известить работника и выдать повестку под подпись. При отказе от получения работодатель составляет акт.

Кроме того, на период посещения военкомата работнику полагается оплачиваемый выходной (исходя из среднего заработка).

Необходимо как минимум один раз в год сверять данные ВУ с сотрудниками: в бумажном формате или через ЭДО.

С той же периодичностью работодатель должен сверяться с военкоматом (в определенную ведомством дату). Для этого в военкомат сдается список работников, стоящих на ВУ.

С октября 2023 года суммы санкций по этим нарушениям были увеличены.

Для малого бизнеса штраф сокращается на 50 % от значения, прописанного в КоАП для организаций, при условии, что фирма состоит в едином реестре МСП.

Размеры штрафов:

Автоматизировать выполнение задач по воинскому учету можно с помощью некоторых программ. Например, такой функционал доступен в СБИС.

Сервис «Онлайн-бухгалтерия» автоматически заполняет карточки учета сотрудников, а также все основные отчеты в военкомат.

Пользователю достаточно ввести данные лица. Если они меняются в программе, карточка обновляется самостоятельно.

В сервисе можно быстро оформить реестр сотрудников, подлежащих воинскому учету. Это упростит сверку данных: человек сам проверяет данные о себе и сразу же сообщает о наличии или отсутствии изменений. 

Переходите на СБИС, автоматизируйте важные бизнес-процессы своей компании и экономьте время и деньги. Звоните нам по номерам +7 (909) 282-51-42, +7 (909) 282-50-95 или заполните короткую форму ниже. Наши менеджеры ответят на все вопросы.