Новый формат счета‑фактуры и УПД: когда использовать

С 1 октября 2024 года вступает в силу новая форма бумажного счета‑фактуры. С 1 апреля 2025 года станут обязательными обновленные форматы электронных УПД и счета‑фактуры. Также предусмотрен переходный период: до указанных дат бизнес может сам выбрать подходящий вариант формата. Однако существуют особенности в случае работы с прослеживаемостью — об этом расскажем ниже.

Основные нововведения разобраны в письме налоговой от 4 марта 2024 года №ЕВ‑4‑26/2486@.

В счет‑фактуру и УПД добавили графу 14, которая касается стоимости товара, подлежащего прослеживаемости (без НДС). Наличие данного реквизита требуется согласно НК РФ. Он прописывается в случае продажи прослеживаемых товаров и в случае их передачи как части исполненных работ либо в составе наборов/комплектов.

Обновленные форматы счета‑фактуры и УПД утверждены приказом налоговой от 19.12.2023 №ЕД‑7‑26/970@. Старые бланки перенесены в приложение №2 к новому приказу, в связи с тем, что они также будут применяться в течение переходного периода. Приказ 820@ утратил свою силу.

• Допускается указывать в одном УПД прослеживаемые и маркированные товары.
• Допускается формировать УПД под новые цели: перемещение товаров внутри компании, передача на ответственное хранение. 
• Меняется заполнение строки «Документ об отгрузке». В нее вносят только данные о наименовании, номере и дате первички.
• Упрощена работа с корректировками УПД. Предусмотрена опция добавления в имя файла сведений об исправленном документе.
• Внесены уточнения в список обозначений для определенных обстоятельств. Например, 1 — для счета‑фактуры по агентским схемам сотрудничества, 2 — для счета‑фактуры на аванс и так далее.
• Установлено, как можно указать информацию о месте хранения МЧД подписанта. В случаях, когда подписантом УПД выступает представитель по МЧД, предусмотрен специальный элемент в блоке «Подписант», куда вносится ссылка на ИС, в которой хранится доверенность.

Корректный учет счетов‑фактур необходим, чтобы верно формировать декларации по НДС. До отправки декларации рекомендуется обязательно свериться по счетам-фактурам с контрагентами, чтобы уменьшить риск отказов со стороны ФНС.

Если ваш контрагент не подключен к электронному документообороту и не является клиентом Saby (СБИС), вы можете легко запросить у него данные — прямо из сверки. Также можно пригласить контрагента загрузить в систему его книгу продаж.

Обязательное применение начинается с 1 апреля 2025 года. До этой даты предусмотрен переходный период. Допускается работать по старым форматам либо заранее внедрить новые.

Есть исключение: если бизнес работает с прослеживаемыми товарами, ему будет безопаснее заранее внедрить новый формат, поскольку тогда он появится в бухгалтерской программе.

Если вы сразу выбрали новый формат, обратите внимание, что до 1 октября 2024 года новая графа 14 будет отражаться только в электронной форме — XML‑файле. В печатной форме ее пока нет.

Подключение к ЭДО и переход на электронные УПД обеспечивает автоматизацию, удобство и безопасность бизнес-процессов. Электронный документооборот от СБИС поможет значительно ускорить работу и всегда использовать актуальные бланки.

УПД заменяет счет‑фактуру и накладную/акт выполненных работ. Для разных статусов УПД предусмотрены коды:

• 1 — если УПД применяется и как счет‑фактура, и как первичка одновременно;
• 2 — только как первичный документ.

Допускается выписывать УПД на услуги, а также указывать в одном УПД и товары, и услуги.

Организация самостоятельно определяет документ, который она будет использовать: УПД либо товарную накладную. Выбор фиксируется в локальных актах. Также можно разработать свою форму на основе утвержденной, если есть особенности работы.

Бизнес вправе выставлять УПД без НДС, указав статус «2». Тогда документ используется только как первичный: накладная либо акт.

Переходите на Saby (СБИС), чтобы своевременно внедрять все изменения законодательства. Уже сейчас в программе есть возможность подключить новые форматы документов. Для этого при создании реализации на вкладке «Документы» необходимо выбрать «УПД24». Узнайте больше о функционале СБИС по телефонам +7 (909) 282-51-42, +7 (909) 282-50-95. Или заполните короткую форму ниже, чтобы получить консультацию.