СБИС ЭДО: как настроить электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это технология, позволяющая обмениваться юридически значимыми документами между участниками бизнес-процессов без использования бумажных носителей. С помощью ЭДО передают договоры, счета-фактуры, накладные, акты и другие первичные документы. Такие документы имеют полную юридическую силу, поскольку подписываются руководителями организаций или уполномоченными сотрудниками с использованием электронной подписи.

СБИС (Saby) — это универсальная платформа для электронного документооборота, которая подходит для бизнеса любого масштаба. Система объединяет обмен документами с контрагентами, внутренние процессы, кадровый учет и архивное хранение в едином окне.

Ключевые возможности СБИС ЭДО:

• Обмен с контрагентами. Отправляйте и получайте счета-фактуры, накладные, акты, УПД, договоры. Система поддерживает роуминг с другими операторами ЭДО.

• Интеграция с учетными системами. СБИС легко подключается к 1С, CRM и другим сервисам, автоматически подгружая данные без ручного ввода.

• Электронные транспортные накладные (ЭТрН). Автоматизируйте оформление грузоперевозок и обмен документами между отправителем, перевозчиком и получателем.

• Кадровый ЭДО (КЭДО). Переведите кадровые документы (приказы, договоры, заявления) в электронный вид с юридически значимой подписью.

• Архив документов. Храните все документы в защищенном облачном хранилище с возможностью быстрого поиска и выгрузки в форматах PDF и XML.

• Отслеживание статусов. В любой момент видно, подписан ли документ контрагентом, отправлен на доработку или отклонен.

Преимущества СБИС:

• Простой и понятный интерфейс — сотрудники быстро осваивают без длительного обучения.

• Доступные тарифы под любой объем документооборота.

• Надежная техническая поддержка, готовая оперативно решать вопросы.

• Соответствие требованиям ФНС — все документы имеют юридическую силу.

• Интеграция с учетной системой — готовые модули для 1C и SAP, интеграция с любой учетной системой с помощью программного интерфейса (API).

Пользователям доступна работа с электронными документами:

• в Saby Docs — подходит, когда используется только обмен электронными документами;

• на online.saby.ru — подходит, когда кроме ЭДО также подключены иные сервисы Saby;

• в приложении Saby Docs — удобно, когда нужно оперативно совершить отдельные операции, например, приемку товара.

Прежде чем приступать к подключению и настройке электронного документооборота, необходимо обеспечить наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП). КЭП служит цифровым аналогом собственноручной подписи, гарантируя подлинность и неизменность документов.

Если у вас еще нет квалифицированной электронной подписи, наши специалисты готовы помочь. Мы оформим КЭП быстро и без лишних сложностей. Просто оставьте заявку на сайте.

Как подготовить компьютер к работе с ЭП в СБИС:

1. Вставьте носитель с КЭП в компьютер. 
2. Запустите мастер настройки: в личном кабинете СБИС нажмите «Диагностика места».
3. Установите все предложенные компоненты, выберите нужную подпись и нажмите «Начать работу». 
4. Готово — можно подписывать документы.

1. Регистрация. Пройти регистрацию можно по ссылке, нажав «Регистрация». Заполните форму: укажите название компании, телефон, email и выберите тарифный план. Подтвердите регистрацию по ссылке из письма или по SMS-коду.
2. Создание профиля вашей компании. Войдите в личный кабинет, откройте «Настройки» → «Профиль организации». Введите нужные реквизиты.
3. Настройка пользователей в СБИС ЭДО. В разделе «Настройки» → «Пользователи» добавьте сотрудников, указав имя, email и телефон, и выберите тип (внутренний или внешний). Назначьте роль: администратор (полный доступ), оператор (отправка/получение документов) или пользователь (только просмотр).

Для перехода на ЭДО с контрагентами достаточно пригласить нужные компании в систему, если они еще не подключены.

Это можно сделать через раздел «Компании» или прямо из электронного документа. Когда получатель примет или отклонит приглашение, в системе появится уведомление. СБИС поддерживает роуминг со всеми популярными операторами ЭДО.

Перед началом обмена цифровыми документами с партнерами или государственными органами убедитесь, какой формат документооборота прописан в вашем договоре. Если соглашение предусматривает только бумажный обмен, потребуется заключить с контрагентом дополнительное соглашение о переходе на ЭДО.

Подробнее о начале работы с контрагентами в СБИС мы писали в отдельной статье.

В личном кабинете Saby пользователи могут загружать и отправлять файлы, а также отслеживать статус их обработки в режиме реального времени.

СБИС поддерживает форматы УПД, счетов-фактур, актов выполненных работ, товарных накладных и произвольных файлов в PDF. Документы формируются в кабинете или импортируются из учетной системы.

Чтобы создать новый документ, нужно:

1. Выбрать раздел «Документы», затем «Исходящие». Кликнуть на значок «+» и указать, какой документ необходимо сформировать.

2. Убедиться, что в графе «Отправитель» указаны корректные данные.

3. Указать нужного получателя.

4. При необходимости указать дату, к которой контрагент должен подписать документ, и комментарий.

5. Проверить файл и отправить его.

1. Для обработки входящего документа нужно открыть его через раздел «Документы» → «Входящие». 

2. Внимательно проверить даты, реквизиты и суммы, указанные в файле. Также можно посмотреть информацию о том, кто именно подписал документ.

3. Далее перейти в меню «Утверждение». Если все данные корректны и правки не требуются, нажать «Утвердить». Если из пакета принимаются только некоторые файлы, отметить те, которые прошли проверку, и затем выбрать «Утвердить».

4. Для отклонения части вложений выделить соответствующие файлы, указать причину отказа в комментарии и кликнуть «Отклонить».

Если ранее переданные документы теряют актуальность для обеих сторон, их можно аннулировать. 

Порядок действий следующий:

1. Открыть раздел «Документы» → «Исходящие» или «CRM/Сделки».

2. Выбрать и открыть нужный файл.

3. Развернуть меню, нажав на значок с тремя точками, поставить отметку «Аннулировать». Если требуется аннулировать отдельное вложение, перейти на вкладку «Документы», отметить нужные файлы, затем развернуть меню и выбрать «Аннулировать». В меню «Комментарий» указать причину отмены документа и повторно нажать «Аннулировать».

Контрагент получит уведомление и сможет подтвердить или отклонить аннулирование. Инициатору придет сообщение об изменении статуса соглашения.

Если контрагент инициирует аннулирование, нужно выполнить следующие шаги:

1. Открыть вкладку «Документы» и ознакомиться с файлами, которые партнер намерен отменить.

2. Выбрать одно из действий: подтвердить аннулирование или отклонить его. При отклонении запроса указать причину.

В Saby уже встроены готовые шаблоны для частых операций, например договор купли-продажи. Если нужного шаблона среди них нет, вы можете легко создать свой собственный с помощью конструктора Saby.

Преимущества использования шаблонов:

• экономия времени — не нужно заполнять документ с нуля каждый раз;

• меньше ошибок — все поля уже настроены;

• соответствие стандартам и требованиям законодательства;

• единый стиль всех документов.

Назначайте доступ к шаблонам только тем сотрудникам, кому это действительно нужно, и периодически обновляйте шаблоны.

Если вы хотите подключиться к СБИС ЭДО, получить электронную подпись для работы с документами или воспользоваться другими сервисами для автоматизации бизнеса, обратитесь к нашим специалистам по телефону +7 (909) 282-50-95 или по форме ниже. Мы проконсультируем по всем возникшим вопросам.