Северные надбавки: как начислять и выплачивать

Северные надбавки включают районный коэффициент (РК) и процентную надбавку. Они определяются местом работы сотрудника, а не местом нахождения работодателя и выплачиваются работникам, которые трудятся в тяжелых климатических условиях (ст. 146, 148, 315 ТК РФ).

Список таких местностей:

Кто вправе получать доплаты:

• сотрудники обособленного подразделения, расположенного в РКС, МПРКС, МОК, вне зависимости от регистрации головной компании;
• работники-вахтовики, трудящиеся на перечисленных территориях;
• дистанционные и надомные сотрудники, находящиеся фактически в указанных местностях. В этом случае не имеет значения адрес регистрации работодателя и адрес прописки работника.

Кто не вправе получать доплаты:

• исполнители, оформленные по гражданско‑правовым договорам (ГПД);
• работники из остальных регионов, направленные в командировку любой длительности в РКС, МПРКС, МОК.

Право на районный коэффициент возникает с первого дня работы. На процентную надбавку — когда «северный» стаж достигнет 6 мес. либо года — это зависит от региона.

В трудовом договоре необходимо проконтролировать два положения:

• Место работы. Указывается, где фактически выполняются трудовые функции.
• Оплата труда. Устанавливаются конкретные размеры районного коэффициента и надбавки, а не общей суммой со ссылкой на локальный или нормативный акт.

За неначисление РК и процентной надбавки установлены штрафы (пп. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• Для руководителя: от 1000 до 5000 руб., при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация на 1–3 года.
• Для компаний: от 30 000 до 50 000 руб., при повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 руб.

Также нарушением расценивается, когда у северных работников специально занижены оклады, чтобы за счет доплат сравнять их зарплату с другими работниками.

Точный размер районного коэффициента следует уточнять в справочных системах либо у местной администрации. Размер одинаковый для работников одной территории и одной отрасли. Коммерческие компании могут вводить повышенные РК.

Надбавка рассчитывается индивидуально для сотрудника. Она зависит от территории, возраста и стажа работы. Например, для работников младше 30 лет важно, сколько времени они живут в северной местности: если меньше года — применяется общий порядок расчета, если больше — ускоренный.

Максимальные размеры процентных надбавок зависят от конкретной территории:

• В районах Крайнего Севера с особо сложным климатом надбавка может достигать 100% от заработка. 
• В остальных районах Крайнего Севера — 80%.
• В местностях, приравненных к Крайнему Северу — максимум до 50%.
• В МОК — до 30% от заработка.

Коэффициент и надбавка рассчитывается отдельно.

На какие выплаты начислять РК и надбавку:

• зарплата по окладу или тарифной ставке за отработанное время;
• компенсации за особые условия труда и режим работы;
• надбавки и доплаты к окладу;
• премии за результаты труда, если они предусмотрены системой оплаты или положением о премировании;
• оплата простоев, не зависящих от работника и работодателя;
• вознаграждения за выслугу лет и по итогам года, если они предусмотрены системой оплаты;
• другие выплаты, входящие в систему оплаты труда.

На какие выплаты не начислять РК и надбавку:

• средний заработок — отпускные, командировки, больничные за первые 3 дня, простой по вине работодателя;
• материальная помощь;
• разовые премии (например, к праздникам или юбилеям);
• компенсации, не связанные с зарплатой — например, суточные, надбавки за вахтовый метод.

Зарплата с учетом районного коэффициента и северных надбавок в автоматизированных системах считается автоматически, что исключает ошибки.

В Saby достаточно один раз задать нужный коэффициент в параметрах компании или ИП. Если есть обособленные подразделения с разными климатическими условиями, для каждого можно установить свое значение — программа будет учитывать его при начислении зарплаты.

Чтобы упростить расчеты, можно закрепить в локальных нормативных актах максимальный размер надбавки для региона для всех сотрудников, независимо от стажа. Хотя в ТК РФ это прямо не прописано, такая практика допустима — суды не считают ее нарушением (определение Арбитражного суда ХМАО от 23.11.2021 № 33‑7663/2021).

В Saby можно:

• установить единое значение надбавки для всех сотрудников;
• указать при приеме конкретный размер надбавки и стаж — программа будет автоматически учитывать его и повышать процент по мере роста стажа.

При расчете минимальной зарплаты на севере нужно ориентироваться на сумму до применения районного коэффициента и северной надбавки — она должна быть не ниже регионального МРОТ.

Если организация официально отказалась от регионального МРОТ, действует федеральный (ст. 133.1 ТК РФ).

С 2025 года изменился порядок расчета НДФЛ для резидентов: теперь выплаты с районного коэффициента и северной надбавки облагаются отдельно. Взносы остались без изменений — начисляются как и раньше.

НДФЛ с выплат резидентам — с 2025 года применяется двойной подход:

• основная зарплата — по 5-ступенчатой шкале;
• северные доплаты (надбавка и РК) — отдельно, по 2-ступенчатой шкале.

НДФЛ с выплат нерезидентам — порядок не изменился:

• по умолчанию ставка 30%,
• в ряде случаев к трудовым доходам применяется 5-ступенчатая шкала.

К северным выплатам резидента применяется 2‑ступенчатая шкала НДФЛ (п. 6.2 ст. 210 НК РФ):

• 13% — с дохода до 5 млн руб.;
• 15% — с дохода свыше 5 млн руб.

Стандартные надбавки и коэффициенты, установленные законом, можно включать в расходы при расчете налога на прибыль, УСН и ЕСХН.
Повышенный районный коэффициент, установленный на уровне компании, допустимо учитывать, если он закреплен в договоре или ЛНА.

Повышенные северные надбавки, установленные компанией, учитывать рисково: официальных разъяснений, разрешающих их учет в расходах, нет.

Saby уже адаптирована под все изменения законодательства и позволяет вести зарплатный учет в соответствии с новыми требованиями и особенностями регулирования северных надбавок. Если хотите узнать больше о возможностях Saby, звоните по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку на обратный звонок ниже.