Складской учет для предпринимателя: как вести самому и экономить время

Многие владельцы розничных магазинов сталкиваются с вопросами, как лучше организовать складской учет: как отслеживать товарные остатки и управлять поступлением продукции, минимизируя риски потерь и краж. 

В этом материале рассмотрим, что такое складской учет, что для него нужно, и как его наладить без помощи бухгалтера или товароведа.

Складской учет — это систематизация данных о товарах на складе и отслеживание всех операций с ними: от приемки до продажи. Он включает в себя:

• формирование и ведение каталога товаров;
• учет поступлений без дублирования номенклатур;
• контроль списания и возврата товаров;
• проведение инвентаризаций и других складских операций, таких как пересортица или списание бракованного товара.

Если на больших предприятиях складским учетом занимается товаровед, то для малого и среднего бизнеса часто достаточно воспользоваться специализированным софтом с простым интерфейсом, например, СБИС.

Складской учет решает несколько ключевых задач для розничных торговых точек:

• Автоматизация продаж. После закрытия смены, товары автоматически списываются с учета через онлайн-кассу. Это позволяет оперативно видеть статистику: выручку за день, популярные товары, динамику продаж и средний чек.
• Отслеживание остатков в реальном времени. Каждое действие с продукцией — будь то возврат или перемещение, фиксируется в системе. Это помогает избежать путаницы и точно знать, какие товары есть на складе, а что уже продано или списано.

Автоматизация учета не освобождает от контроля, но значительно его упрощает, снижая вероятность ошибок. С помощью программного обеспечения можно быстро анализировать данные и оперативно решать возникающие проблемы.

СБИС позволяет наладить учет товаров даже тем, кто никогда раньше этим не занимался. В нем можно обмениваться документами с поставщиками, проводить инвентаризацию в несколько кликов, а также отслеживать остатки и анализировать продажи.

В СБИС настроить складской учет можно в четыре этапа:

1. Создание и настройка каталога.
2. Выгрузка остатков.
3. Настройка документооборота (поступление, списание, пересортица).
4. Регулярные инвентаризации.

Основу товарного учета составляет грамотно организованный каталог товаров. В каждой карточке товара должна содержаться основная информация: название, артикул, штрихкод, цена, описание и производитель. Также можно добавить дополнительные данные, такие как состав, размеры и прочие характеристики, которые помогут продавцу быстрее сориентироваться и ответить на вопросы покупателей.

Если на момент внедрения системы у вас уже есть товары на складе — это называется остатками. Эти остатки нужно внести в систему учета. Для упрощения этого процесса, если вы ранее вели учет в Excel или другой программе, данные можно загрузить в виде документа.

После этого, каждая операция — будь то приемка или списание товара — автоматически обновит остатки в системе.

Выбирая программу для товарного учета, стоит обратить внимание на ее функциональность: возможность интеграции с кассовыми и бухгалтерскими системами, а также с уже существующими учетными инструментами (например, Excel). Если вы работаете с маркированными товарами или подакцизной продукцией, крайне важно, чтобы программа могла взаимодействовать с государственными системами, такими как «Честный знак» и ЕГАИС.

СБИС предлагает решения, которые подходит как для начинающих предпринимателей, так и для тех, кто расширяет свой бизнес. 

Складской учет входит в функционал сервиса «СБИС Для магазинов», что избавляет от необходимости покупать отдельные программы для разных задач. В одном окне собраны инструменты для управления кассой, учета товаров, бухгалтерии и CRM. Основные возможности:

• Полный контроль за товаром: от его поступления до продажи;
• Электронный документооборот (ЭДО) с поставщиками;
• Распознавание бумажных документов;
• Автоматическая передача данных в «Честный знак», ЕГАИС и другие системы;
• Контроль остатков онлайн по всем торговым точкам на любом устройстве;
• Проведение инвентаризаций с помощью сканера или смартфона через приложение «СБИС Доки»;
• Удобное создание каталога товаров с фото и подробным описанием;
• Аналитика по точкам продаж: выручка, популярные товары, активность поставщиков.

Чтобы приемка товаров и инвентаризация были быстрее и точнее, удобно использовать сканеры штрихкодов. Если у вас уже есть переносной сканер на кассе, дополнительно покупать новый не нужно. Если вы торгуете маркированными товарами или алкоголем, обязательно выбирайте сканер, который поддерживает такие коды.

Для работы на складе удобно использовать терминал сбора данных (ТСД). Такое устройство оснащено сканером штрихкодов и подходит для сбора, обработки и передачи данных в товароучетную систему. ТСД помогает значительно упростить приемку, перемещение и отправку товаров.

Товары на складе не должны перемещаться без соответствующей фиксации. Любая операция — будь то перемещение между складами или списание — должна сопровождаться документами. В системе документооборота участвуют бухгалтер и кладовщик, но иногда все эти обязанности может выполнять один человек, например, владелец торговой точки.

При приемке товара зачастую происходят основные ошибки, которые могут нарушить последующий учет. Вот два важных момента, которые помогут избежать путаницы:

1. Вносите документы сразу по поступлению товара. Частая ошибка — задержка с документами: товар пришел на склад в понедельник, а оприходован только в четверг, что приводит к расхождению в остатках.
2. Следите за корректным наименованием товаров. Поставщики могут по-разному именовать один и тот же товар: например, «гвозди» и «гвозди оцинкованные». Автоматизация учета поможет избежать этой путаницы — товары можно заносить по штрихкодам или автоматически распознавать накладные с помощью функционала СБИС.

Оформление поступления

При поставке товара вы должны получить от поставщика передаточные документы: товарную накладную или УПД (универсальный передаточный документ). Ответственность за корректное заполнение этих документов лежит на поставщике. Ваша же задача — проверить количество и состояние товара, а при отсутствии претензий — подписать необходимые документы.

Только материально ответственное лицо, имеющее доверенность, может принимать и подписывать такие документы. Этот сотрудник несет материальную ответственность за товар, находящийся на складе, и, в случае обнаружения недостач или повреждений, обязан возместить убытки. В небольших магазинах эту роль обычно выполняет кассир, его подпись обязательно должна быть на всех передаточных документах.

Товарная накладная

Товарная накладная передается вместе с поставляемым товаром и содержит следующую информацию:

• лицо, ответственное за отгрузку товара;
• дата отгрузки;
• перечень товаров, их количество, единицы измерения и цена за единицу;
• подпись сотрудника, принимающего товар.

Товарная накладная подтверждает, что вы получили товар без претензий. Если претензии есть, например, если товар бракованный или доставлен не в полном объеме, вы имеете право не принимать товар. В таком случае поставщик должен исправить накладную, вычеркнув бракованные позиции и поставив подпись. Если поставка сопровождается документами через ЭДО, достаточно отклонить документ в системе, указав причину.

Счет-фактура

Если ваш поставщик или вы являетесь плательщиком НДС, вам понадобится также счет-фактура. Этот документ формирует продавец, и он служит основанием для вычета НДС. Если одна из сторон не платит НДС, можно отказаться от составления счета-фактуры, получив письменное согласие от обеих сторон.

Счет-фактура может быть отправлена только в бумажном виде или через электронный документооборот (ЭДО) с усиленной электронной подписью. Для товаров, подлежащих маркировке или алкоголя, счет-фактура отправляется исключительно через ЭДО.

УПД

Чтобы избежать путаницы с накладными и счетами-фактурами, налоговая разрешает использовать универсальный передаточный документ (УПД), который совмещает обе функции. Существуют два типа УПД:

• УПД-1 — заменяет товарную накладную и счет-фактуру.
• УПД-2 — заменяет только накладную.

В СБИС доступна функция, которая облегчает работу с бумажными документами. С помощью мобильного приложения вы можете отсканировать накладную, и система автоматически распознает и внесет данные в программу. Останется только проверить информацию и принять товар.

Инвентаризация — это процесс пересчета товаров на складе с целью сравнить фактическое количество продукции с учтенным по документам. Регулярность инвентаризаций помогает минимизировать риски значительных недостач.

Некоторые предприниматели закрывают магазин на время проведения инвентаризации, но удобнее проводить пересчеты поэтапно: сегодня — одежда, завтра — аксессуары и так далее.

Когда инвентаризация проводится вручную, возрастает вероятность ошибок, особенно при работе с мелкими товарами. Например, крупные предметы, как мебель, проверить проще, а с мелочами, вроде носков или украшений, процесс может затянуться.

Оптимизировать инвентаризацию можно с помощью автоматизированных систем.

Оформление инвентаризации

Для проведения инвентаризации создается специальный акт. СБИС автоматически заполняет его на основании текущих данных учета. Остается лишь отсканировать штрихкоды товаров. Система самостоятельно обработает результаты, спишет недостачи и оприходует излишки.

Расход — продажа товара и его списание со склада. Здесь важно обеспечить удобные инструменты продавцу, чтобы не задерживать процесс продаж. Для этого используется автоматизированная система и настроенный каталог, что позволяет добавлять товары в чек буквально за пару кликов с помощью сканера штрихкодов.

Как оформляется

В случае использования товароучетной программы списание товаров осуществляется автоматически. Например, в СБИС списание происходит автоматически при закрытии кассовой смены — программа сама обновляет данные о количестве товаров на складе.

Пересортица — это ситуация, когда на складе возникает несоответствие между видами одного и того же товара. Например, вы заметили, что после инвентаризации не хватает трех шоколадок с орехами, но при этом на складе обнаружены «лишние» шоколадки с изюмом. Это может быть результатом ошибок при приемке или в работе поставщика, который неправильно указал данные.

Если пересортица касается таких товаров, как табак, алкоголь или ветеринарная продукция, документ «Пересортица» оформлять не требуется. Достаточно списать или оприходовать продукцию и устранить ошибки в системе маркировки.

В остальных случаях оформляется документ «Пересортица» для корректировки учета и приведения остатков в порядок.

Правильно организованный складской учет помогает предпринимателям автоматизировать операции, минимизировать ошибки и держать под контролем движение товаров. Использование современных инструментов, таких как СБИС, значительно упрощает процесс учета, от приемки товаров до их списания и инвентаризации. Автоматизация позволяет сократить время на обработку документов, быстрее находить расхождения и предотвращать недостачи, что повышает эффективность работы магазина и снижает риски финансовых потерь.

Чтобы узнать больше о функционале СБИС, звоните по номеру: +7 (909) 282-50-95. Или заполните форму на обратный звонок. Мы ответим на все вопросы.