Директор поменял фамилию: что делать бухгалтеру

В случаях, когда руководитель компании или другой сотрудник меняет фамилию, потребуется участие бухгалтера, а также кадровика.

Если фамилию меняет руководитель организации, необходимо уведомить об этом ФНС по месту регистрации юрлица. На это дается семь рабочих дней со дня изменения (пункт 5 статьи 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ).

О смене фамилии директора необходимо оповестить банк, в котором у компании открыт счет, и всех контрагентов. В ряде банков такое уведомление можно направить онлайн из личного кабинета клиента. Также надо изменить банковскую карточку организации. 

Контрагентов нужно уведомить в том порядке, который прописан в договоре с ними. Если он не прописан, это делается в свободной форме.

Также при смене фамилии директора потребуется перевыпуск сертификата электронной подписи.

Если Ф. И. О. поменял рядовой сотрудник, оповещать налоговую не требуется.

При сдаче отчетности следует учитывать некоторые особенности:

После смены фамилии сотрудника рекомендуется первое время контролировать, что в отчетности данные по нему не задублировались. Иногда такого человека ошибочно вносят два раза — под старой и под новой фамилией. 

Пользователям Saby (СБИС) в этом поможет сервис «Суперсверка». Он проводит проверку РСВ, ЕФС‑1 и перс. сведений с учетом обновления данных. Благодаря этому он сразу подсвечивает «забытых» и «лишних» сотрудников, обнаруживает дубли. Сервис значительно экономит время на ручном поиске ошибок.

Если директор или сотрудник сменили фамилию, также потребуется скорректировать их кадровые документы. Чтобы это сделать, необходимо получить письменное заявление о смене фамилии. Затем формируется соответствующий приказ, а также уведомляется СФР — это может сделать как работодатель, так и сам работник. Когда СФР внесет изменения в лицевом счете работника, в фонд необходимо предоставить новые данные для выплаты социальных пособий.

Подробная инструкция:

1. Заявление работника о смене персональных данных.

Такое заявление допустимо оформлять на бумаге. Но удобнее и быстрее это сделать в электронном виде, если настроен кадровый ЭДО. Например, СБИС КЭДО.

Заявление пишется в произвольной форме. К нему нужно приложить подтверждающие документы. Чаще всего таким документом выступает свидетельство о регистрации брака.

2. Приказ о внесении изменений в персданные работника.

Бланк приказа законом не регламентирован. Этот документ необходим, чтобы назначить ответственное за внесение изменений лицо (например, руководителя кадровой службы компании).

3. Обновление данных в Соцфонде.

Необходимо обновить данные о гражданине в базе СФР. Работник либо самостоятельно обращается в региональное отделение фонда либо это делает работодатель.

При самостоятельном обращении фонд в тот же день обновляет данные и выдает СНИЛС с новыми Ф. И. О. (сам номер СНИЛС не меняется).

Если обращается работодатель, он должен направить отчет по форме АДВ-2. Срок не регламентирован, однако это следует сделать оперативно. В течение пяти рабочих дней СФР обрабатывает новые данные и вносит изменения в персонифицированный учет. Затем фонд уведомляет работодателя по форме АДИ-РЕГ. Только после этого можно указывать в отчетах новые данные сотрудника. В трехдневный срок передайте в Соцфонд актуальные сведения о застрахованном лице, которые необходимы для выплаты пособий.

АДВ-2 легко сформировать и отправить в Saby (СБИС). В разделе «Отчетность» необходимо выбрать нужного сотрудника и указать обновленные данные по нему.

4. Изменение кадровых документов.

• Вносить изменения в трудовую книжку потребуется, только если работник выбрал способ ведения в бумажном формате. В этом случае необходимо зачеркнуть одной чертой старую фамилию и вписать новую. На внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа-основания, проставляется подпись специалиста отдела кадров и печать компании. Если трудовая ведется электронно, изменения вносятся через личный кабинет страхователя.
• Изменения в личную карточку сотрудника. Если карточка бумажная, фамилия также зачеркивается одной чертой и вписывается новая. Правки заверяются подписью специалиста отдела кадров, проставляется дата. На внутренней стороне прописываются реквизиты документа-основания, ставится подпись и печать.
• Внесение правок в трудовой договор не является обязательным. Допускается заключение доп. соглашения при желании сторон.

Переходите на СБИС, чтобы автоматизировать кадровый учет, отчетность и другие бизнес-процессы и сэкономить время на более важные задачи. Получите подробную консультацию по номеру +7 (909) 282-50-95. Или оставьте заявку ниже. Ответим на все вопросы подберем оптимальное решение для вас.